Coordonnateur | Coordonnatrice de bureau

17 octobre 2025

Coordonnateur | Coordonnatrice de bureau

NUMÉRO DE POSTE :

STATUT DU POSTE : Temporaire 12 mois, temps plein

DIVISION : Programmation - création, distribution et marketing

SERVICE : Unité documentaire du centre

ÉCHELLE SALARIALE : 06 – $ à $ (en révision)

CATÉGORIE SYNDICALE : SCFP

PROFIL DE FLEXIBILITÉ
:
En présentiel

EMPLACEMENT: Toronto

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SOMMAIRE DU POSTE

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du bureau veille au bon fonctionnement quotidien des bureaux de l'ONF et apporte son aide à tous les services sur place. Son rôle englobe la coordination du bureau, la communication entre les services, le soutien administratif et logistique, la logistique liée à la soumission des projets, la santé et la sécurité, les aménagements en matière d'accessibilité et le soutien informatique de première ligne. Le ou la titulaire du poste agit comme point de contact central afin d'assurer la cohérence, l'efficacité et la collaboration entre les unités et les sites.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

Pour tous les services sur place :

• Veille à ce que les espaces de travail soient organisés, fonctionnels, sûrs et dotés des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de tous les services sur place.
• Sert de point de contact principal pour les besoins liés aux bureaux dans toutes les unités, assure la liaison avec les propriétaires, le personnel, les pigistes et les fournisseurs externes afin de garantir le bon déroulement des opérations.
• Entretient les espaces communs, y compris les cuisines et les zones communes, et gère le courrier, les plantes et les fournitures de bureau.
• Veille au bon fonctionnement de l'accueil, notamment en accueillant les visiteurs et visiteuses, en répondant à la sonnette et en distribuant les cartes d'accès.
• Participe aux procédures de santé et de sécurité, notamment en tant que responsable incendie, responsable du confinement et secouriste.
• Aide à coordonner les aménagements d'accessibilité dans les espaces de bureau et lors d'événements.
• Fournit une assistance informatique de premier niveau, en particulier pour les applications Office 365 (Outlook, SharePoint, Teams, etc.).
• Effectue des visites régulières au bureau secondaire (tous les deux mois) afin de garantir la cohérence des normes et des opérations.

Pour l'unité de production :

• Gère la boîte de réception générale de l'unité de production et s'occupe des communications avec les cinéastes pour les événements et les engagements.
• Coordonne et assure le suivi des soumissions de projets ; planifie les réunions de soumission et soutient la communication des résultats.
• Fournit un soutien administratif général (réservations de voyage, traitement des dépenses, bons de commande, relations avec les fournisseurs) afin d'assurer l'efficacité des opérations dans tous les bureaux.
• Assiste le producteur exécutif dans la gestion du calendrier, l'organisation des réunions, la maintenance de SharePoint et les rapports internes.

Pour l'unité de distribution, de marketing et de communication :

• Participe à la logistique des événements, notamment l'installation, les listes d'invités, les confirmations de présence, la billetterie et l'assistance sur place.
• Coordonne l'expédition, la commande et l'inventaire du matériel promotionnel, de la signalisation et des fournitures nécessaires aux événements.
• Traite les bons de commande et les dépenses afin de soutenir les campagnes et les événements.
• Fournit des rapports et assure le suivi des données (mesures d'audience, participation aux événements, résultats des campagnes) pour le directeur de l'engagement et de l'éducation du public.
• Facilite la communication en planifiant les réunions d'équipe, en préparant les documents d'information et en tenant à jour les calendriers de projet partagés.
• Apporte son soutien aux relations avec la presse et les partenaires en préparant et en distribuant des dossiers de presse et des listes d'accréditation.
• Sert de point de contact pour les équipes internes afin de répondre aux besoins de dernière minute lors des lancements, des festivals et des événements éducatifs.

FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

• Diplôme d'études collégiales en administration, gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
• Au moins trois ans d'expérience dans un poste similaire, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience dans la gestion d'espaces de bureau physiques et dans la liaison avec les propriétaires et les fournisseurs.
• Capacité à soulever et à déplacer des objets lourds, et connaissance des règles de sécurité associées à leur manipulation et à leur transport.
• Capacité et volonté de se rendre dans un bureau secondaire selon un calendrier préétabli (sur une base mensuelle).
• Maîtrise de Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams).
• Atout : expérience dans le soutien d'équipes créatives ou travaillant sur des projets.

APTITUDES RECHERCHÉES

• Initiative, autonomie, forte inclination pour le service à la clientèle et esprit de collaboration.
• Minutie, capacité à prioriser des demandes simultanées et sens des responsabilités.
• Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles, à se montrer efficace dans ses interactions professionnelles.

Les personnes intéressées par ce poste et possédant les qualités susmentionnées
sont priées de soumettre leur candidature au plus tard
le 31 octoobre 2025
sur notre site Internet : Travailler à l'ONF.

L'ONF s'est engagé à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, il favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement dans votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

L'ONF s'engage également à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail favorisant l'intégration et exempts d'obstacles. N'hésitez pas à nous faire part de vos besoins si des mesures d'adaptation doivent être prises.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.