Agente de soutien administratif aux projets d'habitation

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la coordonnatrice volet habitation, l'agente de soutien aux projets d'habitation appui administrativement les chargées de projet en habitation dans le développement des nouveaux projets de MH2 sur le territoire québécois. L'agente de soutien assure notamment les suivis financiers des chantiers en construction et assure la fluidité de communication entre les parties prenantes.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Plus précisément, la personne titulaire du poste est appelée à effectuer les tâches suivantes :

Soutien administratif

• Sous la supervision de la coordonnatrice volet habitation, soutien les chargées de projet en habitation dans l'accompagnement des maisons membres tout au long de la phase de réalisation (conception et construction, exploitation, suivi budgétaire et des échéances)
• Traite les dénonciations, les directives et les avenants pour les maisons en construction
• Assure la facturation et la conciliation entre les demandes de déboursés
• Traite ou prépare le traitement aux bailleurs de fonds
• Assure la conciliation bancaire des états de compte des projets en construction
• Fais la mise à jour des outils de suivis y compris de la mise en page de documents
• Assure le classement et la gestion documentaire
• Effectue les demandes de déboursé
• Assure un suivi administratif auprès de différents fournisseurs

Communication

• Assure une communication fluide entre l'entrepreneur et la maison en construction
• Reçois, traite ou achemine les communications courriel en provenance des directions de maisons en construction
• Reçois, traite ou achemine les différentes demandes de l'équipe interne (teams)
• Traitement administratif avec un grand sens des priorités
• Collabore avec la chargée de projet pour assurer le suivi des contrats octroyés et la facturation
• Élabore les fiches techniques en cohérence avec le guide d'entretien des maisons

FORMATION ET QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

• Formation : DEC en administration ou dans un domaine pertinent
• Expérience : Minimum d'une année d'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une organisation à but non lucratif ou une association
• Connaissance spécifique : Bonne connaissance de la gestion de chantier de construction
• Langues : Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit
• Bonne connaissance du milieu de l'intervention, des maisons d'hébergement et des problématiques vécues par les femmes victimes de violence (atout)
• Maîtrise de l'anglais à l'oral (atout)

COMPÉTENCES REQUISES

Spécifiques au poste

• Grande capacité d'adaptation
• Avoir une bonne capacité à travailler sous pression
• Avoir de l'entregent et une éthique professionnelle irréprochable
• Avoir un bon jugement
• Avoir une bonne capacité d'analyse et de traitement des informations
• Avoir un grand sens des responsabilités

Transversales

• Grand sens de l'organisation et aptitude à gérer plusieurs projets en même temps;
• Capacité d'établir et de maintenir des relations harmonieuses;
• Sens de l'initiative, polyvalence et autonomie;
• Témoigner une grande empathie et une ouverture d'esprit envers les autres;
• Savoir travailler en équipe, collaborer avec les autres et promouvoir la complémentarité des compétences.

CONDITIONS DE TRAVAIL

· Salaire à l'embauche : 31,94$ sur la base de 35 h par semaine (contrat de deux ans avec possibilité de prolongation)

· Politique de reconnaissance de l'expérience en vigueur

· Déplacements ponctuels à travers le Québec

· Travail hybride : Présence hebdomadaire obligatoire au bureau à Montréal (minimalement 3 journée par semaine ou plus selon les besoins de l'organisation) et télétravail, présence à temps complet au bureau durant la période d'apprentissage (1 à 4 mois)

· Conciliation travail et vie personnelle

· Selon la politique en vigueur : un régime de retraite et une assurance collective payée à 50% par l'organisation

· semaines de vacances après un an d'emploi et 8 journées de congés mobiles

· Environnement de travail stimulant et bienveillant

Veuillez nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation au plus tard le 13 novembre à l'adresse courriel

Le comité de sélection prendra connaissance des candidatures en continu. Seules les personnes sélectionnées recevront une invitation pour une entrevue.