Agent ou agente postsecondaire et centre de leadership

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision du décanat du service, la personne titulaire du poste travaille de près avec le personnel scolaire, le personnel administratif ainsi que tous les secteurs du Collège. Elle prend des décisions sur les questions administratives liées au fonctionnement du bureau et assume la responsabilité d'organiser la programmation de l'école concernée. Elle appuie aussi le bon déroulement et la prestation des cours et des programmes postsecondaires dans tous les campus. La gestion de bureau, le traitement des données et la gestion de l'information sont des composantes clés associées à ce poste. La personne connaît bien les politiques, directives, procédures et activités de son secteur et du Collège. Elle utilise son jugement afin de déterminer les problèmes qu'elle peut traiter directement et ceux qu'elle doit référer à d'autres. Elle appuie le décanat dans l'exercice de ses fonctions, élabore et recommande des procédures et des processus pour les activités de l'école. Les fonctions de ce poste exigent une approche proactive et la capacité de recueillir une grande variété d'informations afin de respecter les échéanciers établis par le Collège et les conventions collectives.

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en représentant l'image de marque et le professionnalisme du Collège;
• Agir comme personne-ressource et assurer la liaison entre l'école et les divers secteurs du Collège pour la collecte, la mise à jour et l'analyse des données liées à la prestation des cours, des programmes et à tout autre dossier relevant de son cadre de responsabilité;
• Appuyer, encadrer et offrir des formations aux agentes et agents, aux commis et aux gestionnaires des campus offrant les cours et programmes postsecondaires de l'école concernée;
• Effectuer et tenir à jour toutes les modifications aux cursus de l'école; vérifier et analyser les impacts de ces changements; communiquer les modifications au personnel des campus; coordonner le processus de modification avec les parties prenantes; assurer tous les suivis qui s'imposent, y compris l'archivage de documents;
• Préparer et tenir à jour le tableau de l'offre pour identifier les cours, le personnel scolaire, les technologues et les modèles d'embauche, conformément aux conventions collectives; préparer les contrats d'embauche pour son école et assurer les suivis nécessaires auprès des secteurs concernés (RH, BAR, etc.);
• Préparer l'offre de cours et de programmes et organiser la logistique (laboratoires, équipement, ressources didactiques, etc.) dans les délais prévus;
• Compiler et analyser diverses données afin de préparer les rapports statistiques demandés par le décanat de l'école; assurer la collecte et le maintien de toute information liée aux cursus, aux programmes, aux charges de travail, aux offres de cours et de programmes, etc.;
• Élaborer, analyser et enregistrer les formulaires de charges de travail (FCT) conformément à la convention collective du personnel scolaire, en collaboration avec le décanat; vérifier et valider les FCT projetés et révisés;
• Vérifier que les exigences des cursus ainsi que les besoins et contraintes soient respectés dans les offres et les horaires; consulter le personnel scolaire, les coordonnateurs de programmes et les autres secteurs, au besoin;
• Coordonner les demandes de modifications d'horaire; en cas de conflit, trouver des solutions possibles et apporter les modifications appropriées;
• Présenter des recommandations au décanat afin de faciliter le recrutement en fonction des besoins; analyser l'historique d'enseignement du cours et les CV reçus; vérifier les qualifications en fonction des exigences d'embauche propres à chaque programme ou aux agréments, le cas échéant;
• Participer activement au processus de dotation du personnel, incluant l'organisation des étapes de recrutement et la communication connexe (affichages de postes, partage d'informations, plans de cours, etc.);
• Participer à l'orientation du personnel en assurant le partage d'informations pertinentes;
• Organiser et coordonner la logistique des réunions des comités consultatifs et autres comités liés à l'école; préparer les documents (ordres du jour, rapports, procès-verbaux, en français et en anglais, au besoin) et assurer les suivis nécessaires; transmettre les informations pertinentes aux membres et aux associations, etc.;
• Participer au processus de contrôle de la qualité des cours, programmes et services et assurer les suivis (visites de classes, sondages, examens annuels de programmes, etc.);
• Vérifier l'uniformité de l'information entre divers documents et ressources électroniques (rapports de cursus détaillés, systèmes, intranet, site Web, etc.), et signaler toute anomalie; fournir les documents requis; assurer la conformité des documents aux exigences des programmes et aux agréments, au besoin;
• Agir à titre de personne-ressource lors des commandes de manuels, de logiciels pédagogiques, de trousses de programmes et pour la facturation des stages; tenir à jour les registres (inventaires, ententes de stage, etc.);
• Organiser et coordonner les réunions de réussite de l'école pour tous les campus; préparer la documentation requise (horaires, rapports, lettres, etc.); veiller à la mise à jour des dossiers; participer aux réunions afin de prendre des notes et assurer la transmission de l'information aux personnes concernées;
• Effectuer les suivis liés à la rémunération du personnel contractuel de l'école (modification des heures, rappels pour la déclaration d'heures, etc.);
• Préparer les prévisions budgétaires pour les salaires du personnel contractuel lié à l'offre de cours et de programmes;
• Coordonner divers projets de l'école et les activités de marketing et de liaison liées à la famille de programmes, en collaboration avec les divers intervenants du Collège;
• Assurer la relève de ses collègues afin de servir efficacement la clientèle, notamment en période de pointe ou lors d'absences; participer à l'orientation du nouveau personnel du secteur;
• Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.

• Études de 2 ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration des affaires ou domaine connexe
• Minimum cinq années d'expérience pertinente
• Expérience en coordination et en mise en œuvre de projets
• Expérience en cueillette et en compilation de données, et en rédaction de rapports
• Expérience en communications et en relations interpersonnelles
• Expérience en saisie de données sectorielles
• Expérience avec les technologies de l'information et de la communication
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant des échéanciers serrés
• Expérience en gestion de la qualité, souci du détail et compréhension des exigences des programmes
• Bon sens de l'organisation et de la gestion du temps
• Capacité à résoudre des problèmes selon les responsabilités du poste
• Capacité à travailler en équipe

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.