Project Coordinator-12 months

Project Coordinator
ITS
Temporary -12 months with Benefits

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to Director, ITS, the Project Coordinator will coordinate activities and workflow of assigned projects within ITS unit projects from planning to final deliverables and providing post project documentation and metrics. In this role you will communicate and act as liaison with colleagues, subject matter experts, supervisors, and other partners to ensure they have the information they need to execute their tasks on time.

This role will provide administrative support to the Director of ITS as well as coordinate logistics and provide administrative support for unit. As project coordinator, you will coordinate the logistics for committee meetings, workshops, training sessions, and conferences hosted by ITS.

Here's an insight into your typical day-to-day:

• Provide project coordination of assigned projects to ensure project timelines and quality deliverables/outputs are met.

• Assist with organizing the Digital Governance committee, and some activities related to our Agile iterative development process.

• Drafts key project documents in Microsoft applications, including ADO.

• Monitors, tracks, and updates progress throughout the length of the project.

• Works with the Communications department to outline and execute communication/marketing plan as well as the change management plan as required

• Provides and manages access to the collaborative space to project team members. Prepares, assembles, and distributes information/documents for meetings.

• Using AI, prepares minutes or notes, outlining decisions and action items and distributing and following up to ensure resolution.

• Schedule and update meetings, book meeting space, manage conflicts and ensure all participants have the information required for meetings for key members of IT.

• Assist with administrative activities within IT as needed.

• Handle expense reports, prepare presentations, and assist with onboarding or team logistics as needed.

• Identifies risks and improvement opportunities and makes recommendations to improve program processes.

Does this sound like you?

• Level of education, training and experience equivalent to a college degree.

• Natural curiosity about how things work and how to get things done.

• 3+ years related experience in project coordination.

• Excellent oral and written communications skills include writing original content that requires analysis, research and critical thinking into subject matters; producing final products that will be considered to assist in further decision making or consumed as a knowledge piece.

• Strong desktop software skills required: AI, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, experienced using databases. Able to identify and learn new programs and software skills.

• Excellent coordination, organizational, time management and project management skills to plan and coordinate activities, prioritize work, manage own day-to-day work, and in some instances, influence work priorities and deliverables of others.

• Strong organizational skills.

• Ability to adapt to change, to be flexible and to handle many concurrent activities.

• Fluency in writing and speaking English, French would be optimal.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by December 8, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant's accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 5 - Hourly rate ranges from $30.14 to $37.71

Coordonnateur de projet ou coordonnatrice de projet
Services de technologie de l'information (STI)
Affectation temporaire de 12 mois avec avantages

Vous aimez organiser des projets et aller de l'avant dans un environnement occupé? Vous êtes à l'aise avec la technologie, capable de vous adapter et enthousiaste à l'idée d'apprendre à maîtriser de nouveaux outils et systèmes? Alors, ce pourrait être l'occasion idéale de faire progresser votre carrière et d'avoir un impact. Date limite pour postuler : 8 décembre 2025.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd'hui plus de membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l'apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. Il travaille en partenariat et collabore afin de diriger l'évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, aide les médecins spécialistes, les personnes apprenantes et les équipes à s'améliorer sans cesse et promeut l'excellence en médecine spécialisée en appuyant l'innovation, le bien-être, l'équité et les soins centrés sur la personne. Le Collège royal est un organisme d'envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d'une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du ou de la gestionnaire, STI, vous coordonnerez les activités ainsi que le flux de travail des projets attribués au sein de l'unité des STI, de la planification aux produits livrables finaux, en plus d'assurer la documentation et les mesures après le projet. Vous communiquerez avec des collègues, des spécialistes en la matière, des responsables de la supervision et d'autres partenaires et veillerez à ce qu'ils et elles aient l'information nécessaire pour accomplir leurs tâches à temps.

Vous fournirez un soutien administratif au directeur ou à la directrice des STI, en plus de coordonner la logistique et d'assurer le soutien administratif de l'unité. Vous coordonnerez la logistique des réunions du comité, des ateliers, des séances de formation et des conférences organisées par les STI.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Assurer la coordination des projets qui lui sont assignés afin de garantir le respect des délais et du niveau de qualité des livrables/extrants.

• Aider à organiser le comité de gouvernance numérique et certaines activités liées à notre processus de développement itératif agile.

• Rédiger des documents de projet clés dans les applications Microsoft, dont ADO.

• Surveiller, suivre et mettre à jour les progrès tout au long du projet.

• Collaborer avec l'unité des Communications pour définir et mettre en œuvre le plan de communication/marketing ainsi que le plan de gestion du changement, selon les besoins.

• Fournir et gérer l'accès à l'espace collaboratif aux membres de l'équipe du projet. Préparer, organiser et distribuer l'information et les documents des réunions.

• À l'aide de l'IA, rédiger des procès-verbaux ou des notes, décrire les décisions et les mesures à prendre, et assurer la distribution et le suivi jusqu'à la conclusion du dossier.

• Planifier et mettre à jour les réunions, réserver un espace de réunion, gérer les conflits et s'assurer que toutes les personnes participantes disposent des informations nécessaires pour les réunions des membres clés du service informatique.

• Participer aux activités administratives de la TI, au besoin.

• Gérer les rapports de dépenses, préparer des présentations et aider à l'intégration ou à la logistique d'équipe, au besoin.

• Identifier les risques et les possibilités d'amélioration, et formuler des recommandations pour améliorer les processus du programme.

Ce profil vous correspond?

• Formation et expérience équivalent à un diplôme collégial.

• Curiosité naturelle à l'égard du fonctionnement et de la façon de faire les choses.

• Au moins trois ans d'expérience liée à la coordination de projet.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, notamment en rédaction de contenu original qui fait appel à l'analyse, à la recherche et à la pensée critique selon les sujets abordés; créer des produits finaux qui pourront contribuer à la prise de décisions ou être consultés aux fins d'information.

• Connaissance approfondie des suites bureautiques : IA, Word, Excel, Outlook et PowerPoint, et expérience des bases de données. Capacité de repérer de nouveaux programmes et d'apprendre de nouvelles compétences logicielles.

• Sens aigu de la coordination, de l'organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner les activités, établir les priorités du travail, gérer ses propres tâches quotidiennes et, dans certains cas, influencer les priorités de travail et les produits livrables des autres.

• Sens aigu de l'organisation.

• Capacité à s'adapter au changement, à faire preuve de souplesse et à gérer de nombreuses activités concurrentes.

• Maîtrise de l'anglais oral et écrit; la capacité à s'exprimer en français est un atout.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d'ici le 8 décembre 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l'égard de l'équité en matière d'emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d'admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d'adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d'accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l'adresse

Veuillez noter qu'il ne sera plus possible de consulter cette offre d'emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 5 – Taux horaire de 30,14 $ à 37,71 $