Administrateur(trice) service du courrier

PPI (une filiale indépendante de iA Financier) est une organisation de marketing d'assurance qui se situe entre les conseillers indépendants et les compagnies d'assurance. D'un océan à l'autre, nous fournissons des services à valeur ajoutée et un soutien tels que des outils numériques, de l'éducation, du marketing et du traitement, afin d'aider les conseillers à élever et à développer leurs affaires dans un esprit de responsabilité sociale.

Chez PPI, chaque jour, vous avez l'occasion de faire une différence significative lorsque vous aidez nos conseillers en assurance indépendants à offrir la sécurité financière et la tranquillité d'esprit à leurs clients : les familles et les entreprises canadiennes.

En vous joignant à PPI, vous ferez partie d'un milieu de travail diversifié, inclusif et équitable qui valorise les différentes perspectives. Vous bénéficierez d'une culture axée sur les gens, inclusive et collaborative, avec des possibilités d'apprendre et de développer vos compétences, de faire évoluer votre carrière et d'avoir un impact significatif.

Ce sont nos gens qui nous font progresser grâce à des idées novatrices et à un engagement envers l'excellence. Nous travaillons dur et veillons toujours à nous amuser en cours de route.

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Administrateur(trice) service du courrier

L'objectif principal de l'administrateur(trice) des services postaux est de recevoir, trier et distribuer le courrier entrant, ainsi que de préparer le courrier sortant destiné aux contacts internes et externes. L'administrateur(trice) des services postaux assure également le remplacement à la réception et accomplit d'autres tâches administratives selon les besoins.

Les titulaires du poste doivent faire preuve d'un haut niveau de précision et d'attention aux détails, communiquer de manière claire et professionnelle avec tous les niveaux d'employés, et être capables de prioriser les tâches de façon appropriée.

Responsabilités:

• Trier et distribuer le courrier destiné aux conseillers, au personnel et aux départements.

• Trier et préparer le courrier sortant chaque jour.

• Gérer la collecte et la livraison des colis par messagerie.

• Assumer la responsabilité des tâches assignées, y compris reconnaître les urgences et aider à résoudre les problèmes.

• Résoudre les problèmes liés à la livraison et/ou à la distribution du courrier.

• Mettre à jour les listes de distribution conformément aux politiques et procédures internes, si nécessaire.

• Peser le courrier pour déterminer les frais d'affranchissement exacts à l'aide de la machine à affranchir.

• Réadresser le courrier non livrable en raison d'informations d'adresse incomplètes ou autres raisons.

• Créer et/ou téléverser des documents dans le système WealthServ selon les demandes et les besoins.

• S'assurer que tous les avis urgents sont envoyés de manière sécurisée aux conseillers dans les délais requis, sur demande et au besoin.

• Fournir un soutien à la réception selon les besoins.

• Poser des gestes qui encouragent, reflètent et s'alignent avec les engagements ESG (Environnement, Social et Gouvernance) de PPI envers nos conseillers, leurs clients et nos employés.

• Autres responsabilités, tâches et projets spéciaux selon les besoins.

Formation, compétences et expérience :

• Un niveau débutant en anglais est requis, car la personne titulaire du poste devra comprendre les points principaux de documents rédigés en anglais et établir des relations avec des conseillers et collègues anglophones au quotidien.

• Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle clérical, administratif ou similaire

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec capacité démontrée à gérer efficacement plusieurs tâches et responsabilités

• Précision, souci du détail et compétences en saisie de données éprouvés

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale

• Solides compétences interpersonnelles avec capacité démontrée à développer et maintenir des relations et à travailler en équipe

• Capacité à représenter soi-même, le bureau et l'organisation de manière professionnelle et positive en tout temps

• Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles de manière professionnelle

• Connaissance des programmes Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint

• Connaissance de l'équipement de bureau courant et des systèmes téléphoniques/boîtes vocales

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Votre curriculum vitae pourrait être utilisé pour d'autres postes à pourvoir.