Coordonnateur comptable/Accounting Coordinator

Job Details

Description
Rôle et responsabilités / Fonctions essentielles

• Vérification quotidienne des transactions financières, incluant la création et l'envoi des factures et des relevés clients, ainsi que le traitement des paiements via divers modes de paiement.
• Préparation de rapports périodiques pour les comptes majeurs et certains clients spécifiques.
• Enregistrement et rapprochement des paiements reçus aux comptes clients.
• Enquêter et résoudre les écarts de paiement ou questions des clients, en collaboration avec d'autres membres du personnel et départements, incluant la communication avec les clients au besoin.
• Suivi des comptes clients (comptes recevables) et exécution des activités de facturation et de recouvrement, telles que les relevés et les appels de suivi auprès des clients.
• S'assurer que tous les dossiers liés à l'expédition, la facturation et le recouvrement sont adéquatement conservés et accessibles à des fins d'audit.
• Veiller à l'exactitude et à l'intégralité des données dans le système (clients, ventes, tarification).
• Préparer les rapports de ventes, les rapprochements complexes de comptes, les analyses, ainsi que divers rapports et projets ponctuels.
• Rédiger la documentation de processus et de procédures, offrir de la formation au personnel et collaborer à des projets d'amélioration des processus.
• Agir comme responsable administratif pour soutenir les opérations de la succursale du Québec et collaborer à différents projets inter-départementaux, selon les besoins.

Compétences / Aptitudes / Autres

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en comptes recevables, comptabilité ou administration financière.
• Bilinguisme écrit et parlé (français / anglais) requis.
• Études postsecondaires en finance, en comptabilité ou en administration des affaires, un atout.
• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.) requise.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Personne proactive capable de travailler de manière autonome, mais aussi en collaboration au sein d'une équipe.
• Grand souci du détail, excellentes compétences organisationnelles et capacité à traiter un volume important de transactions quotidiennes dans un environnement dynamique.

Role And Responsibilities / Essential Functions

• Daily verification of financial transactions including creating invoices and sending invoices and customer statements and processing payments using a variety of payment methods.
• Preparing periodic reports for major accounts and specific clients.
• Recording and reconciling incoming payments on client accounts.
• Investigate and resolve payment discrepancies or customer queries, collaborating with other staff and departments to contact customers, as needed.
• Monitoring Accounts Receivable and carrying out billing and collection activities such as customer statements and customer follow-up calls.
• Ensure all shipping, invoicing, billing and collections records are adequately stored and retrievable for audit purposes.
• Ensure system data is accurate and complete (customer, sales, pricing).
• Prepare sales reports, complex account reconciliations, analysis, and other reporting and ad hoc projects.
• Create process and procedural documentation, training of staff and collaboration in process improvement projects.
• Act as an administrative lead assisting Quebec branch operations and collaborating cross-different departmental projects as required.

Competencies / Skills / Other

• Minimum of 3-5 years' experience in Account Receivables, Accounting, or Financial Administration.
• Written and spoken bilingual (French / English) required.
• Post-secondary education in Finance, Accounting or Business an asset.
• Advanced skills with Microsoft Office products (Excel, Word, Outlook, etc.) required.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Self-starter comfortable with working independently but also collaboratively as part of a team.
• Strong attention to detail, excellent organizational skills and ability to work with large volume of daily transactions and in a fast-paced environment.