Coordonnateur en Estimation

Coordonnateur en estimation & approvisionnement

Relevant de : VP Approvisionnement et Estimation

Lieu : Montréal (Québec)

L'OPPORTUNITÉ

Le Coordonnateur en estimation & approvisionnement soutient l'équipe d'estimation tout au long des phases de pré-construction et de construction de projets résidentiels, commerciaux et industriels. Ce rôle consiste à coordonner la documentation, les logiciels (Procore), à appuyer la préparation des estimations de coûts, à gérer les appels d'offres, à assurer le suivi auprès des sous-traitants et fournisseurs, et à veiller à une circulation précise et efficace de l'information entre les équipes internes et les partenaires externes. Le poste joue un rôle clé dans le soutien aux processus de pré-construction, en contribuant au respect des échéanciers et à la fluidité de l'exécution.

RESPONSABILITÉS

Soutien à l'estimation et à la pré-construction

• Assister les estimateurs dans la préparation des estimations de coûts et des budgets de construction résidentielle
• Compiler, organiser et distribuer les plans, devis et addendas
• Soutenir les relevés de quantités et les comparaisons de coûts, au besoin
• Maintenir les dossiers d'estimation, les bases de données de prix et l'historique des coûts

Coordination des appels d'offres et des sous-traitants

• Préparer et transmettre les invitations à soumissionner aux sous-traitants et fournisseurs
• Effectuer les suivis des soumissions, clarifier les questions de portée des travaux et assurer le suivi des réponses
• Analyser et organiser les soumissions des sous-traitants pour révision par les estimateurs
• Assurer une couverture adéquate des soumissions et la conformité aux exigences de portée

Documentation et rapports

• Maintenir une documentation exacte et des systèmes de classement efficaces pour la pré-construction
• Préparer les sommaires de soumissions, tableaux comparatifs et rapports internes
• S'assurer que les estimations respectent les normes internes et les processus d'approbation
• Participer à la préparation de la documentation de transfert vers les équipes de gestion de projets
• Participer à l'émission et à la gestion des contrats

Communication et collaboration

• Agir comme point de contact entre les équipes d'estimation & d'approvisionnement et des opérations
• Coordonner les activités internes afin de respecter les échéanciers et délais
• Contribuer à l'amélioration continue des outils et processus d'estimation

QUALIFICATIONS

• Diplôme ou certificat en administration, gestion des contrats et/ou gestion de la construction
• De 2 à 5 ans d'expérience en coordination d'estimation ou dans un rôle similaire en construction résidentielle
• Bonne compréhension des méthodes, matériaux et corps de métiers en construction résidentielle
• Expérience de travail avec des sous-traitants et des fournisseurs
• Maîtrise des logiciels d'estimation (ex. : PlanSwift, Bluebeam ou équivalent)
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office
• Capacité à lire et interpréter des plans et devis de construction (un atout)
• Excellentes aptitudes organisationnelles, avec un souci élevé du détail et de l'exactitude
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des échéanciers serrés
• Excellentes compétences en communication; bilinguisme français et anglais (oral et écrit)

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.

Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment, en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.

Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

Note: L'usage du masculin a pour seul but d'alléger la lecture

____________________________________________________

Estimation & Procurement Coordinator

Reports to: VP Procurement and Estimation

Location: Montreal, Quebec

THE OPPORTUNITY

The Estimation & Procurement Coordinator supports the Estimation team throughout the pre-construction and construction phase of residential, commercial and industrial construction projects. This role is responsible for coordinating documentation, software programs (Procore), assisting with cost estimates, managing bid packages, follow up with subcontractors and suppliers and ensuring accurate and timely flow of information between internal teams and external subcontractors/suppliers. The position plays a key role in supporting pre-construction processes, contributing to meeting deadlines and ensuring smooth execution.

RESPONSIBILITIES

Estimation & Pre-Construction Support

• Assist Estimators in preparing residential construction cost estimates and budgets
• Compile, organize, and distribute plans, specifications, and addenda
• Support quantity take-offs and cost comparisons as required
• Maintain estimate files, pricing databases, and historical cost data

Bid & Subcontractor Coordination

• Prepare and issue bid invitations to subcontractors and suppliers
• Follow up on bids, clarify scope questions, and track responses
• Analyze and organize subcontractor quotes for estimator review
• Ensure bid coverage and compliance with scope requirements

Documentation & Reporting

• Maintain accurate pre-construction documentation and filing systems
• Prepare bid summaries, comparison tables, and internal reports
• Ensure estimates follow internal standards and approval processes
• Assist with handover documentation to Project Management teams
• Participate in contract issuance & management

Communication & Collaboration

• Act as a point of contact between Estimation & Procurement, and Operations
• Coordinate internally to ensure timelines and deadlines are met
• Support continuous improvement of estimation tools and processes

QUALIFICATIONS

• Diploma or certificate in administration, contracts and/or construction management
• 2–5 years of experience in estimation coordination or a similar role in residential construction
• Solid understanding of residential construction methods, materials, and trades
• Experience working with subcontractors and suppliers
• Proficiency with estimating software (e.g., PlanSwift, Bluebeam, or equivalent)
• Strong working knowledge of Microsoft Excel and the Office Suite
• Ability to read and interpret construction drawings and specifications (would be an asset)
• Strong organizational skills with high attention to detail and accuracy
• Ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines
• Excellent communication skills; bilingual in French and English (oral and written)

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.