Coordinateur(trice) de Bureau et RH

Etes-vous prêt à participer à la révolution de la Legal Tech ?

Editeur SaaS leader en Europe, Dilitrust transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.

Notre impact : Des rapports d'assemblée générale à la gestion de la vie des contrats assistée par l'IA, nos équipes réparties entre la France, l'Espagne, l'Italie, le Canada, le Mexique et la zone MEA sont la force motrice de notre succès mondial. Nous sommes heureux de fournir un soutien quotidien à 2 400 clients dans 64 pays, dont 80 % de grandes entreprises cotées en bourse sur des marchés importants comme l'Europe, l'Amérique du Nord et le Moyen-Orient.

Notre ambition : Etre la première legal tech française à atteindre le statut de licorne, avec une valorisation dépassant le milliard d'euros.

Notre engagement: Dilitrust est reconnue pour offrir un environnement de travail positif et stimulant. Nous sommes fiers d'avoir obtenu le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.

Que trouverez-vous chez DiliTrust ?

L'innovation : Être à la pointe des avancées de la legal tech.

Impact mondial : Collaborer avec des équipes diverses dans un contexte international et multiculturel.

Développement de carrière : Se développer au sein de la future licorne de la technologie juridique.

Lieu de travail stimulant : Faites l'expérience de l'environnement positif "Happy at Work"

Vos reponsabilités :

Vous travaillerez sous la supervision du Directeur Général Régional et en étroite collaboration avec le département RH pour assurer un environnement de travail fluide et agréable. Vous jouerez également un rôle central dans l'amélioration continue de l'expérience des collaborateurs, en vous assurant que tous les aspects liés à leur cadre de travail soient optimisés.

Vos missions:

Gestion de bureau :

• Gestion des espaces de travail : assurer la gestion des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs pour garantir un environnement de travail confortable et fonctionnel.

• Coordination des services : superviser les services de nettoyage, de sécurité, de maintenance et de gestion des fournitures pour maintenir un cadre de travail optimal.

• Accueil et relations avec les visiteurs : gérer l'accueil des visiteurs et des nouveaux collaborateurs, en facilitant leur intégration dans l'entreprise

• Gestion administrative : gérer les commandes de fournitures bureautiques, de matériel informatique et d'autres besoins logistiques pour assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.

• Veille sur la sécurité et la conformité : assurer le respect des normes de sécurité et de santé au travail, en coordonnant les actions nécessaires avec les services compétents.

• Gestion budgétaire et optimisation des coûts : élaborer et suivre le budget du bureau, contrôler les dépenses opérationnelles (commandes, maintenance, services externes, événementiel) et collaborer étroitement avec le Directeur du pays pour proposer des mesures et garantir une allocation optimale des ressources.

• Servir de liaison entre les différents départements et gérer la communication interne au bureau

• Amélioration continue de l'espace de travail : proposer des idées et des solutions pour améliorer l'aménagement et l'ergonomie des espaces, dans le but de favoriser le bien-être des collaborateurs.

Support RH

• Servir de point de contact pour les employés concernant les politiques de l'entreprise et répondre à leurs besoins RH de manière réactive et bienveillante

• Coordination des procédures d'intégration et de départ des collaborateurs au Canada : Assurer le relais local pour coordonner les procédures liées aux arrivées et départs des collaborateurs, y compris la gestion du matériel informatique et technologique

• Assurer la gestion des avantages sociaux pour les employés basés au Canada, en garantissant une expérience fluide et agréable

• Gérer la paie en collaboration avec les prestataires externes et en coordination avec les équipes opérations RH globales

• Organiser des événements de renforcement d'équipe (team-building) et coordonner les activités du club social local afin de renforcer la culture d'entreprise et de favoriser une ambiance de travail positive.

• Travailler en étroite collaboration avec le département des ressources humaines pour garantir une gestion cohérente et harmonieuse des processus RH.

Votre profil

• Vous disposez de 3 à 5 ans d'expérience en gestion des bureaux et coordination d'événements, incluant des missions ressources humaines (paie, avantages sociaux, etc.)

• Vous possédez une forte capacité d'organisation et de gestion des priorités, ce qui vous permet de gérer efficacement plusieurs tâches tout en respectant les délais.

• Vous avez d'excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, essentielles pour interagir avec des interlocuteurs à différents niveaux au sein de l'entreprise.

• Vous êtes bilingue en anglais et en français, à l'oral comme à l'écrit, ce qui vous permet de collaborer aisément avec des équipes et partenaires internationaux dans le cadre d'échanges réguliers.

• Vous êtes expérimenté(e) dans la gestion des budgets et le suivi des dépenses.

• Proactif(ve) et orienté(e) solutions, vous prêtez une attention particulière aux détails et cherchez constamment à améliorer les processus pour garantir une meilleure productivité et un environnement de travail harmonieux.

Ce que nous vous proposons

• Rejoindre une société en pleine croissance dans un environnement international, bienveillant, et offrant des possibilités de mobilités (des bureaux en France, Italie, Espagne, Canada, Etats-Unis mais aussi Dubai ou encore Mexico)
• Notre "Charte de Télétravail" qui garantit un équilibre entre "Onsite" et "Remote"
• Assurance Santé
• REER
• 3 semaines offerte dés l'arrivée (+1 semaine après 3 ans)
• 5 jours personnels
• 50% de prise en charge des transports en commun
• Allocation sport pour booster votre bien-être
• Bonus trimestriel selon les performances de l'entreprise
• Prime de cooptation

Processus de recrutement

Tout va très vite chez DiliTrust Nous sommes capable de faire l'ensemble du processus de recrutement en moins de 15 jours après notre premier échange téléphonique

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

DiliTrust est une entreprise socialement responsable, attachée à la diversité de ses équipes et s'engage à favoriser l'égalité professionnelle à tous les niveaux.