Assistant Administratif Exécutif

Titre du poste: Assistant Administratif Exécutif

Description du poste

Assistant Administratif Exécutif pour soutenir le VP responsable de la planification et de la performance inter-programmes. Dans ce rôle, vous soutiendrez le responsable de département dans le suivi et la coordination des activités quotidiennes.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions, filtrer leur boîte de réception et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Suivre les activités, les dossiers et les demandes liés aux équipes.
• Organiser des réunions, des déplacements professionnels et préparer les rendez-vous.
• Maintenir des dossiers confidentiels et mettre à jour les documents financiers, y compris les dépenses et les dossiers internes.
• Produire des documents, des présentations, des rapports et des graphiques à l'aide de logiciels de bureau.
• Recommander et créer des améliorations de processus et des outils internes.
• Assurer le suivi des demandes d'accès informatique et des incidents.
• Soutenir l'équipe de direction dans divers projets, coordonner les événements et gérer les fournitures de bureau et les bons de commande.
• Responsable de la réallocation de l'équipe entière lors du déménagement des bureaux, en veillant à ce que chaque équipe ait tout le matériel et les outils nécessaires.

Compétences Essentielles

• 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif, expérience de gestion de calendrier et de réservation de voyages.
• Bilingue (français en premier).
• Doit être citoyen canadien.

Compétences Supplémentaires & qualifications

• Diplôme collégial en gestion de bureau ou équivalent.
• Connaissance approfondie des applications informatiques, du traitement de texte, des tableurs, des bases de données et des logiciels de présentation.
• Expérience avec des employés syndiqués.
• Expérience avec Concur.
• Autonomie, proactivité et capacité à orienter les solutions.
• Confortable dans un environnement syndiqué et axé sur les employés.

Type de poste & Emplacement

Ce poste Contract est basé à Saint-Benoit, QC.

Taux de rémunération & Avantages

La fourchette salariale associée à ce poste est de $ $30.00/hr.

Type de milieu de travail

Il s'agit d'un poste fully onsite, situé à Saint-Benoit,QC.

Job Title: Executive Administrative Assistant

Job Description

Executive Administrative Assistant to support the VP Head of Cross-program Business Planning & Performance. In this role, you will assist the department manager in the follow-up and coordination of daily activities.

Responsibilities

• Manage the agenda of the head and organize meetings, filter their inbox, and follow up on actions to be taken.
• Track activities, files, and requests related to teams.
• Organize meetings, business trips, and prepare appointments.
• Maintain confidential files and update financial documents, including expenses and internal records.
• Produce documents, presentations, reports, and graphs using office software.
• Recommend and create process improvements and internal tools.
• Follow up on IT access requests and incidents.
• Support the management team in various projects, coordinate events, and handle office supplies and purchase orders.
• Responsible for reallocating the whole team during office relocation, ensuring each team has all the equipment and tools needed.

Essential Skills

• 2 to 5 years' experience as an admin assistant, experience managing calendar and booking travel.
• Bilingual (French first).
• Must be a Canadian citizen.

Additional Skills and Qualifications

• College diploma in office management or equivalent.
• In-depth knowledge of computer applications, word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
• Experience with unionized employees.
• Experience with Concur.
• Autonomous, proactive, and solution-oriented.
• Comfortable working in a unionized and employee-focused environment.

Job Title: Executive Administrative Assistant

Job Description

Executive Administrative Assistant to support the VP Head of Cross-program Business Planning & Performance. In this role, you will assist the department manager in the follow-up and coordination of daily activities.

Responsibilities

• Manage the agenda of the head and organize meetings, filter their inbox, and follow up on actions to be taken.
• Track activities, files, and requests related to teams.
• Organize meetings, business trips, and prepare appointments.
• Maintain confidential files and update financial documents, including expenses and internal records.
• Produce documents, presentations, reports, and graphs using office software.
• Recommend and create process improvements and internal tools.
• Follow up on IT access requests and incidents.
• Support the management team in various projects, coordinate events, and handle office supplies and purchase orders.
• Responsible for reallocating the whole team during office relocation, ensuring each team has all the equipment and tools needed.

Essential Skills

• 2 to 5 years' experience as an admin assistant, experience managing calendar and booking travel.
• Bilingual (French first).
• Must be a Canadian citizen.

Additional Skills and Qualifications

• College diploma in office management or equivalent.
• In-depth knowledge of computer applications, word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
• Experience with unionized employees.
• Experience with Concur.
• Autonomous, proactive, and solution-oriented.
• Comfortable working in a unionized and employee-focused environment.

Job Type & Location

This is a Contract position based out of Saint-Benoit, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $ $30.00/hr.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Saint-Benoit,QC.

À propos d'Aston Carter:

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l'acquisition de talents, la chaîne d'approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d'un grand nombre d'entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d'avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing pour notre service aux clients et aux talents.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l'âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d'ancien combattant, d'un handicap, de l'orientation sexuelle, de l'identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d'accommodement raisonnable, tel que la modification ou l'ajustement du processus de demande d'emploi ou d'entrevue à cause d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à pour connaître d'autres options d'accommodement.

Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP Canada – Québec)

Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR Canada – Québec)

About Aston Carter:

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing double diamond winner for both client and talent service.

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email for other accommodation options.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP Canada – Quebec)

Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR Canada – Quebec)

---