Customer Service Representative

COMPANY BACKGROUND:

Café Barista is an artisan roaster established in Montreal since its creation in 2004. We prepare our coffee blends with a lot of love according to the oldest Italian tradition. The company has nearly 500 commercial customers and a large community of consumers throughout Quebec and other regions. We have developed a unique business model that we are proud of, where the consumer and our customers are at the center of the coffee experience.

POSITION SUMMARY:

The Part Time Customer Service Representative is responsible to assist residential and commercial customers in answering their questions and concerns regarding their online coffee orders. The key success factor in this role is to quickly and accurately process all customer orders and create invoices through our systems, while maintaining a positive customer experience and contributing to a dynamic team environment.

ROLE SPECIFIC RESPONSIBILITIES:

• Customer requests are answered quickly and accurately, ensuring a positive experience for the customer.
• Print residential orders daily and process all commercial customer orders
• Update various internal monitoring data
• Support Administrative Operations Team

o Convert purchase orders (POs) from "major clients" (Metro, Sobeys, CDL) into invoices

o Coordinate pallet shipments with carriers (JF Breault and JPS)

o Create machine invoices (retrieve serial numbers, coordinate pallet assembly with the production team)

o Convert equipment quotes into invoices

• Assist Customer Service when the order workload is too high:

o Perform B2B invoicing via phone or email

o Process payments through Moneris

o Register new B2B clients on Shopify

o Open B2B accounts on QuickBooks Online (QBO) (follow up with sales)

o Handle invoicing, orders, and order preparation when the B2B client is on-site

o Fill out the daily orders summary table

o Process D2C orders every morning

o Answer all customer inquiries via phone and email regarding subscriptions/concerns and resolve issues

SKILLS AND QUALIFICATION:

· Excellent customer service skills and ability to solve problems, providing positive solutions for customers.

· Proficient in MS Office, and preferred experience in Shopify, QuickBooks, Shipstation, etc.

· Excellent problem-solving, organizational, and communication skills.

· Ability to work flexible hours, including weekends or shifts, as needed.

· Bilingual in both English and French, verbal and written.

COMPANY BACKGROUND:

Café Barista est un torréfacteur artisanal établi à Montréal depuis sa création en 2004. Nous préparons nos mélanges de café avec passion, selon la plus ancienne tradition italienne. L'entreprise compte près de 500 clients commerciaux et une vaste communauté de consommateurs au Québec et ailleurs. Nous avons développé un modèle d'affaires unique dont nous sommes fiers, où le consommateur et nos clients sont au cœur de l'expérience café.

POSITION SUMMARY:

Le/la représentant(e) du service à la clientèle à temps partiel est chargé(e) d'aider les clients résidentiels et commerciaux en répondant à leurs questions et préoccupations concernant leurs commandes de café en ligne. La clé du succès dans ce rôle est de traiter rapidement et avec précision toutes les commandes des clients et de créer les factures à l'aide de nos systèmes, tout en assurant une expérience client positive et en contribuant à un environnement d'équipe dynamique.

ROLE SPECIFIC RESPONSIBILITIES:

• Les demandes des clients sont traitées rapidement et avec précision, garantissant ainsi une expérience positive pour le client.

• Imprimer quotidiennement les commandes résidentielles et traiter toutes les commandes des clients commerciaux.

• Mettre à jour diverses données de suivi interne.

• Soutenir l'équipe des opérations administratives :

o Convertir les bons de commande des principaux clients (Metro, Sobeys, CDL) en factures.

o Coordonner les expéditions de palettes avec les transporteurs (JF Breault et JPS).

o Créer les factures des machines (récupérer les numéros de série, coordonner l'assemblage des palettes avec l'équipe de production).

o Convertir les devis d'équipement en factures.

• Aider le service client en cas de surcharge de travail :

o Facturer les clients B2B par téléphone ou courriel.

o Traiter les paiements via Moneris.

o Enregistrer les nouveaux clients B2B sur Shopify.

o Ouvrir des comptes B2B sur QuickBooks Online (QBO) (assurer le suivi des ventes).

o Gérer la facturation, les commandes et leur préparation lorsque le client B2B est sur place.

o Remplir le tableau récapitulatif des commandes quotidiennes.

o Traiter les commandes D2C chaque matin.

o Répondre à toutes les demandes des clients par téléphone et courriel concernant les abonnements et résoudre les problèmes.

SKILLS AND QUALIFICATION:

· Excellentes aptitudes en service à la clientèle et capacité à résoudre les problèmes en proposant des solutions positives aux clients.

· Maîtrise de la suite MS Office et expérience souhaitée avec Shopify, QuickBooks, ShipStation, etc.

· Excellentes aptitudes en résolution de problèmes, en organisation et en communication.

· Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible, incluant les fins de semaine et les quarts de travail, au besoin.

· Bilinguisme anglais-français (oral et écrit).

Job Type: Part-time

Pay: $20.00 per hour

Expected hours: 24 per week

Benefits:

• On-site parking

Work Location: In person