Assistant(e) exécutif(ve) senior

Brief Description
Qui est Manmade?
Nous sommes un détaillant en ligne de produits essentiels de première qualité basé à Montréal, connu particulièrement jusqu'à présent pour nos boxer pour hommes. Nous avons connu une croissance rapide depuis notre lancement en 2021, et la marque est véritablement à un tournant pour devenir un nom familier au Canada, et elle se développe déjà en parallèle sur le marché américain.

Qui recherchons-nous?
Nous recherchons un·e adjoint·e exécutif·ve principal·e organisé·e et rigoureux·se pour se joindre à l'équipe Manmade et soutenir l'un de nos cofondateurs.

Vous êtes très structuré·e, proactif·ve et réfléchi·e dans votre façon de travailler. Vous aimez anticiper les besoins, créer de la clarté et soutenir les autres à un haut niveau. Vous êtes à l'aise avec la gestion d'informations confidentielles, les priorités changeantes et le rôle de partenaire de confiance en coulisses.

Ce poste convient parfaitement à un·e adjoint·e exécutif·ve d'expérience qui souhaite assumer des responsabilités significatives, travailler étroitement avec la direction et évoluer aux côtés d'un fondateur et d'une entreprise en pleine croissance.

Ce poste est-il fait pour vous ?
Nous nous développons rapidement, les choses changent vite et une présence en interne est nécessaire.

Qu'offrons-nous d'autre ?
Nous offrons des prestations de santé et de soins dentaires étendues, entièrement prises en charge par l'employeur. Nous offrons des déjeuners traiteur tous les jours et toutes les collations, boissons, cafés et fruits que vous pourriez souhaiter.

Responsabilités

• Agir comme partenaire stratégique du cofondateur, en gérant la boîte courriel, les communications et les priorités afin de maintenir le focus sur les initiatives à plus fort impact
• Prendre en charge et optimiser l'agenda et la gestion du temps, en protégeant proactivement les périodes de concentration et en alignant les horaires avec les priorités professionnelles et personnelles
• Préparer des documents de briefing, des ordres du jour, des résumés et des suivis de grande qualité afin que chaque rencontre soit claire, utile et orientée vers l'action
• Assurer l'exécution et le suivi des engagements en faisant le suivi des actions, en coordonnant les parties prenantes et en veillant à l'avancement des livrables
• Gérer des déplacements et une logistique complexes, en optimisant l'efficacité, les coûts et le temps de récupération
• Piloter des projets spéciaux visant à améliorer le fonctionnement du cofondateur et de l'équipe de direction, allant de l'optimisation des processus à des initiatives transversales
• Gérer les relations avec les investisseurs, partenaires et collaborateurs, incluant les suivis et la coordination nécessaires
• Gérer la présence LinkedIn du cofondateur comme une extension de sa voix, en soutenant la marque, le recrutement et le développement de relations
• Apporter de la structure dans l'ambiguïté en mettant en place des systèmes, des processus et des rythmes de travail
• Traiter l'information sensible avec une discrétion absolue et un jugement sûr
• Soutenir et encadrer des membres plus juniors de l'équipe au besoin, avec la possibilité d'évoluer vers un rôle de leadership formel au fil du temps

Qualifications

• Plus de 5 ans dans un poste d'assistant de direction, de chef de personnel ou dans un rôle de soutien de haut niveau
• Sens aigu des affaires et aisance à travailler directement avec la haute direction
• Excellentes compétences en communication - écrite, verbale et présentation
• Capacité éprouvée à gérer des calendriers, des boîtes de réception et une logistique complexes
• Solides compétences en gestion de projet et en suivi
• Connaissances techniques : Google Workspace, Slack, Outlook ; bonus si familier avec les outils d'automatisation ou de gestion des boîtes de réception
• Expérience de la manipulation d'informations confidentielles avec discrétion
• Aisance à assurer la liaison avec les équipes internes et les parties prenantes externes de haut niveau.

Who is Manmade?
We're a Montreal-based online retailer of premium quality essentials, known particularly so far for our men's boxer briefs. We have been rapidly growing since launching in 2021, and the brand is truly at a turning point to becoming a household name in Canada, and already growing rapidly in parallel in the US market.

Who is Manmade looking for?
We're looking for a detailed-oriented and organized Senior Executive Assistant to join the Manmade Team to support one of our Co-founders.

You are highly organized, proactive, and thoughtful in how you work. You enjoy anticipating needs, creating structure, and supporting others at a high level. You're comfortable handling sensitive information, working with changing priorities, and being a trusted partner behind the scenes.

This is a great fit for an experienced Executive Assistant who wants meaningful responsibility, close collaboration with leadership, and the opportunity to grow alongside a founder and a scaling business.

Is this for you?
We are growing so rapidly so things are changing so quickly and an in-house presence is required

What are we offering?
Aside from a competitive compensation package, the opportunity in itself is what you make of it. With the company growing 250%+ year over year for the past 3 years, and with expected growth to continue at a high pace for the next 2-3 years, there will be many different ways to grow within the company as it enters new markets, channels, and so on.We offer extended health and dental benefits, 100% fully paid by the employer. We offer catered lunches every day and all the snacks, drinks, coffee, and fruit you could want.

Responsibilities

• Act as a strategic partner to the Co-founder, managing inbox, communications, and priorities to ensure focus on the highest-impact work
• Own and optimize the calendar and time strategy, proactively protecting focus time and aligning schedules with business and personal priorities
• Prepare high-quality briefings, agendas, summaries, and follow-ups to ensure every meeting is purposeful and actionable
• Drive execution and follow-through by tracking commitments, coordinating stakeholders, and ensuring deliverables move forward
• Manage complex travel and logistics, optimizing for efficiency, cost, and recovery time
• Lead special projects that improve how the Co-founder and leadership team operate, from workflow improvements to cross-functional initiatives
• Manage relationships with investors, partners, and collaborators, including thoughtful follow-ups and coordination
• Own the Co-founder's LinkedIn presence as an extension of their voice, supporting brand, recruiting, and relationship-building
• Bring structure to ambiguity by building systems, processes, and operating rhythms
• Handle sensitive information with absolute discretion and sound judgment
• Support and mentor junior team members as needed, with room to grow into formal leadership over time

Requirements

• 5+ years in an Executive Assistant, Chief of Staff, or high-level support role
• Strong business acumen and comfort working directly with senior leadership
• Excellent communication skills, written, verbal, and presentation
• Proven ability to manage complex calendars, inboxes, and logistics
• Strong project management and follow-through skills
• Tech-savvy: Google Workspace, Slack, Outlook; bonus if familiar with automation or inbox management tools
• Experience handling confidential information with discretion
• Comfortable liaising with internal teams and high-level external stakeholders