Adjoint administratif

Sommaire du poste

Relevant de la direction générale et en collaboration avec le technicien comptable, le titulaire du poste a comme responsabilité première d'assurer l'administration générale de la FCAQ. De plus, il assure la saisie des données des membres et partenaires, classe les documents et appuie la direction générale dans tous les processus de gouvernance de la FCAQ. Enfin, il appuie la prestation des services aux membres, notamment par la révision et la mise en page des rapports ainsi que la production des contrats.

Principales responsabilités

•       Assurer la production des obligations administratives de la FCAQ (registre des entreprises, renouvellement de contrats, relevés d'emploi, etc.) ;

•       Accueillir les appels et rediriger les courriels généraux vers les bons membres de l'équipe ;

•       Assurer la saisie des données des membres dans le CRM et maintenir à jours les divers registres et où listes des membres ;

•       Développer et gérer les ententes avec les fournisseurs et maintenir à jour l'ensemble des coordonnées des fournisseurs ainsi que les procédures de gestion interne ;

•       Maintenir à jour les dossiers des employés ;

•       Répertorier les infrastructures technologiques et matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la FCAQ et assurer les acquisitions et le soutien nécessaire ;

•       Produire les procès-verbaux des CA, AGA et autres comités qui relèvent de la gouvernance de la FCAQ ;

•       Participer activement à la rédaction des demandes de subvention ;

•       Produire les diverses redditions de compte annuelles, en étroite collaboration avec la direction générale et le technicien comptable ;

•       Assurer la production et/ou révision et la mise en page des rapports, offres de services et contrats qui émanent de la FCAQ et ce, en collaboration avec l'ensemble de l'équipe ;

•       Appuyer l'équipe dans la production des projets en communication ainsi qu'au développement et à la mise à jour d'outils et/ou de programmes destinés aux membres ;

•       Effectuer toute tâche cléricale nécessaire au bon fonctionnement de la FCAQ ainsi que lors de la prestation de services auprès des membres ;

Profil de compétences, qualifications et aptitudes requises

·       Détenir un DEC technique ou un AEC en bureautique ou, à défaut, un DEP en secrétariat et 10 ans d'expérience professionnelle pertinente ;

·       Excellente connaissance du français, tant à l'écrit qu'à l'oral ;

·       Grande connaissance des outils informatiques, notamment la suite Office ;

·       Curiosité et capacité d'apprentissage ;

·       Excellent sens de l'organisation, un bon esprit d'équipe et de la débrouillardise ;

·       Être intéressé par les valeurs et les entreprises coopératives ;

·       Avoir un bon esprit de synthèse et être toujours orienté envers la satisfaction de la clientèle ;

·       Connaissance des applications d'intelligence artificielle pertinentes à la FCAQ un atout.

Ce que nous offrons :

·       Poste temps plein 35h/semaine;

·       Assurances collectives après 3 mois;

·       Remboursement des frais du téléphone cellulaire;

·       Prêt d'équipement informatique, au besoin;

·       Lieu de résidence : idéalement à Québec et ses environs pour travail en mode hybride. Ouverture à discuter d'un mode de travail à 100% en télétravail;

·       Des congés payés supplémentaires pour assurer 2 semaines sans travailler pour la période des Fêtes;

·       Travailler avec une équipe dynamique qui souhaite faire rayonner les coopératives d'alimentation

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