Agent ou Agente, Association des anciennes et anciens

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision de la personne gestionnaire, Vie collégiale et Association des anciennes et anciens, la personne titulaire du poste est responsable de planifier et coordonner les activités de l'Association, en contribuant à l'élaboration et à la mise en œuvre de son plan d'action. Elle entretient des partenariats internes et externes, représente l'Association et agit en tant que personne-ressource auprès de ses membres, de la communauté interne du Collège et des diverses clientèles externes, afin d'en assurer la visibilité et de répondre aux besoins de ses membres. Elle collabore à la mise en place de stratégies, d'activités de pérennité et de projets. Elle doit être disponible pour travailler à l'occasion en soirée et pendant les fins de semaine.

Date de fin : 31 mars 2026 avec possibilité de prolongation ou de réduction en fonction du retour anticipé ou retardé de la personne occupant actuellement le poste.

• Collaborer avec le personnel superviseur pour planifier et coordonner les opérations internes, en assurant la tenue des activités et événements de l'Association afin de soutenir l'atteinte de ses objectifs;

• Mettre en œuvre une série d'avantages et de services, ainsi qu'une programmation annuelle, en réalisant les plans d'action opérationnels, incluant les campagnes promotionnelles et les calendriers d'activités, afin de contribuer à la réalisation des objectifs du plan stratégique de l'Association;

• Agir à titre de personne-ressource pour les nouveaux diplômés et diplômées à titre de nouveaux membres de l'Association, et leur fournir les informations et l'appui nécessaires;

• Participer activement au recrutement et à la rétention des membres de l'Association, et collaborer à l'élaboration de plans d'action pour en assurer le succès;

• Soutenir la mise en œuvre de stratégies visant à développer des partenariats, renforcer les services de l'Association et faciliter les liens avec le Collège, ses communautés et ses anciennes et anciens, en contribuant au recrutement, aux services étudiants et à la satisfaction des personnes diplômées;

• Organiser et participer activement aux initiatives de valorisation et de reconnaissance pour souligner l'appui et les contributions de partenaires et des anciennes et anciens du Collège;

• Rédiger, planifier, concevoir et diffuser des communications régulières afin de soutenir le développement de l'Association et l'engagement de ses membres;

• Travailler en étroite collaboration avec le comité consultatif de l'Association et assurer la liaison entre celui-ci et le Collège pour en favoriser l'avancement et la pérennité;

• Collaborer avec les autres secteurs du Collège, ainsi qu'avec des services et entreprises externes, pour répondre aux besoins de l'Association et atteindre ses objectifs;

• Travailler en étroite collaboration avec la Fondation Boréal afin de soutenir ses campagnes, ses activités de sollicitation et de levée de fonds auprès des diplômées et diplômés.

• Effectuer des recherches, recueillir, compiler et organiser les données statistiques requises pour la préparation de divers rapports;

• Coordonner les activités de l'Association en saisissant les contrats d'embauche dans le système informatisé du Collège, en obtenant des devis et en préparant les commandes ou demandes d'achats selon les besoins; assurer la réception, la distribution et la gestion de l'inventaire des fournitures;

• Appuyer la gestion financière en conciliant les dépenses liées à la carte de crédit et en utilisant le système financier informatisé pour comptabiliser les revenus et les dépenses, tout en assurant le suivi requis conformément aux lignes directrices en vigueur;

• Préparer, coordonner et participer à des réunions, notamment en assurant la convocation, la préparation des ordres du jour ou des horaires, la recherche d'informations, la distribution des documents, la préparation des procès-verbaux et le suivi des actions requises;

• Mettre à jour les informations (ex. : anciennes et anciens) dans diverses plateformes et bases de données, afin de maintenir les profils à jour et d'en extraire les données nécessaires;

• Offrir un soutien administratif et logistique au comité consultatif de l'Association, notamment en participant aux rencontres, en facilitant la communication, en organisant les activités et en appuyant la gestion des documents, des contrats, des horaires et des contenus pour les médias sociaux;

• Travailler en étroite collaboration avec divers secteurs pour le développement de campagnes médiatiques pour maintenir la communication, l'engagement, la promotion et les relations durables avec les membres de l'Association;

• Collaborer avec les secteurs responsables pour coordonner les campagnes d'affinité conformément aux modalités établies par le partenaire, tout en veillant à leur mise en œuvre;

• Utiliser et maitriser les divers logiciels, plateformes de gestion de données et de planification de campagnes pour la création de formulaires, l'envoi de publipostage, et la compilation de rapports statistiques;

• Assurer les suivis budgétaires selon les directives financières et administratives du Collège et respecter le budget alloué pour toutes les activités;

• Rechercher, proposer et effectuer des commandes d'achats et le traitement de celles-ci;

• Répondre aux diverses demandes de renseignements selon les échéanciers prescrits, tout en respectant la confidentialité des membres de la communauté collégiale et la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée;

• Contribuer à l'orientation, à l'assignation des rôles et des responsabilités, ainsi qu'au soutien et à l'encadrement des bénévoles, à la demande du personnel superviseur.

• Planifier, coordonner, collaborer et participer à l'organisation et à la mise en œuvre d'événements collégiaux et d'activités spéciales organisés par l'Association;

• Représenter l'Association lors d'événements internes et externes afin de promouvoir l'Association, en préparant le matériel nécessaire et en animant des séances interactives à des fins de promotion;

• Organiser et coordonner la mise en œuvre d'un programme de coaching et de mentorat pour les futurs diplômés en lien avec l'Association;

• Développer et maintenir des liens entre l'Association des anciennes et anciens et l'Association générale des étudiantes et étudiants (AGEE), divers secteurs internes du Collège, et mettre en œuvre des stratégies et des activités favorisant leur rapprochement;

• Participer à des occasions de réseautage pour développer et maintenir des liens étroits avec des partenaires externes et d'autres associations d'anciennes et anciens pour repérer et mettre en place les meilleures pratiques;

• Veiller au maintien de l'image positive de l'Association et promouvoir la participation active ainsi que l'engagement des anciennes et anciens aux initiatives de l'Association;

• Maintenir un lien étroit entre les anciennes et les anciens et les services d'employabilité;

• Établir et maintenir des relations et des collaborations avec divers secteurs d'activités internes et externes pour assurer la réalisation d'initiatives ainsi que la représentation de l'Association.

• Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.

• Diplôme de deux ans en administration de bureau, administration des affaires, marketing ou communications

• Minimum de trois ans d'expérience pertinente;

• Expérience en coordination de projets et en planification d'événements

• Expérience en collecte de fonds

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

• Capacité à travailler dans un environnement à tâches multiples et sous pression

• Excellentes capacités pour l'organisation

• Expérience de travail en équipe et de manière autonome

• Habiletés en animation, entregent et relations interpersonnelles

• Gestion efficace du temps et respect des échéanciers

• Bonne connaissance de logiciels comme Word, PowerPoint, Excel et des technologies Internet

• Permis de conduire valide en Ontario et accès à un moyen de transport

• Capacité à se déplacer en Ontario et à l'extérieur de la province

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.