Adjoint(e) de direction bilingue

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé qui occupera ce poste devra interagir avec des clients et des tiers qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais. Ce poste exige également que le candidat soit en mesure d'interagir de façon fluide avec ses collègues dans nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Comme nous estimons que plus de 60 % du travail requis par ce poste doit être effectué en anglais, les exigences linguistiques pour ce poste sont un niveau élevé d'écriture de compréhension de lecture ainsi qu'un niveau débutant de communication orale.

Nous recrutons un(e) Adjoint(e) de direction bilingue (Litige) pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le/la candidat(e) retenu(e) doit avoir un minimum de 5 ans d'expérienceen tant qu'adjoint(e) de direction/juridique, idéalement acquise dans un environnement de services professionnels ou dans un domaine du litige  et sera responsable d'apporter un soutien aux fonctions de direction et à la pratique de litige d'un(e) associé(e). Le ou la candidat(e) retenu(e) fournira un soutien administratif de haut niveau visant la gestion de la pratique, les fonctions de direction et les initiatives de développement des affaires. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride.

À titre d'Adjoint(e) de direction bilingue (Litige), vos tâches seront les suivantes :

Soutien aux associé(e)s et aux clients

• Anticiper les besoins de l'associé(e) afin d'optimiser son temps en gérant une liste de priorités, la planification et la charge de travail afin de s'assurer que l'information est adéquatement préparée pour les réunions, y compris le breffage sur le calendrier quotidien et hebdomadaire, ainsi que la création, la gestion et la coordination de la réception de la documentation et du matériel requis avant les réunions.  Mettre en place une méthode systématique de suivi des échéances et de l'accomplissement des tâches.  Gérer les calendriers de l'associé(e) de manière autonome, planifier les rendez-vous, prévoir les besoins et les changements, et déplacer les réunions, au besoin.  
• Mettre à jour le calendrier de l'associé(e) désigné(e), y compris ses réunions, rendez-vous et échéances, ainsi que les activités liées aux clients. Coordonner la logistique des conférences internes et externes, les activités de développement des affaires, les réunions et événements (p. ex., les communications, l'emplacement, les repas, l'équipement technique, le matériel, les réponses aux invitations et les déplacements), avec un minimum d'encadrement, voire aucun.  Se rendre sur les lieux des événements pour confirmer la logistique, au besoin. 
• Réserver et coordonner les déplacements de l'associé(e) et les dispositions connexes, y compris la préparation des itinéraires et les rapports de dépenses liés aux déplacements, conformément aux préférences de l'associé(e), en coordination avec les ressources du cabinet relatives aux déplacements et dans le respect des politiques en matière de déplacements du cabinet et des clients. Effectuer le rapprochement des relevés de cartes de crédit et des reçus, au besoin.
• Mettre régulièrement à jour les noms et adresses des personnes-ressources dans la base de données des clients.
• Coordonner les réunions avec les clients, notamment la réservation des salles et l'organisation des services de restauration ou de l'équipement audiovisuel nécessaires.
• Gérer l'information confidentielle du cabinet et des clients. 
• Répondre aux demandes personnelles périodiques.

Fonctions liées à la réception des courriels, du courrier et des appels

• Surveiller les courriels et gérer la boîte de réception de l'associé(e), évaluer les priorités, rassembler les renseignements pertinents, prendre les mesures appropriées et préparer une réponse.
• Examiner et acheminer les communications par courrier entrant et organiser des services de courrier ou de messagerie spécialisés, s'il y a lieu.
• Recevoir, traiter, filtrer et/ou acheminer les appels entrants selon les instructions de l'associé(e); répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients; et prendre les messages, au besoin.

Gestion des dossiers et du temps

• Gérer les dossiers, notamment : ouvrir de nouveaux dossiers, tenir à jour des dossiers volumineux et complexes, mettre en place, maintenir et utiliser un système de classement et de recherche ordonné afin de faciliter la consultation des documents existants en version papier ou électronique, et organiser les dossiers de droit ainsi que les précédents. 
• En collaboration avec l'équipe de la gestion des dossiers et du soutien administratif, créer des dossiers clients et les tenir à jour et les conserver conformément aux politiques et aux directives du cabinet.

Fonctions financières et administratives

• Aider à la préparation et à la finalisation de la saisie du temps, au besoin de façon quotidienne, selon les normes du cabinet, en vue d'un traitement par l'adjoint(e) chargé(e) de la facturation. 
• Travailler avec les Services financiers pour coordonner l'ouverture de nouveaux dossiers : Client/Sujet (Connaître son client).
• Coordonner les activités avec le personnel des secteurs fonctionnels (Services de bureau, Marketing, etc.), selon les besoins.

Documents

• Préparer, réviser, corriger, mettre en forme, imprimer et numériser la correspondance, les mémoires, les présentations, les documents transactionnels ou de litige volumineux, les rapports, les formulaires, les étiquettes ainsi que d'autres documents imprimés, par dictée, dactylographie ou selon d'autres instructions, conformément aux exigences de l'associé(e).
• Coordonner et répartir les tâches à effectuer par différents groupes de ressources tels que les spécialistes des documents, le personnel de soutien administratif, les analystes de la facturation, etc., selon le cas, en veillant à ce qu'elles soient accomplies dans les délais impartis.
• Corriger des documents en veillant à leur clarté et à leur exactitude sur le plan de la mise en forme, de l'orthographe et de la grammaire.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d'adjoint(e) juridique ou certificat d'études supérieures en administration de bureau ou en technologies de l'information et des communications, ou l'équivalent.  
• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction/juridique, idéalement acquise dans un environnement de services professionnels. Une expérience de deux ans ou plus dans le domaine du litige constitue un atout.
• Les fonctions peuvent exiger une disponibilité en dehors des heures de travail habituelles et une présence au bureau plus fréquente pour gérer les demandes et y répondre dans les délais impartis.
• Bilinguisme (français et anglais, à l'oral et à l'écrit)

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.