Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Adjoint(e) administratif(ve)**

**Montréal** | **Poste à temps plein**

**À propos de nous**
Williams Pharmalogistics est un acteur clé dans le secteur du transport et de la logistique, spécialisé dans la **livraison à température contrôlée**. Nous offrons un service de distribution fiable et rigoureux, particulièrement pour le **secteur pharmaceutique** et les **produits sensibles**.

Dans un contexte de croissance, nous cherchons à accueillir un(e) **Adjoint(e) administratif(ve)** pour soutenir notre équipe de direction.

**Description du poste**
Le ou la titulaire du poste aura pour mandat d’assister l’équipe de direction dans une vaste gamme de tâches administratives. La personne recherchée est proactive, organisée et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique au rythme soutenu.

Elle fera preuve de jugement, de discrétion et d’un excellent sens de la communication pour traiter des dossiers confidentiels et interagir avec différents niveaux de gestion, tant à l’interne qu’à l’externe.

**Responsabilités principales**:

- Assister la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives.
- Maintenir à jour divers rapports opérationnels.
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions.
- Gérer les rendez-vous, mandats spéciaux, déplacements et logistique des activités internes.
- Traiter les communications et informations confidentielles avec tact et professionnalisme.
- Gérer proactivement les courriels et le calendrier du président, en respectant les échéanciers.
- Préparer et suivre les rapports de dépenses mensuels, effectuer les rapprochements de comptes.
- Créer et maintenir un système efficace de classement et de gestion documentaire.
- Utiliser divers outils technologiques pour optimiser le travail administratif.

**Exigences du poste**:

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou équivalent.
- Minimum **1 an d’expérience** dans un rôle d’adjoint(e) administratif(ve), idéalement auprès d’un cadre et dans le domaine du transport ou de la logistique.
- Excellente maîtrise de la **suite Microsoft Office** (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
- Capacité à s’adapter rapidement à de nouvelles technologies.
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite en **français et en anglais**.
- Sens aigu de l’organisation, du détail et des priorités.
- Autonomie, discrétion et capacité à travailler avec peu de supervision.
- Flexibilité et aptitude à rester calme sous pression.

**Ce que nous offrons**:

- Un environnement de travail **professionnel, collaboratif et stimulant**.
- Une entreprise **en pleine croissance** offrant des possibilités d’avancement.
- Des **conditions de travail stables** et un **secteur d’activité essentiel et en expansion**.

**Type d’emploi**: Temps plein
**Lieu de travail**: Montréal, QC

Télétravail
- Oui
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- **Administrative Assistant**

**Montréal, QC** | **Full-time position**

**About Us**
Williams Pharmalogistics is a key player in the transportation and logistics industry, specializing in **temperature-controlled deliveries**. We provide reliable and rigorous distribution services, particularly for the **pharmaceutical sector** and other **sensitive products**.

As we continue to grow, we are looking for a **dedicated and organized Administrative Assistant** to support our management team.

**Job Summary**

This person must demonstrate strong judgment, discretion, and excellent communication skills when handling confidential matters and interacting with managers and stakeholders at all levels.

**Key Responsibilities**:

- Provide daily administrative support to the management team.
- Maintain and update various operational reports.
- Organize meetings, prepare agendas, and follow up on action items.
- Schedule appointments, coordinate special projects, and plan logistics for meetings and events.
- Handle confidential communications and information with tact and professionalism.
- Prepare and reconcile monthly expense reports.
- Create and maintain efficient filing and document management systems.
- Utilize various software tools and technologies to optimize administrative processes.

**Qualifications**:

- College diploma (DEC) in Administration or equivalent.
- Minimum of **1 year of experience** as an Administrative Assistant, ideally supporting an executive and preferably in the transportation or logistics field.
- Strong proficiency with the **Microsoft Office Suite** (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
- Ability to learn and adapt to new technologies quickly.
- Excellent written and verbal communication skills in **English and French**.
- Strong organizational and time-management skills.
- Ability to work independently with mínimal supervision.
- Flexibility, adaptability to change, and ability to remain composed under pressure.
- Attention to detail and ability to manage multiple priorities efficiently.

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