Charge De Gestion Administrative Et Operationnelle H/F

Informations générales

CHARGE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET OPERATIONNELLE H/F 

Informations Générales

    ASCENS SERVICES est une entreprise spécialisée dans les prestations de services informatiques, notamment l'intégration, le déploiement, le support de solutions logicielles et la gestion des infrastructures techniques du système d'information.

Elle est une filiale du groupe AFRICA GLOBAL LOGISTICS (AGL) qui est le premier réseau de logistique intégré en Afrique et présent dans 49 pays. Notre groupe est le spécialiste du transport multimodal et propose des solutions logistiques, portuaires, maritimes et ferroviaires à l'ensemble de ses clients.

Description du poste Fonction 

ASSISTANT(E
CHARGE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET OPERATIONNELLE H/F

Type de contrat

STAGE

Localisation du poste

Afrique, Côte d'Ivoire, ABIDJAN

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

En tant que Gestionnaire Administratif et Opérationnel pour le centre d'innovation Yiri, votre mission principale sera de coordonner et de gérer les opérations quotidiennes du centre, en soutien aux différentes équipes travaillant au sein de celui-ci. Vos compétences sur les outils de la suite Office vous aideront également dans la prise en main de vos missions. Votre appétence pour le Digital et les Nouvelles Technologies serait un plus pour la gestion et la maintenance des différentes applications et installations du centre.
Responsable des services généraux :

• Assurer la gestion et l'organisation du centre : gestion des stocks (fournitures de bureau, équipements du centre, etc.), la gestion des courriers, la gestion des appels téléphoniques…

• Superviser l'entretien du lieu, des équipements et des installations

• Coordonner les différents prestataires : services de maintenance, les fournisseurs et les prestataires de services, etc.
Gestion administrative et financière :

• Identifier les nouveaux prestataires et récupérer les informations pour la création des comptes fournisseurs

• Gérer l'onboarding des nouveaux prestataires (code de conduite, etc.)

• Faire la demande des devis

• Suivre les bons de commandes et les paiements

• Ranger et classer les devis, les bons de commandes et les factures

• Effectuer un point bimensuel avec les équipes du centre de cette activité
Gestion et optimisation de l'occupation des lieux :

• Organiser l'aménagement des bureaux

• Gérer la réservation des salles et des bureaux et assurer l'utilisation optimale de l'espace disponible

• Coordonner le roulement des startups pour faciliter leur installation dans le centre
Appui à l'organisation d'événements :

• Collaborer avec l'équipe responsable de l'organisation d'événements pour mettre en place les infrastructures nécessaires (besoins logistiques, techniques, IT, bureautiques, etc.)
o Rédiger un brief évènementiel permettant la bonne coordination de l'avant-pendant et après évènement
o Gérer les invitations

• Assurer un bon déroulement global pour la réussite des événements organisés au centre

• Assurer un appui au responsable communication dans la rédaction des publications pour les réseaux sociaux
Gestionnaire opérationnel des programmes :

• Gérer l'onboarding technique et administratif des startups hébergées et des participants aux programmes

• Gérer le bon fonctionnement du système d'information (groupe teams, WhatsApp, etc.) et des équipements informations, en lien avec les équipes IT

• Assurer le suivi des plannings du centre (les salles, formations startups, évènements, etc.)

• Rédiger une newsletter pour informer les startups des différentes échéances à venir

• Gérer l'organisation des sessions individuelles avec les mentors, coachs et startups et leurs enregistrements
Appui opérationnel aux responsables du centre :

• Gérer l'ouverture et la fermeture du centre

• Gérer l'accueil des invités, des résidents, des visiteurs

Profil

• De formation supérieure Bac+4/5 type école d'ingénieur reconnue, dans les domaines de la gestion administrative, communication, moyens génraux ou diplôme équivalent

• Bonne connaissance de la gestion des services généraux, administrative, financière et opérationnelle

• Pour rappel : Les services généraux désignent l'ensemble des activités et des services qui contribuent au bon fonctionnement quotidien d'une entreprise, mais qui ne sont pas directement liés à son activité principale. Ils englobent la gestion des locaux, des équipements, de la logistique, de la sécurité, de l'entretien, et parfois des achats de fournitures et de matériels.

• Appétence pour l'entrepreneuriat, l'innovation et le monde du digital et des nouvelles technologies

Compétences clés attendues :

• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser les tâches

• Fortes compétences en communication permettant un accueil optimal

• Capacité à travailler en équipe

• Rigueur dans l'exécution

• Proactivité

• Être chaleureux, accueillant, souriant et dynamique

• Envie d'apprendre et de progresser rapidement

• Très bonne expression écrite et orale permettant la rédaction d'e-mails et documents professionnels

• Capacité à prendre des notes et à effectuer des comptes rendus

• Maîtrise de la suite Office notamment Word, PPT et Excel (Canva, Notion sont des plus ) ainsi qu'une bonne maîtrise des outils tech tels que le PC et son environnement de travail
Modalités :

• Stage de 3 mois, à pourvoir à partir du 1 octobre 2025

• Rémunération : FCFA

• Poste basé à adresse : Abidjan, Marcory
Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi et à contribuer au développement de l'écosystème entrepreneurial en Afrique, nous attendons votre candidature. Rejoignez-nous et soyez acteur/trice du changement au sein du Centre d'Innovation Yiri d'AGL.

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