Administrative Assistant

COORDONNATEUR/TRICE DE BUREAU – ADJOINT(E) ADMINISTRATIF/VE

Salaire :
45 000 $ à $ (selon l'expérience)

Avantages sociaux :
Assurance dentaire et médicale, vacances payées, congé payé pour la période des Fêtes (24 déc. au 1er janv.), 5 jours de congé de maladie payés par année

À PROPOS DE NOUS

Nous sommes un petit cabinet juridique, dynamique et axé sur un service à la clientèle exceptionnel ainsi que sur un environnement de travail collaboratif. Nous sommes présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administrative bilingue, énergique, organisé et d'expérience, afin de soutenir notre pratique en croissance. Ce rôle convient parfaitement à une personne qui s'épanouit dans un milieu de travail rapide, apprécie la variété des tâches et souhaite contribuer au bon fonctionnement d'un bureau juridique.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Dans ce poste, vous jouerez un rôle essentiel dans les opérations quotidiennes du cabinet, notamment :

• Offrir un soutien administratif aux adjointes juridiques et à l'avocate
• Gérer l'ouverture et la fermeture de dossiers, la facturation et les comptes fournisseurs
• Assister dans les dossiers de testaments et successions
• Soutenir les transactions immobilières
• Superviser les tâches de réception et l'administration générale du bureau
• Assurer la numérisation et la bonne organisation des dossiers
• Effectuer des tâches de tenue de livres légère
• Contribuer à l'amélioration continue de nos procédures internes

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Nous espérons que vous possédez :

• Une expérience en travail administratif de bureau, incluant une certaine tenue de livres
• Une excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et Adobe
• Un atout : connaissance de Unity Accounting (ESI Law) et RealtiWeb (LawyerDoneDeal)
• D'excellentes aptitudes organisationnelles et un grand souci du détail
• Une attitude proactive et le désir de simplifier et améliorer les procédures internes
• Une aisance avec la rétroaction — tant pour en donner que pour en recevoir
• Le bilinguisme (anglais/français) est requis
• Un permis de conduire valide en Ontario ainsi que votre propre voiture

POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS

• Salaire concurrentiel $–55 000 $)
• Avantages médicaux et dentaires
• Vacances payées
• Fermeture du bureau avec congé payé entre Noël et le Jour de l'An
• 5 jours de congé de maladie payés par année
• Activités de consolidation d'équipe (p. ex. : spa, jeux d'évasion, sorties d'équipe, etc.)
• Un environnement professionnel, bienveillant et collaboratif où votre contribution est valorisée

COMMENT POSTULER

Si cette opportunité vous intéresse, nous serions ravis de recevoir votre candidature Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et votre CV à Kim Lanthier à l'adresse au plus tard le 7 décembre 2025.

Merci de considérer un poste au sein de notre cabinet. Nous apprécions sincèrement votre temps et votre intérêt.

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OFFICE COORDINATOR/ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Salary:
$45,000–$55,000 (commensurate with experience)

Benefits:
Dental and health benefits, paid vacation, paid Christmas break (Dec 24–Jan 1), 5 paid medical leave days per year

ABOUT US

We are a small, dynamic boutique law firm committed to exceptional client service and a collaborative work environment. We are currently seeking an energetic, organized, and experienced bilingual Administrative Assistant to support our growing practice. This role is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, enjoys variety in their work, and is eager to contribute to the smooth and efficient operation of a legal office.

KEY RESPONSIBILITIES

In this position, you will play an integral role in daily firm operations, including:

• Providing administrative support to law clerks and the lawyer
• Managing file opening, file closing, invoicing, and accounts payable
• Assisting in wills and estates files
• Supporting real estate transactions
• Overseeing receptionist duties and general office administration
• Ensuring proper digitization and organization of files
• Performing light bookkeeping tasks
• Helping us continually improve internal procedures

WHAT WE'RE LOOKING FOR

We hope you will bring:

• Experience in office administrative work, including some bookkeeping
• Strong proficiency with Microsoft Word, Excel, and Adobe
• Bonus points for familiarity with Unity Accounting (ESI Law) and RealtiWeb (LawyerDoneDeal)
• Excellent organizational skills and attention to detail
• A proactive mindset and a desire to help systems and workflows run more smoothly
• A love of feedback—both giving and receiving
• Bilingualism (English/French) is required
• An Ontario valid driver's license and access to your own vehicle

WHY JOIN US

• Competitive salary ($45,000–$55,000)
• Health benefits
• Paid vacation
• Paid office closure between Christmas and New Year
• 5 paid medical leave days per year
• Office team building activities (i.e. spa, escape room, team outings, etc.)
• A supportive, professional environment where your contributions are valued

HOW TO APPLY

If this sounds like the right opportunity for you, we would love to hear from you Please send your cover letter and CV to Kim Lanthier at no later than December 7, 2025.

Thank you for considering a position with our firm. We truly value your time and interest.