Spécialiste du succès client

Aperçu du poste

En tant que spécialiste succès clients au sein de notre équipe de soutien, relevant du Chef d'équipe, vous appuierez l'équipe qui gère l'expérience clients, serez le principal lien entre nos clients et l'entreprise, en traitant les demandes via divers canaux de communication, par le biais de divers modes de communication et en veillant à leur résolution rapide. Votre rôle consistera à surveiller de manière proactive la communication avec les clients afin de résoudre tout problème en suspens et à fournir un retour d'information utilisant un langage et un ton adéquat afin de fournir le bon niveau de professionnalisme de la part de notre équipe. Ce poste demande une collaboration à la fois en personne et à distance avec les collègues, car il s'agit d'un rôle hybride.

Responsabilités principale:

• Agir en tant que premier point de contact pour les clients en répondant aux appels téléphoniques, aux courriels et aux messages sur notre plateforme.
• Surveiller la communication avec les clients en examinant de manière proactive leurs messages afin d'identifier et de traiter rapidement toute demande nécessitant un suivi immédiat.
• Fournir un service client de qualité en identifiant les besoins des clients tout au long du processus, avec une approche empathique.
• Faciliter la communication externe en servant d'intermédiaire par téléphone, courriel ou courrier avec les notaires, avocats, comptables fiscaux, autorités gouvernementales et institutions financières.
• Préparer des documents tels que des lettres et d'autres correspondances destinées aux clients et à d'autres tiers externes.
• Gérer et maintenir l'administration des fichiers clients.
• Effectuer des tâches administratives telles que la numérisation, l'envoi postal, la coordination des coursiers, la rédaction de correspondances et autres tâches connexes, selon les besoins.
• Saisir les données de nos dossiers clients dans notre logiciel.
• Trier les documents et préparer des rapports avec les données des clients à l'intention de parties externes.
• Collaborer avec les autres départements pour trouver des solutions aux problèmes des clients et pour continuer à développer ClearEstate. 
• Tâches supplémentaires déléguées ou jugées nécessaires, correspondant à vos compétences et responsabilités actuelles.

Qui vous êtes:

• Autonome et passionné par la prise d'initiative pour résoudre et rectifier les problèmes des clients.
• Un champion de l'expérience client qui favorise et développe une relation transparente avec les clients grâce à une communication cohérente et opportune.
• Capable de favoriser et de développer des relations avec les clients et les fonctions transversales.
• Adaptable et s'épanouit dans un environnement au rythme rapide.
• Joueur d'équipe avec un esprit de collaboration.
• Champion de la communication.
• Maîtrise de la technologie.
• Empathique et ayant un véritable souci d'aider les gens.
• Bilingue.

ClearEstate valorise et célèbre la diversité individuelle tout en garantissant l'égalité des chances et en favorisant l'inclusivité. En conséquence, chaque candidature est traitée de manière impartiale. De plus, nous nous efforçons à fournir des aménagements accessibles pour tous. Si vous avez des besoins particuliers qui pourraient être nécessaires afin de faciliter votre expérience de recrutement et de travail, n'hésitez pas à nous en faire part.

Position Overview

As the Customer Success Specialist reporting into the Support Team Lead, you will support our team that navigates the client experience, serving as the primary liaison between our customers and the company, handling inquiries via various channels and ensuring prompt resolution. Your role involves proactively monitoring client communication to address any outstanding issues and providing feedback on language and tone to maintain our team's professionalism. This position collaborates both in-person and virtually with co-workers, as this is a hybrid role.

Key Responsibilities:

• Act as the first point of contact for clients by answering phones, emails and messages on our platform.
• Monitor client communication by proactively reviewing client messages to identify and promptly address any inquiries requiring immediate follow-up. 
• Deliver quality customer service by identifying client needs throughout the process with an empathic approach.
• Facilitate external communication by acting as liaison via phone, email or mail with Notaries, Lawyers, Tax Accountants, government authorities and financial institutions.
• Prepare documents such as letters and other correspondence to clients and other external 3rd parties.
• Manage and maintain the administration of client files.
• Complete administrative duties such as scanning, mailing, coordinating couriers, drafting correspondence and other related duties as required.
• Enter our client file data into our software.
• Sort documents and prepare reports with client data for external parties. 
• Liaise with other departments to find solutions for customers' problems and  to further develop ClearEstate
• Additional tasks as delegated or deemed necessary, corresponding to your skill set and existing role responsibilities.

Who you are:

• A self starter who is passionate about taking the initiative to resolve and rectify client concerns.
• A client experience champion who fosters and develops a transparent client relationship through consistent and timely communication.
• Able to foster and develop client and cross functional relationships.
• Adaptable and flourishes in a fast paced environment.
• Team Player with a collaborative mindset.
• Champion communicator.
• Tech-savvy.
• Empathetic and have genuine care for helping people.
• Bilingual in French and English.

ClearEstate values and celebrates individual diversity while ensuring equal opportunities and fostering inclusivity. As a result, every application is treated impartially. We are also dedicated to providing accessibility accommodations as needed. Please let us know if accessibility accommodations would help in providing you with a comfortable hiring and working experience.