Adjointe de direction

Description Sommaire Du Poste
L'adjoint·e de direction assiste la direction des finances, ressources humaines, technologies de l'information et services administratifs dans l'exercice de leurs fonctions. La personne contribue à la bonne marche des activités de la direction, notamment en ce qui concerne les activités reliées aux ressources humaines, finances et services administratifs. Elle assure également une coordination avec les autres directions concernées et fournit un service de soutien au personnel.

Principales responsabilités
Services administratifs

• Offrir un soutien administratif à la direction (rédaction, révision, mise en page, transmission de documents, suivi de dossiers qui relèvent de ses compétences, etc.);
• Assurer les suivis administratifs (suivis de dossiers, demandes de soumission, etc.) et rédiger la correspondance avec certains partenaires ou instances externes, de façon régulière et/ou ponctuelle (assurances, bailleur, fournisseurs externes de service, registraire des entreprises, etc.);
• Maintenir les documents et dossiers conformément au plan de classification et calendrier de conservation de la direction.

Services des finances et TI

• Convoquer les membres du comité d'audit, finances, TI et gestion des risques, prendre les notes et rédiger les comptes rendus des réunions;
• Assurer le dépôt des documents destinés aux membres du comité et du Conseil d'administration sur la plateforme SharePoint;
• Assurer avec la direction les suivis des réunions du comité d'audit, finances, TI et gestion des risques.

Ressources humaines

• Participer au processus de recrutement et d'embauche du personnel, compléter l'ouverture des dossiers et récupérer les documents requis ;
• Collaborer à la sélection des candidatures selon la grille de sélection déterminée;
• Collaborer avec le/la partenaire d'affaires, talent et culture et les directions concernées aux processus d'accueil, d'intégration et lors du départ des membres du personnel;
• Effectuer la gestion et la mise à jour des dossiers du personnel dans les systèmes de gestion des ressources humaines (Folks RH et Glow);
• Collaborer à la gestion administrative des arrêts de travail du personnel;
• Collaborer à la gestion administrative des inscriptions et du suivi des budgets alloués aux différentes activités reliées à la formation du personnel;
• Rédiger les documents et la correspondance dans le traitement des dossiers du personnel (révision des contrats, modifications de statut, assurances collectives, attestations d'emploi, lettres de recommandation, etc.) ainsi que tout document et toute correspondance s'adressant à l'ensemble du personnel;
• Répondre et assurer le suivi des diverses demandes du personnel qui relèvent de sa compétence;
• En collaboration avec le/la partenaire d'affaires, talent et culture, contribuer à l'élaboration, la mise à jour et l'application des politiques et guides touchant les ressources humaines (gestion, télétravail, évaluation des compétences, etc.), afin d'assurer leur pertinence et leur conformité aux besoins du personnel;
• Collaborer avec le/la partenaire d'affaires, talent et culture au développement de nouveaux outils ou de nouveaux projets se rapportant aux ressources humaines;
• Participer au comité de santé, sécurité et mieux-être au travail (collaboration à l'élaboration de l'ordre du jour, rédaction des comptes rendus, etc.);
• Collaborer à la planification et à l'organisation des évènements spéciaux et activités diverses concernant les ressources humaines (reconnaissance de service, retraite, etc.);
• Remplacer le/la partenaire d'affaires, talent et culture pour certaines tâches pendant ses congés et absences.

Toute autre tâche

• Effectuer toute autre tâche déléguée par la direction.

Sous la supervision du/de la
directeur·trice des finances, RH, TI et services administratifs et partenaire d'affaires, talent et culture

Compétences et qualités recherchées

• Habileté à saisir les besoins de la clientèle et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre. Aptitude à entretenir une relation harmonieuse avec la clientèle (membres du personnel et de comités, partenaires, et autres directions).
• Habileté à ne pas divulguer de l'information confidentielle ou sensible.
• Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun. Habileté à soutenir ses collègues lorsqu'ils ou elles font face à des difficultés.
• Aptitude à demeurer calme et en contrôle dans les situations inconfortables et/ou exigeantes.
• Capacité d'entreprendre les choses sans que celles-ci ne soient explicitement demandées.
• Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les conséquences de ses actes et à savoir où sa liberté d'action débute et où elle se termine.
• Aptitude à déceler tous les aspects d'un problème ou d'une situation en posant les bonnes questions. Capacité d'utiliser toutes les informations disponibles permettant de comprendre une situation sous tous ses angles.
• Capacité de transmettre l'information et d'adapter ses propos en fonction des lecteur·trices ciblé·es. Habileté à rédiger de manière compréhensible.
• Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d'être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux·euse de livrer un travail de qualité.
• Capacité d'organiser son travail, de gérer son temps et d'établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être le ou la plus efficace possible et à respecter les échéances.

Formation et expérience

• Diplôme de fin d'études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport;
• Cinq (5) années d'expérience comme adjointe administrative ou dans un poste similaire;
• Expérience en ressources humaines;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite et rédaction épicène;
• Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office 365 (Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint);
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à s'adapter aux nouvelles technologies;
• Connaissance des systèmes en ressources humaines, notamment Folks RH (un atout).

Information additionnelle
Lieu de travail
(Hybride)

Siège social de l'Ordre, à quelques minutes de la station de métro Crémazie

Télétravail

Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Salaire
56 240 $ à $

Avantages sociaux
La Politique de gestion des ressources humaines et la Politique de télétravail de l'OTSTCFQ en vigueur permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle.

• Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l'Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels);
• Treize (13) jours fériés;
• Jusqu'à dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables;
• Jusqu'à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois;
• Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois;
• Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l'employeur dès le premier jour à l'emploi.

De plus,

• Ambiance de travail humaine et chaleureuse.

Date entrevue
Semaine du 9 février

Date d'entrée en fonction
16 ou 23 mars 2026

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu'une lettre de présentation
au plus tard le 1er février 2026 en cliquant sur
Postuler.