Adjoint de direction

Adjoint de direction

Jubilant HollisterStier, une filiale de Jubilant Pharma Holdings Inc., recrute actuellement un(e) Adjoint de direction pour rejoindre notre équipe

Ce que nous offrons :

Une culture qui valorise la croissance et les opportunités de développement professionnel, un salaire de base hautement compétitif, des programmes complets d'assurance santé, dentaire et invalidité, un régime collectif de retraite et des programmes de mieux-être. Jubilant HollisterStier est une entreprise en pleine croissance, avec des bureaux à Kirkland (Québec) et Spokane (Washington). En tant qu'organisation de fabrication sous contrat entièrement intégrée, Jubilant HollisterStier est équipée pour fabriquer des formulations injectables stériles ainsi que des formes posologiques solides et semi-solides. Nos quatre sites en Amérique du Nord et en Inde offrent des services de fabrication spécialisés pour les secteurs pharmaceutique et biopharmaceutique. Jubilant HollisterStier fait partie avec fierté de la famille Jubilant Pharma. Pour plus d'informations, visitez

Nous continuons — avec le plus grand respect pour l'environnement et la société — à créer de la valeur pour nos clients et partenaires en offrant des produits innovants et des solutions rentables grâce à la croissance, à la rentabilité et à une gestion prudente des ressources. Si vous êtes prêt(e) pour un défi enrichissant, nous vous invitons à franchir la première étape et à postuler dès aujourd'hui

Jubilant Pharma Holdings Inc. et toutes nos filiales sont fières de la diversité de notre main-d'?uvre. Notre objectif est d'avoir un effectif aussi diversifié que les patients et les clients que nous servons. Nous favorisons un environnement inclusif où nos employés peuvent s'épanouir et où les différences sont valorisées. En embrassant nos différences, nous créons des produits qui profitent à nos patients, à nos clients et à la santé humaine dans son ensemble.

Objectif du poste :

Fournir un soutien administratif au vice-président des opérations et répondre aux besoins administratifs selon les besoins.

Responsabilités :

• Être un partenaire de confiance pour la direction, en gérant les priorités administratives et opérationnelles quotidiennes avec un minimum d'instructions.
• Gérer de manière proactive des agendas complexes sur plusieurs fuseaux horaires, en hiérarchisant les réunions en fonction de leur importance stratégique.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, y compris les itinéraires, la logistique, les passeports/visas et le rapprochement des dépenses.
• Préparer des documents de niveau exécutif, notamment des dossiers d'information, des ordres du jour, des notes de réunion et des suivis d'actions.
• Servir de point de coordination central entre les équipes interfonctionnelles internes (opérations, ingénierie, qualité, finances, ressources humaines) et les partenaires externes (consultants, sous-traitants, fournisseurs)
• Trier et hiérarchiser les communications, en faisant preuve de bon sens quant à l'urgence, la sensibilité et l'escalade
• Assurer le suivi des livrables clés, des échéances et des engagements afin de garantir le suivi et la responsabilité.
• Soutenir la préparation des réunions de direction, des entretiens, des interactions avec le conseil d'administration et des engagements des dirigeants du site.
• Traiter les informations confidentielles et sensibles avec le plus haut niveau de professionnalisme et de discrétion.
• Anticiper les besoins et identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité, de l'organisation et de l'efficacité des cadres.

Relations externes:

• Équipe administrative soutenant l'ELT.
• Selon les directives du vice-président des opérations.

Relations internes:

• Conformément aux directives du vice-président des opérations.

Formation et expérience :

• DES ou équivalent / Diplôme d'adjoint administratif.
• 6 à 10 ans d'expérience dans le domaine du soutien administratif de haut niveau

Compétences requises :

• Bilinguisme courant, à l'oral comme à l'écrit
• Excellentes compétences informatiques dans Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Outlook
• Connaissance de MS Project (préféré)
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et capacité à gérer la confidentialité
• Très organisé et soucieux du détail
• Motivé, flexible et capable de s'adapter aux changements et aux nouveaux concepts

Si des personnes qualifiées handicapées ont besoin d'aide pour postuler à ce poste, veuillez contacter le service des ressources humaines à l'adresse MTL- en précisant la nature de votre demande et en fournissant vos coordonnées.

Rejoignez-nous et faites partie de notre succès mondial

ENGLISH

Executive Assistant

Jubilant HollisterStier, a subsidiary of Jubilant Pharma Holdings Inc., is currently recruiting an Executive Assistantto join our team

What We Offer:

A culture that values growth and professional development opportunities, a highly competitive base salary, comprehensive health, dental, and disability insurance programs, a group retirement plan, and wellness programs. Jubilant HollisterStier is a rapidly growing company with offices in Kirkland, Quebec, and Spokane, Washington. As a fully integrated contract manufacturing organization, Jubilant HollisterStier is equipped to manufacture sterile injectable formulations, as well as solid and semi-solid dosage forms. Our four facilities in North America and India provide specialized manufacturing services for the pharmaceutical and biopharmaceutical sectors. Jubilant HollisterStier is proudly part of the Jubilant Pharma family. For more information, visit

We continue—with the utmost care for the environment and society—to create value for our clients and stakeholders by offering innovative products and cost-effective solutions through growth, profitability, and prudent resource investment. If you're ready for a rewarding challenge, we invite you to take the first step and apply today

Jubilant Pharma Holdings Inc. and all our subsidiaries are proud of the diversity of our workforce. Our goal is to have a workforce as diverse as the patients and clients we serve. We foster an inclusive environment where our employees can thrive and where differences are welcomed. By embracing our differences, we create products that benefit our patients, clients, and human health overall.

Purpose of the Job:

Provide administrative support to Vice President, Operations and administrative needs as required.

Responsibilities:

• Serve as a trusted partner to the executive, managing day-to-day administrative and operational priorities with minimal direction.
• Proactively manage complex calendars across multiple time zones, prioritizing meetings based on strategic importance.
• Coordinate domestic and international travel, including itineraries, logistics, passports/visas, and expense reconciliation.
• Prepare executive-level materials including briefing decks, agendas, meeting notes, and follow-up action trackers.
• Act as a central coordination point between internal cross-functional teams (Operations, Engineering, Quality, Finance, HR) and external partners (consultants, contractors, vendors).
• Screen and prioritize communications, exercising sound judgment on urgency, sensitivity, and escalation.
• Track key deliverables, deadlines, and commitments to ensure follow-through and accountability
• Support preparation for executive meetings, interviews, board interactions, and site leadership engagements.
• Handle confidential and sensitive information with the highest level of professionalism and discretion.
• Anticipate needs and identify opportunities to improve efficiency, organization, and executive effectiveness.

External Interfaces:

• Administrative team supporting ELT
• As required by direction of VP, Operations

Internal Interfaces:

• As required by direction of VP, Operations

Education & Experience:

Education Qualification (Highest):

• DES or equivalent / Administrative Assistant diploma

Experience Required:

• 6-10 years of senior administrative support

Skills Required:

• Fluently bilingual, spoken and written
• Excellent computer skills in Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Outlook
• Knowledge in MS Project (preferred)
• Excellent communication and interpersonal skills, and capable of managing confidentiality
• Very organized and attention to detail
• Self-motivated, flexible and adaptable to changes and new concepts

If qualified individuals with a disability need assistance in applying for this position, contact Human Resources at MTL- informing us regarding the nature of your request and providing your contact information.

Join us, and be a part of our global success story

Job Overview

DATE POSTED :

16/01/26

LOCATION :

Montreal, Quebec

COMPANY :

Jubilant HollisterStier General Partnership

FUNCTION :

Manufacturing