Adjoint-e administratif-ve au Syndic

Sous l'autorité directe du syndic et en lien avec le directeur général et secrétaire de l'Ordre pour les aspects administratifs, l'adjoint-e administratif-ve au syndic assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel au Bureau du syndic.

Il/Elle contribue au bon fonctionnement des activités du syndic, au suivi rigoureux des dossiers relevant de sa compétence et à la qualité du service offert au public, dans le respect des règles de confidentialité, d'indépendance et de rigueur propres aux fonctions du syndic et à la mission de protection du public de l'Ordre.

Responsabilités principales

• Répondre aux appels, courriels et demandes du public relatifs aux plaintes ou aux dossiers relevant des travaux du syndic et assurer un accueil professionnel et structuré;
• Effectuer le tri, la consignation et la transmission des informations et documents au syndic, selon leur nature et leur niveau de sensibilité;
• Assurer le suivi administratif complet des dossiers de plaintes et des dossiers relevant du Bureau du syndic, incluant :
• l'ouverture et la fermeture des dossiers;
• la gestion documentaire;
• le respect des échéanciers et des étapes procédurales;
• Apporter un soutien administratif continu au syndic, au syndic adjoint, aux experts mandatés, aux plaignants et aux membres concernés;
• Planifier, coordonner et confirmer les rendez-vous liés aux expertises, examens sommaires, entrevues et autres rencontres requises par le syndic;
• Tenir à jour les tableaux de suivi, registres et outils de gestion du Bureau du syndic;
• Produire, à la demande du syndic, des rapports de suivi ou des documents administratifs liés aux activités du Bureau du syndic;
• Assurer la gestion, la classification et la conservation des dossiers du syndic conformément aux règles applicables, aux politiques internes et aux exigences de confidentialité;
• Collaborer avec la direction générale pour toute question administrative ou organisationnelle touchant le fonctionnement du Bureau du syndic;
• Effectuer toute autre tâche connexe relevant du mandat et des responsabilités du syndic.

Nonobstant l'affectation principale du poste au Bureau du syndic, la personne titulaire peut être appelée, à la demande du directeur général et secrétaire de l'Ordre, à participer ponctuellement à certaines activités organisationnelles, notamment afin d'assurer le remplacement temporaire d'une absence, de contribuer à la tenue du congrès de l'Ordre ou de prendre part à d'autres événements ou activités institutionnelles.

Profil recherché

• Formation en secrétariat juridique ou en technique juridique (DEP ou DEC), ou toute autre formation jugée équivalente;
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente dans un poste d'adjoint(e) administratif(ve), idéalement dans un environnement juridique, réglementaire ou institutionnel;
• Bonne compréhension ou connaissance du système professionnel québécois (un atout important);
• Sens aigu de l'organisation, de la rigueur et de la gestion du temps et des priorités;
• Excellentes compétences rédactionnelles en français;
• Excellente maîtrise du français parlé et bonne connaissance de l'anglais parlé;
• Aisance à communiquer avec une clientèle variée, souvent dans des contextes sensibles, et excellente capacité d'écoute;
• Empathie, discrétion, jugement professionnel, souci du détail et esprit d'analyse;
• Capacité à travailler avec des informations confidentielles et à respecter strictement les règles de confidentialité.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 45 000,00$ à 55 000,00$ par an

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel