Administrateur de projet

Job Description
À propos de BGIS
BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l'échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l'innovation par l'intermédiaire des services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie.

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SOMMAIRE
Le mandat de
l'Administrateur de projets
consiste à gérer un projet et ses activités financières. Ses tâches comprennent, entre autres, la conservation des documents, la mise en oeuvre, la gestion de données et une conformité aux exigences de fermeture du projet.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Mise en œuvre du projet

• Entrer les détails du projet dans les banques de données et compléter le processus de mise en œuvre du projet.

Suivi et documentation du projet

• Préserver les documents du projet, tels que les plans du projet, la durée des réunions, les contrats, les soumissions, les documents de clôture techniques et financières, etc.
• Faire le suivi du progrès et des délais du projet pour ensuite rédiger des rapports d'avancement afin de pouvoir réaliser le projet dans un délai convenable.

Gestion financière du projet

• Travailler avec les parties prenantes pour recueillir les documents de qualification des fournisseurs et s'assurer que ceux-ci connaissent bien les systèmes financiers.
• Gérer le processus de bon de commande.
• Faire concorder les bons de commande et les factures

Rapports du projet

• Rédiger divers rapports pour maintenir le suivi de l'état du projet, de ses coûts, des indicateurs de rendement principaux, etc.
• Évaluer les risques et les communiquer aux Gestionnaires de projet.

Gestion de la clôture du projet

• Gérer les besoins de clôture du projet.
• S'assurer de la réception, le rassemblement, le classement et l'approbation de tous les documents du projet.
• S'assurer de la réception de toutes les factures. Faire le suivi avec les fournisseurs au besoin. Faire concorder les bons de commande et les factures et veiller au paiement de toutes les factures.
• Évaluer et comparer les dépenses réelles du projet et les estimations des coûts.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Détenir un DEC ou un DEP.
• Posséder entre un et trois ans d'expérience en gestion de projets ou en administration.
• Posséder des compétences en administration et être doté d'un bon sens de l'organisation relié à l'expérience en travail administratif.
• Posséder des compétences et une expérience reconnue en soutien administratif d'un projet, de son démarrage à sa clôture.
• Démontrer une capacité et une expérience en documentation des données d'un projet avec grande minutie et justesse des données.
• Démontrer l'aptitude et l'expérience en production et rassemblement des données dans des rapports.
• Maîtriser, avec expérience, les outils informatiques, notamment la suite MS Office, et démontrer une capacité à apprendre rapidement le fonctionnement de nouveaux logiciels.
• Démontrer de grandes compétences à communiquer de façon efficace et claire avec les autres afin d'échanger et clarifier des données et faire le suivi des nouvelles applications.
• Bilingue : français et anglais, parlé et écrit

Certificats ou Agréments professionnels

• Non requis
• Démontrer un intérêt à obtenir une certification du Project Management Institute (ou de l'Association des professionnels en gestion de projet du Québec)

Chez BGIS, nous croyons en la diversité et l'inclusion comme moteurs commerciaux clés, de sorte que nous ne perdons jamais de vue de son importance car elle est tissée dans le tissu de notre organisation. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacle en offrant des opportunités d'emploi équitables grâce au recrutement et à la sélection d'individus de tous horizons. Nous reconnaissons que la promotion de la diversité est un élément essentiel de notre quête du succès organisationnel