Coordonnateur(trice) des événements, bilingue

McCarthy Tétrault est un cabinet d'avocats canadien qui offre une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes dans nos bureaux de Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver. Nous sommes ravis d'avoir été sélectionnés pour la onzième année consécutive en 2023 comme l'un des 100 meilleurs employeurs du Canada et d'avoir obtenu la distinction de l'un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la treizième année consécutive en 2025.Notre culture est fondée sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'esprit d'entreprise. Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunités nécessaires pour aider nos collaborateurs à développer leur plein potentiel.

Nous recrutons un(e) coordinateur(trice) d'événements pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le candidat retenu doit avoir un minimum de 2 ans d'expérience dans la coordination d'événements et sera responsable d'aider le spécialiste des événements dans divers événements, d'aider à trouver des cadeaux pour les événements et d'autres formes de soutien administratif. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride avec 3 jours au bureau par semaine.

Le bilinguisme est requis car il s'agit d'un poste de collaboration au niveau national et le ou la candidat(e) devra traiter et suivre diverses demandes de clients et de tiers qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais. Ce poste exige également que le ou la candidat(e) soit capable d'interagir de manière transparente avec ses collègues dans nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Étant donné que nous estimons que plus de 60 % du travail requis pour ce poste doit être effectué en anglais, et afin de garantir que l'employé à ce poste puisse accomplir ses tâches de manière autonome et efficace, les candidat(e)s à ce poste doivent être capables de communiquer de manière appropriée en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

À titre de coordonnateur(trice) des événements, vos tâches seront les suivantes :

• Sous la direction du gestionnaire principal des événements pour les clients et des spécialistes des événements pour les clients, le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements pour les clients apportera son soutien à la planification et à la réalisation d'événements en présentiel, hybrides et virtuels, notamment :
• Rechercher et réserver les sites, les services de divertissement et les autres services relatifs aux événements.
• Préparer les documents relatifs aux événements en présentiel.
• Rechercher les cadeaux de bienvenue et de présence, ainsi que les décorations.
• Rechercher les cadeaux de remerciement pour les conférenciers invités.
• Aider à l'installation d'un événement ainsi qu'au processus d'inscription sur place.
• Préparer les rapports de compte-rendu d'événements.
• Créer et réviser les listes d'invités en fonction des critères de ciblage.
• Préparer et coder les invitations à l'aide de la plateforme technologique du cabinet pour les événements.
• Mettre à jour les RSVP et les présences dans Salesforce.
• Préparer les rapports de compte-rendu d'événements.
• Organiser les réunions de lancement.
• Modifier les diapositives PowerPoint.
• Travailler en collaboration avec les autres équipes des opérations afin de vérifier que les besoins liés aux événements sont entièrement comblés.
• Traiter les factures et rapprocher les relevés de carte de crédit.
• Tenir le gestionnaire principal des événements pour les clients informé de l'avancement des projets, et des problèmes qui nécessitent un suivi aux responsables.
• Apporter un soutien pour les projets supplémentaires au besoin.

Le candidat idéal se distinguera par le profil suivant :

• Formation postsecondaire dans les domaines des affaires, du marketing, des communications, et/ou diplôme en gestion d'événements, un atout.
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Expérience des plateformes d'événements virtuels, un atout.
• Bilinguisme (français et anglais) – Un atout, mais pas requis.
• Maîtrise de la suite MS Office; capacité à apprendre rapidement et à tirer parti des nouvelles solutions technologiques. Expérience de travail avec Salesforce et SharePoint, un atout.
• Maturité professionnelle, dont de solides compétences relationnelles, ainsi que le sens du tact et de la discrétion.
• Excellentes capacités de communication tant verbale qu'écrite.
• Excellentes compétences organisationnelles. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à fixer des priorités dans des délais serrés.
• Capacité à effectuer des tâches désignées de façon systématique et logique, tout en accordant une grande attention aux détails.
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant et au rythme rapide.
• Capacité à travailler sur les lieux des événements.
• Faire preuve de souplesse et d'une bonne capacité d'adaptation.
• Être ouvert(e) à travailler des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe et, de façon régulière, en dehors des heures normales de bureau.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une assurance payée par le cabinet.
• Une rémunération concurrentielle incluant le paiement des heures supplémentaires.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.