Adjoint(e) administratif(ve)/Administrative Assistant

(English to follow)

Adjoint(e) administratif(ve) / exécutif(ve)

Lieu :
Mont-Royal (TMR)

Horaire :
Du lundi au vendredi | Présentiel

Salaire :
65 000 $ – $ / an (selon l'expérience)

Avantages :
3 semaines de vacances | Environnement dynamique | Possibilités d'avancement

Secteur :
Fabrication

Responsabilités principales

Soutien exécutif

• Fournir un soutien administratif quotidien au président et à l'équipe de direction
• Gérer les calendriers, réunions et déplacements avec rigueur et souci du détail
• Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les présentations et les rapports
• Assurer la confidentialité et la discrétion lors du traitement d'informations sensibles

Administration du bureau

• Agir comme premier point de contact pour les visiteurs, clients et fournisseurs
• Gérer les fournitures de bureau, l'entretien des équipements et la coordination avec les fournisseurs
• Traiter le courrier entrant, les factures et la correspondance générale
• Soutenir les fonctions RH (intégration, collecte des feuilles de temps, dossiers des employés)
• Participer au suivi comptable de base et à la gestion des dépenses en collaboration avec la comptabilité

Soutien aux opérations

• Collaborer avec les équipes de production et de logistique sur les horaires, expéditions et documents
• Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques bien organisés
• Aider à la planification d'événements d'entreprise, de formations et de réunions SST
• Identifier et proposer des améliorations aux systèmes et processus administratifs

Qualifications

• Minimum de 3 ans d'expérience comme adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) administratif(ve) ou gestionnaire de bureau
• Expérience en environnement manufacturier ou industriel (atout)
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités
• Communication écrite et orale impeccable en
  français et en anglais
• Maîtrise de la suite
  Microsoft Office
  (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Connaissance d'un
  logiciel ERP
  ou comptable (atout)
• Professionnalisme, fiabilité et autonomie dans l'exécution des tâches

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Admin/Executive Assistant

Location:
TMR

Schedule:
Monday to Friday | On-site

Salary:
$65,000 – $80,000 / year (based on experience)

Benefits:
3 Weeks Vacation | Dynamic Environment | Growth Opportunity

Industry:
Manufacturing

Key Responsibilities

Executive Support

• Provide day-to-day administrative support to the President and management team.
• Manage calendars, meetings, and travel arrangements with attention to detail.
• Draft, proofread, and format correspondence, presentations, and reports.
• Maintain confidentiality and professionalism when handling sensitive information.

Office Administration

• Serve as the first point of contact for visitors, clients, and suppliers.
• Oversee office supplies, equipment maintenance, and vendor coordination.
• Process incoming mail, invoices, and general correspondence.
• Support HR functions such as onboarding, timesheet collection, and employee records.
• Assist with basic bookkeeping and expense tracking in coordination with accounting.

Operations Support

• Coordinate with production and logistics teams on schedules, shipping, and documentation.
• Maintain organized digital and physical filing systems.
• Assist in planning company events, training sessions, and health & safety meetings.
• Identify opportunities to improve administrative systems and processes.

Qualifications

• 3+ years of experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, or Office Manager.
• Experience in a manufacturing or industrial environment is an asset.
• Strong organizational and multitasking abilities with a proactive approach.
• Excellent written and verbal communication skills in English and French.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Experience with ERP or accounting software is a plus.
• Professional, dependable, and able to work independently with minimal supervision.