Adjoint(e) de direction principal(e)

Poste :
adjoint(e) de direction principal

Lieu de travail :
Montréal (hybride)

Salaire :
jusqu'à $ selon l'expérience + avantages sociaux exceptionnels

Type de poste :
permanent, temps plein, 35 heures par semaine

Rejoignez une organisation nationale animée par une mission et jouez un rôle central dans le soutien au leadership et à la gouvernance qui ont un impact significatif sur la vie des Canadiens. Relevant directement du directeur général national, l'
adjoint(e) de direction
fournit un soutien administratif, stratégique et en matière de gouvernance de haut niveau au bureau du directeur général, au conseil d'administration national et à plusieurs comités nationaux.

Il s'agit d'un poste de haut niveau, basé sur la confiance, idéal pour un(e) professionnel(le) proactif(ive) qui s'épanouit dans un environnement dynamique et axé sur les objectifs.

Responsabilités principales :

• Fournir un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur exécutif national et au président national.

• Coordonner les réunions du conseil d'administration national et de ses comités, y compris la planification, la logistique, la préparation des documents, les tâches de secrétaire de séance et le suivi des mesures à prendre.

• Préparer des procès-verbaux précis et opportuns, en utilisant Microsoft Copilot et les technologies de réunion pour faciliter la prise de notes, la synthèse et la documentation finale.

• Gérer le cycle de vie des politiques de gouvernance, y compris la mise à jour, le suivi et la maintenance de la bibliothèque et du registre des politiques de l'organisation.

• Soutenir les initiatives de planification stratégique, y compris les activités de suivi et d'évaluation de la mise en œuvre.

• Maintenir les outils et les systèmes permettant de suivre les livrables, les résultats et les indicateurs de performance clés (KPI).

• Planifier et coordonner la logistique de l'assemblée générale annuelle et de la conférence sur le leadership.

• Soutenir le comité national de nomination et le responsable des élections dans l'administration des élections du conseil d'administration conformément aux statuts de l'organisation.

• Tenir à jour tous les registres et documents officiels de l'entreprise, y compris les lettres patentes, les statuts, les règlements, les politiques et les procès-verbaux.

• Superviser les dépôts annuels au niveau fédéral et provincial (Corporations Canada, Registraire des entreprises du Québec) et veiller au respect continu de la réglementation et des obligations en matière de charité.

Qualifications et expérience :
- Formation postsecondaire dans un domaine pertinent et au moins cinq (5) ans d'expérience dans un poste de cadre supérieur, d'adjoint de direction ou de soutien à la gouvernance.

• Expérience avérée dans le soutien aux conseils d'administration, y compris les processus de gouvernance, la rédaction de procès-verbaux et la gestion des documents de l'entreprise.

• Maîtrise avancée de Microsoft Office et grande aisance avec les plateformes et technologies de réunion virtuelle (Teams, Zoom, Owl, etc.).

• Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion de projets, avec un grand souci du détail.

• Capacité avérée à gérer plusieurs priorités, à respecter des délais serrés et à travailler efficacement sous pression.

• Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles, y compris occasionnellement le soir et le week-end, et pour voyager au Canada environ 4 à 6 fois par an.

Si vous êtes passionné par le soutien à des travaux ayant un impact au niveau national et que vous aimez être au cœur du leadership et de la gouvernance organisationnels, nous vous encourageons à postuler.

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Numéro du permis CNESST : AP et AR

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

Position:
Senior Executive Assistant
Location:
Montreal (Hybrid)

Salary:
Up to $90K based on experience + amazing benefits package

Job Type:
Permanent, Full-Time 35 hours per week

Join a mission-driven national organization and play a pivotal role in supporting leadership and governance that makes a meaningful impact in the lives of Canadians. Reporting directly to the National Executive Director, the
Executive Assistant
provides high-level administrative, governance, and strategic support to the Office of the Executive Director, the National Board of Directors, and multiple national committees.

This is a trusted, senior-level role ideal for a proactive professional who thrives in a dynamic, purpose-focused environment.

Key Responsibilities:

• Provide senior-level administrative and strategic support to the National Executive Director and National President.

• Coordinate meetings of the National Board of Directors and its committees, including scheduling, logistics, preparation of materials, recording secretary duties, and follow-up on action items.

• Prepare accurate and timely meeting minutes, leveraging Microsoft Copilot and meeting technologies to support note capture, synthesis, and final documentation.

• Manage the governance policy lifecycle, including updating, tracking, and maintaining the organization's policy library and registry.

• Support strategic planning initiatives, including implementation tracking and evaluation activities.

• Maintain tools and systems to monitor deliverables, outcomes, and key performance indicators (KPIs).

• Plan and coordinate logistics for the Annual General Meeting and Leadership Conference.

• Support the National Nominating Committee and Electoral Officer in administering Board elections in accordance with organizational By-Laws.

• Maintain all corporate records and official documents, including Letters Patent, By-Laws, Regulations, Policies, and Minutes.

• Oversee annual federal and provincial filings (Corporations Canada, Registraire des entreprises du Québec) and ensure ongoing regulatory and charitable compliance.

Qualifications & Experience:
- Post-secondary education in a relevant field and a minimum of five (5) years' experience in a senior administrative, executive assistant, or governance support role.

• Demonstrated experience supporting Boards of Directors, including governance processes, minute-taking, and corporate documentation management.

• Advanced proficiency in Microsoft Office and strong comfort with virtual meeting platforms and technologies (Teams, Zoom, Owl, etc.).

• Exceptional organizational and project management skills with a strong attention to detail.

• Proven ability to manage multiple priorities, meet tight deadlines, and perform effectively under pressure.

• Availability to work flexible hours, including occasional evenings and weekends, and to travel within Canada approximately 4-6 times per year.

If you are passionate about supporting impactful work at a national level and enjoy being at the heart of organizational leadership and governance, we encourage you to apply.

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CNESST permit numbers: AP et AR

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