Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal | Poste à temps plein

À propos de nous

Williams Pharmalogistics est un acteur clé dans le secteur du transport et de la logistique, spécialisé dans la livraison à température contrôlée. Nous offrons un service de distribution fiable et rigoureux, particulièrement pour le secteur pharmaceutique et les produits sensibles.

Dans un contexte de croissance, nous cherchons à accueillir un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir notre équipe de direction.

Description du poste

Le ou la titulaire du poste aura pour mandat d'assister l'équipe de direction dans une vaste gamme de tâches administratives. La personne recherchée est proactive, organisée et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique au rythme soutenu.

Elle fera preuve de jugement, de discrétion et d'un excellent sens de la communication pour traiter des dossiers confidentiels et interagir avec différents niveaux de gestion, tant à l'interne qu'à l'externe.

Responsabilités principales :

• Assister la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives.
• Maintenir à jour divers rapports opérationnels.
• Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions.
• Gérer les rendez-vous, mandats spéciaux, déplacements et logistique des activités internes.
• Traiter les communications et informations confidentielles avec tact et professionnalisme.
• Gérer proactivement les courriels et le calendrier du président, en respectant les échéanciers.
• Préparer et suivre les rapports de dépenses mensuels, effectuer les rapprochements de comptes.
• Créer et maintenir un système efficace de classement et de gestion documentaire.
• Utiliser divers outils technologiques pour optimiser le travail administratif.

Exigences du poste :

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou équivalent.
• Minimum 1 an d'expérience dans un rôle d'adjoint(e) administratif(ve), idéalement auprès d'un cadre et dans le domaine du transport ou de la logistique.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Capacité à s'adapter rapidement à de nouvelles technologies.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais.
• Sens aigu de l'organisation, du détail et des priorités.
• Autonomie, discrétion et capacité à travailler avec peu de supervision.
• Flexibilité et aptitude à rester calme sous pression.

Ce que nous offrons :

• Un environnement de travail professionnel, collaboratif et stimulant.
• Une entreprise en pleine croissance offrant des possibilités d'avancement.
• Des conditions de travail stables et un secteur d'activité essentiel et en expansion.

Type d'emploi : Temps plein

Lieu de travail : Montréal, QC

Télétravail

• Oui

Administrative Assistant

Montréal, QC | Full-time position

About Us

Williams Pharmalogistics is a key player in the transportation and logistics industry, specializing in temperature-controlled deliveries. We provide reliable and rigorous distribution services, particularly for the pharmaceutical sector and other sensitive products.

As we continue to grow, we are looking for a dedicated and organized Administrative Assistant to support our management team.

Job Summary

The Administrative Assistant will be responsible for supporting the management team with a wide range of administrative tasks. The ideal candidate is proactive, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced and dynamic environment.

This person must demonstrate strong judgment, discretion, and excellent communication skills when handling confidential matters and interacting with managers and stakeholders at all levels.

Key Responsibilities:

• Provide daily administrative support to the management team.
• Maintain and update various operational reports.
• Organize meetings, prepare agendas, and follow up on action items.
• Schedule appointments, coordinate special projects, and plan logistics for meetings and events.
• Handle confidential communications and information with tact and professionalism.
• Proactively manage emails and maintain the President's calendar, ensuring deadlines are met.
• Prepare and reconcile monthly expense reports.
• Create and maintain efficient filing and document management systems.
• Utilize various software tools and technologies to optimize administrative processes.

Qualifications:

• College diploma (DEC) in Administration or equivalent.
• Minimum of 1 year of experience as an Administrative Assistant, ideally supporting an executive and preferably in the transportation or logistics field.
• Strong proficiency with the Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Ability to learn and adapt to new technologies quickly.
• Excellent written and verbal communication skills in English and French.
• Strong organizational and time-management skills.
• Ability to work independently with minimal supervision.
• Flexibility, adaptability to change, and ability to remain composed under pressure.
• Attention to detail and ability to manage multiple priorities efficiently.

What We Offer:

• A professional, collaborative, and dynamic work environment.
• A growing company with great opportunities for advancement.
• Stable employment conditions within an essential and expanding industry.

Job Type: Full-time

Location: Montréal, QC

Type d'emploi : Temps Plein, Temps Partiel

Rémunération : à partir de 20,00$ par heure

Avantages :

• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel