Adjointe administrative

Nous souhaitons inviter dans notre équipe :

• Une adjointe administrative : 3 jours / semaine

• Une adjointe administrative et comptable : 4 jours/semaine

Temps Partiel : 3 ou 4 jours / semaine selon les compétences

Taux horaire : 20 à 25$/heure selon les compétences et qualifications

Horaire : De 8h à 16h du lundi au mercredi (3 jours) - De 8h à 16h du lundi au jeudi (4 jours).

URGENT : poste disponible maintenant afin de profiter de la formation de la personne en place. Prise de poste souhaité avant Noël mais fermeture de l'école du 19 décembre au 5 janvier 2025.

Maîtrise de logiciels souhaités : Word et Excel – Pour le poste de 4 jours : Simple comptable

Connaissances de Mailchimp et Canva : un atout

Nous sommes à la recherche d'une personne consciencieuse, souriante ayant à cœur l'humain et la santé. Notre équipe d'enseignants passionnés, nos étudiants et notre équipe de direction n'attendent que vous pour contribuer et soutenir la belle vocation de notre établissement.

Description du Poste :

En collaboration avec la directrice des opérations et de la pédagogie, vous serez responsable du bureau d'accueil de l'école.

L'ambiance de l'école est familiale et très agréable. Les étudiants et les enseignants se reposent sur vous pour obtenir des réponses à leur questions et du soutien dans les diverses tâches qu'ils mènent avec nous. Étant ce premier répondant, au téléphone ou en présentiel, vous êtes souriant, diplomate, dynamique et professionnel. Vous aimez le service à la clientèle et avez le souci de la confidentialité.

Vous savez prioriser vos actions et possédez le sens de l'organisation, adoptez des méthodes de travail efficaces et êtes autonome. Vous aimez travailler en équipe.

De plus, votre français écrit et oral est excellent. Anglais : un atout (notre clientèle est presque 100% francophone).

Tâches attendues pour le poste de 3 jours : ADJOINTE ADMINISTRATIVE

(La plupart des tâches sont ponctuelles)

Accueil et administration

• Ouvrir l'école le matin
• Accueillir la clientèle de l'école
• Répondre au téléphone et prendre les rendez-vous (pour la pédagogie et la clinique)
• Gérer les courriels de la boite courriel principale )
• Commander les fournitures (boutique et bureau)
• Réceptionner les livraisons (5-6 fois/an)
• Disposer les articles en boutique
• Aller chercher le courrier à la poste 1 à 2 fois / semaine
• Préparer l'agenda de la clinique étudiante

Préparation et suivi formations

• Préparer les contrats de professeurs, assistants, étudiants
• Constituer les feuilles de présences
• Préparer les attestations / diplômes des étudiants
• Préparer les manuels : impression et reliure
• Commander les livres de cours
• Préparer les relevés de notes finaux en fin de programme
• Gérer les suivis avec la FQM (Fédération des Massothérapeutes du Québec) – 3 fois/an
• Assurer le suivi des archiver de l'école
• Gérer les supervisions demandées par les professeurs

Comptabilité (de base, sur Simple Comptable)

• Gérer les courriels de la boite courriel :
• Ouvrir les dossiers fournisseurs / clients sur le logiciel comptable
• Préparer les factures élèves et fournisseurs (Simple comptable)
• Assurer le suivi des paiements de formation : mettre à jour les dossiers étudiants et appliquer les paiements sur les factures (Simple Comptable)
• Vendre, facturer et faire payer les produits boutique

Tâches complémentaires attendues pour le poste de 4 jours : ADJOINTE ADMINISTRATIVE et COMPTABLE

• Préparer les sacs de dépôts / Dépôts de nuit
• Imprimer les relevés bancaires et suivre des rapports TPV
• Intégrer et appliquer les factures fournisseurs
• Concilier les paiements et mouvements bancaires mensuels et trimestriels
• Rapprocher la comptabilité mensuelle
• Gérer les loyers de nos locataires (clinique / ateliers)

En fonction de votre profil et de vos envies, nous pouvons vous former afin que vous puissiez conseiller nos formations et /ou travailler en marketing (conception de publicité, réseaux sociaux) avec la directrice des Opérations. Vous avez envie de plus ? On vous accompagne dans votre enthousiasme

Merci de faire suivre votre lettre de motivation et votre résumé par courriel à Jessika Desoudin :

Type d'emploi : Temps partiel, Contrat à durée déterminée

Rémunération : 20,00$ à 25,00$ par heure

Heures prévues : 20 par semaine

Avantages :

• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Expérience:

• Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
• administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

• Français (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel