administrative and operations coordinator//coordonnateur·trice administratif·ve et des opérations

CONTRACT OPPORTUNITY

ADMINISTRATIVE AND OPERATIONS COORDINATOR

The Native Women's Shelter of Montreal is seeking an experienced, bilingual (French and English) part-time Administrative and Operations Coordinator to support the organization's day-to-day administrative functions, oversee facility maintenance and coordinate key activities related to the ongoing renovation project.

POSITION TITLE:

Administrative and Operations Coordinator

TYPE OF POSITION:

hours/week (part-time)

LOCATION:

CONFIDENTIAL (downtown Montreal)

SALARY:

$26 - $28/hr

APPLICATION:

Please send a cover letter, your Curriculum Vitae and two letters of reference to the attention of:

The Native Women's Shelter of Montreal

Only those meeting the requirements will be contacted.

Indigenous Candidates are encouraged to apply.

Duties and Responsibilities

Under the supervision of the Human Resource and Administrative Manager and the authority of the Executive Director, the Administrative and Operations Coordinator is responsible for the following tasks:

1. Operations & Facility Coordination

• Oversee day-to-day operational needs of the shelter and administrative offices.
• Coordinate building maintenance, repairs, and service contracts with suppliers and contractors; as well be present to monitor.
• Track maintenance requests, ensure timely follow-up, and verify completion of work.
• Monitor workplace safety and compliance with CNESST standards, including fire safety protocols.
• Manage office and facility supply orders, ensuring cost efficiency and inventory control.
• Support logistical aspects of NWSM's renovation project by communicating with the contractors and HR&Admin Manager as needed.
• Keep staff informed of any construction activities or building disruptions.

2. Administrative & Executive Support

• Provide administrative support to the management team, including scheduling, meeting minutes, correspondence, and filing.
• Prepare and maintain administrative and operational documentation such as service agreements and purchase orders.
• Assist with vendor selection and quotes.
• Support procuring equipment, furniture, and supplies related to shelter or renovation needs.

3. Communication & Coordination

• Serve as liaison between NWSM Management team, contractors, and staff for renovation updates.
• Communicate building access changes, construction timelines, or disruptions to relevant teams.
• Coordinate deliveries, moving schedules, and temporary relocations during construction.

4. Compliance, Safety & Documentation

• Maintain records of inspections, permits, and safety documentation related to the facility.
• Support the update of operational policies and procedures of the NWSM.
• Additional tasks as required by the Admin team.

Qualifications:

Education & Experience

• College diploma (DEC) or bachelor's degree in administration, operations management, or a related field.
• Minimum of 2 - 3 years of experience in administration, operations, or facilities coordination (experience in non-profit or community settings is an asset).
• Experience coordinating multiple contractors or renovation projects is a strong asset.
• Experience supporting executives or managing cross-departmental logistics.
• Must be a holder of a Quebec Drivers License.

Skills & Attributes

• Bilingualism (English and French) required.
• Excellent organizational and multitasking abilities.
• Strong communication and interpersonal skills (written and verbal).
• Proficiency with Google Workspace (G-Suite), Microsoft Office, and other related software.
• High attention to detail and discretion when handling confidential information.
• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment.

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COORDONNATEUR·TRICE ADMINISTRATIF·VE ET DES OPÉRATIONS

Le Foyer pour Femmes Autochtones de Montréal (FFAM) est à la recherche d'une personne expérimentée et bilingue (français et anglais) pour occuper le poste à temps partiel de Coordonnateur·trice Administratif·ve et des Opérations, afin d'appuyer les fonctions administratives quotidiennes de l'organisme, superviser l'entretien des installations et coordonner les activités clés liées au projet de rénovation en cours.

TITRE DU POSTE:

Coordonnateur·trice Administratif·ve et des Opérations

TYPE DE POSTE:

25 à 30 heures par semaine (temps partiel)

LIEU:

Confidentiel (centre-ville de Montréal)

SALAIRE:

26 $ à 28 $/heure

POUR POSTULER:

Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation, votre curriculum vitae et deux lettres de référence à l'attention de :

Foyer pour femmes autochtones de Montréal

Seules les personnes répondant aux exigences seront contactées.

Les candidatures Autochtones sont fortement encouragées.

Tâches et Responsabilités

Sous la Supervision de la Gestionnaire des Ressources Humaines et de l'Administration, et l'autorité de la Directrice Exécutive, la coordonnatrice ou le coordonnateur Administratif et des Opérations est responsable des tâches suivantes :

1. Coordination des opérations et des installations

• Superviser les besoins opérationnels quotidiens du refuge et des bureaux administratifs.
• Coordonner l'entretien, les réparations et les contrats de services avec les fournisseurs et entrepreneurs, et assurer la présence sur place au besoin.
• Suivre les demandes d'entretien, assurer un suivi rapide et vérifier l'exécution des travaux.
• Surveiller la conformité en matière de santé et sécurité au travail (CNESST), incluant les protocoles de sécurité incendie.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et d'entretien, en assurant le contrôle des coûts et des stocks.
• Appuyer les aspects logistiques du projet de rénovation du FFAM en communiquant avec les entrepreneurs et la gestionnaire RH et administration, au besoin.
• Informer le personnel de toute activité de construction ou perturbation dans l'immeuble.

2. Soutien administratif et exécutif

• Fournir un soutien administratif à l'équipe de direction : planification, procès-verbaux, correspondance et classement.
• Préparer et maintenir la documentation administrative et opérationnelle (contrats de service, bons de commande, etc.).

• Participer à la sélection des fournisseurs et à l'obtention de soumissions.

• Appuyer l'achat d'équipement, de mobilier et de fournitures pour le refuge ou les besoins liés aux rénovations.

3. Communication et coordination

Servir d'intermédiaire entre l'équipe de direction du FFAM, les entrepreneurs et le personnel pour les mises à jour du projet de rénovation.

Communiquer tout changement d'accès à l'immeuble, calendrier de construction ou perturbation aux équipes concernées.

- Coordonner les livraisons, les horaires de déménagement et les relocalisations temporaires durant les travaux.

4. Conformité, sécurité et documentation

Maintenir les registres des inspections, permis et documents de sécurité liés aux installations.

Appuyer la mise à jour des politiques et procédures opérationnelles du FFAM.

- Effectuer toute autre tâche demandée par l'équipe administrative.

Qualifications

Formation et expérience

Diplôme d'études collégiales (DEC) ou baccalauréat en administration, gestion des opérations ou domaine connexe.

Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration, opérations ou coordination d'installations (expérience dans le milieu communautaire ou sans but lucratif, un atout).

Expérience en coordination de multiples entrepreneurs ou projets de rénovation (fort atout).

Expérience en soutien à la direction ou en gestion logistique inter-départementale.

- Permis de conduire valide du Québec obligatoire.

Compétences et qualités personnelles

• Bilinguisme (français et anglais) requis.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Solides compétences en communication interpersonnelle (orale et écrite).
• Maîtrise de Google Workspace (G-Suite), Microsoft Office et autres logiciels pertinents.
• Grande attention aux détails et discrétion dans le traitement d'informations confidentielles.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement dynamique.