Agent(e) administratif(ve)

Job Description

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C'est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l'engagement de près de personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c'est par la collaboration, l'engagement, le respect, la bienveillance et l'excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c'est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l'innovation et l'amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d'organisation du travail et de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique.

Elle peut également effectuer des tâches relevant d'un secteur d'activités tel que la comptabilité ou l'approvisionnement.

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité de la Direction générale des services techniques (DGST), la personne titulaire du poste assure un soutien administratif et logistique essentiel au bon fonctionnement des activités du site du 405 Ogilvy. Elle agit comme premier point de contact pour l'accueil, soutient les opérations quotidiennes, et participe activement aux activités administratives, opérationnelles et de gestion des accès.

De manière plus spécifique, les principaux champs d'action sont les suivants :

Accueil et réception

• Assurer une présence professionnelle à l'accueil et offrir un service courtois aux visiteurs, fournisseurs et employés.
• Répondre aux demandes d'information et orienter les personnes vers les ressources appropriées.
• Soutenir les activités quotidiennes de la réception.

Gestion du courrier et des envois

• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier.
• Gérer les envois via Postes Canada, Purolator ou autres services.
• Maintenir un suivi organisé des envois entrants et sortants.

Soutien administratif à la DGST

• Préparer, rédiger et transmettre divers avis (interruption de service, travaux, communications internes).
• Soutenir les gestionnaires dans l'exécution des tâches courantes, la préparation de documents et la coordination de suivis.
• Contribuer à la réalisation de projets spéciaux selon les besoins de la Direction.
• Assurer un soutien administratif lié aux processus d'appels d'offres (organisation documentaire, mise en forme, suivi logistique, aide à la coordination d'échéanciers).

Contrôle d'accès

• Soutenir les activités de contrôle d'accès du bâtiment.
• Produire, remettre et enregistrer les cartes d'accès pour les employés et les directions.
• Assurer le suivi des accès et la mise à jour des inventaires.

Volet fournisseurs

• Ajouter et créer les nouveaux fournisseurs dans les documents requis.
• Assurer un suivi administratif de base avec les fournisseurs

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

• Détenir un DEP en administration, secrétariat ou bureautique. Toute autre formation ou combinaison d'expérience pertinente pourra être considérée.
• Expérience de deux années en lien avec les fonctions;
• Connaitre les fonctionnalités de la suite office;
• Maitriser la langue française autant à l'oral qu'à l'écrit. Connaissance de la langue anglaise sera considérée comme un atout
• Détenir un permis de conduire

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec.Profil recherché

• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en communication.
• Autonomie, initiative et capacité à anticiper les besoins.
• Sens de l'organisation, rigueur et gestion efficace des priorités.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d'informations internes.
• Habiletés informatiques de base (Microsoft 365) et facilité d'apprentissage des outils internes.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 25.86$ à 31.65$ selon l'expérience.

Statut de l'emploi : temps complet (35h)

Port d'attache: 3000 Ave. Saint-Jean-Baptiste, Québec

Lieu de travail: Présence requise au moins 5 jours par semaine au port d'attache

Entrée en fonction: Dès que possible.

Accréditation syndicale: Syndicable non syndiqué

MODALITÉS D'INSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 9 février 2026, à 12 h 00 (HNE) , en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l'heure limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l'équipe de recrutement via l'adresse courriel suivante :

Si vous n'êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l'affichage 25-NS-412 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l'égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s'engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l'égard de celle-ci.

LIENS UTILES

Pour plus d'information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec

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