Coordonnateur(trice) aux transactions

Sotheby's International Realty Québec est à la recherche d'un coordonnateur(trice) aux transactions, axé sur le service client, doté d'une personnalité amicale et enthousiaste, pour se joindre à notre équipe de Montréal. Le candidat idéal est reconnu pour son sens du détail et son expérience solide en prestation de service client exceptionnel.

Avec plus de 35 bureaux et près de 750 courtiers à travers le pays, Sotheby's International Realty Québec est la marque immobilière et de style de vie la plus prestigieuse au monde.

Si vous souhaitez faire évoluer votre carrière au sein d'une entreprise réputée pour l'excellence de sa marque, son innovation technologique et son service client exceptionnel, nous aimerions avoir de vos nouvelles

Responsabilités principals:

• Saisir toutes les transactions immobilières dans le la plateforme de gestion électronique de documents de l'entreprise et vérifier que les promesses d'achats et ses annexes, incluant les PA acceptées, refusées ou annulées respectent les exigences de l'OACIQ, dans des délais raisonnables.
• Assurer une vigie proactive de la conformité aux exigences fédérales et provinciales applicables aux transactions immobilières, incluant, sans s'y limiter : CANAFE (FINTRAC), la Loi 25 et la LNNTE.
• Effectuer la cession et la clôture des transactions, y compris la préparation des chèques en fidéicommis (in trust) et des chèques de rétribution en fidéicommis destinés aux acheteurs, notaires, tiers, agences collaboratrices et/ou courtiers immobiliers.
• Gérer les dépôts bancaires.
• Gérer et administrer le système NexOne pour le Québec, notamment en favorisant rigueur et conformité en matière de gestion électronique de documents. La vérification d'un dossier de vente sera mené jusqu'au paiement de la rétribution d'un courtier.
• Effectuer toute autre tâche ou tout autre projet spécial requis, selon les directives de la haute direction nationale et provinciale.

Compétences requises:

• Rigueur, sens de l'organisation et grande attention au détail.
• Connaissance des exigences OACIQ et CANAFE.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Communication professionnelle et collaboration efficace avec courtiers, dirigeants et notaires.
• Discrétion, jugement professionnel et sens du devoir de confidentialité.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Expérience et formation:

• Maîtrise des outils numériques de gestion électronique de documents, idéalement NexOne.
• Bonne compréhension du cadre juridique du courtage immobilier au Québec.

Conditions de travail:

• Temps plein, du lundi au vendredi, 9 h à 17 h.
• Présence 4 jours au bureau et 1 jour en télétravail.

Ce que nous offrons:

• Salaire compétitif
• Régime complet d'avantages sociaux incluant assurance santé, dentaire et vie
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Programme de mieux-être
• Jours de vacances payés
• Jours de maladie et personnels payés
• Environnement de travail inclusif et collaborative

Nous nous engageons à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi à tous nos employés et candidats, et croyons que les meilleures équipes sont composées de perspectives et de personnes diversifiées. Nous offrons des mesures d'adaptation raisonnables aux candidats en situation de handicap tout au long du processus de recrutement et collaborerons avec vous afin de vous soutenir dans votre rôle.

Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Nous vous remercions de votre candidature et de l'intérêt porté à notre entreprise.

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Sotheby's International Realty Québec is looking for a professional and client-driven Transaction Coordinator with a friendly and enthusiastic personality to join our Montréal team. The ideal candidate will be highly detail-oriented with a strong track record of delivering exceptional client service.

With over 35 offices and nearly 750 agents nation-wide, Sotheby's International Realty Québec is the world's most prestigious real estate and lifestyle brand.

If you are interested in an opportunity to elevate your career with a company renowned for brand excellence, technology innovation, and exceptional client service, we'd love to hear from you

Key Responsibilities:

• Enter all real estate transactions into the company's document management platform and ensure that all promises to purchase and their annexes, including accepted, refused, or cancelled offers, comply with OACIQ requirements within reasonable timeframes.
• Ensure proactive monitoring of compliance with federal and provincial requirements applicable to real estate transactions, including but not limited to: FINTRAC, Law 25.
• Performing conveyancing and closings, including preparation of trust and remuneration trust cheques to buyers, notaries, third parties, cooperating brokerages and/or brokers.
• Organize bank deposits.
• Manage and administer the NexOne system for Québec, ensuring rigour and compliance in electronic document management.
• Perform any other duties or special projects as required, in accordance with directives from national and provincial senior management.

Required Skills:

• Strong rigor, organizational skills, and excellent attention to detail.
• Knowledge of OACIQ and FINTRAC requirements.
• Ability to manage multiple files simultaneously and meet deadlines.
• Professional communication and effective collaboration with brokers, managers, and notaries.
• Discretion, sound professional judgment, and a strong sense of confidentiality.
• Fluent in French and English, spoken and written.

Experience and Education:

• Proficiency with digital document-management tools, ideally NexOne.
• Solid understanding of the legal and regulatory framework governing real estate brokerage in Québec.

Working Conditions:

• Full-time, Monday to Friday, 9 a.m. to 5 p.m.
• On-site presence 4 days per week and 1 day of remote work.

What We Offer:

• Competitive salary
• A comprehensive benefits package, including extended health, dental and life insurance
• Employee Assistance Program (EAP)
• Wellness program
• Paid vacation days
• Paid sick and personal days
• Supportive and inclusive work environment

We are committed to providing equal employment opportunity to all employees and applicants and believe the best teams are made up of diverse perspectives and people. We offer reasonable accommodations to candidates with disabilities throughout the recruitment process and will work with you to ensure you are supported while working with us.

Only applicants who have been selected for an interview will be contacted. We appreciate your application and thank you for your interest.