Coordonateur Organisationnel

RÔLE ET OBJECTIFS

En conformité avec la philosophie et l'approche de GTI, et relevant du Contrôleur, le
Coordonateur Organisationnel
est le premier point de contact et l'image de l'entreprise.

De l'accueil des visiteurs au soutien administratif, en plus d'accomplir diverses tâches pour la comptabilité et les Ressources humaines, ce poste requiert des compétences en communication, la capacité de traiter plusieurs priorités simultanément, et une présentation impeccable.

RESPONSABILITÉS

Accueil et gestion des espaces

• Accueillir et diriger les visiteurs ;
• Prendre et acheminer les appels téléphoniques ;
• Gérer le système téléphonique et les boites vocales ;
• Gérer la distribution du courrier ainsi que la réception et l'expédition des colis ;
• Gérer les réservations de salles de conférence et la logistique des réunions ;
• Superviser l'entretien des locaux (réception, espaces communs, Bistro et salles de conférence) ;
• Maintenir à jour les inventaires (fournitures de bureau, boissons et collations, etc.).

Comptabilité

• Tenir à jour les dossiers clients et fournisseurs ;
• Traiter, comptabiliser (
  BusinessCentral
  ) et classer les factures clients et fournisseurs ;
• Vérifier et valider les rapports de dépenses mensuels ;
• Réconcilier les commandes d'achat et les produits reçus ;
• Traiter les transactions par carte de crédit ;
• Participer au processus de facturation mensuelle.

Ressources humaines

• Entrer de données dans le SIRH, sous la supervision de la gestionnaire ;
• Participer au processus de recrutement jusqu'à la vérification des références ;
• Soutenir la gestionnaire à l'intégration ou au départ d'employés ;
• Superviser l'état des postes de travail à l'arrivée ou du départ des employés ;
• Soutenir le gestionnaire dans toutes les tâches administratives.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en administration ou bureautique ;
• Expérience minimale d'un (1) ans dans un rôle similaire pour une entreprise de services ;
• Maîtrise du français et de l'anglais, écrit et parlé ;
• Bonne connaissance des systèmes téléphoniques ;
• Capacité d'adaptation et maîtrise des outils informatiques (Suite Office) et Excel ;
• Connaissance des progiciels Business Central et Folks, des atouts.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Présentation impeccable et dynamisme ;
• Excelle dans ses communications et la qualité de son service à la clientèle ;
• Discernement et discrétion ;
• Minutie et rigueur ;
• Très bon sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
• Esprit d'équipe et désir de contribuer à l'essor de l'entreprise.