Adjoint.e au président

Œuvrant dans l'industrie de l'hôtellerie et de la restauration depuis près de 50 ans, Gray Collection est une collection primée d'hôtels et de restaurants authentiquement locaux qui offrent aux voyageurs du monde entier un luxe convivial.

DESCRIPTION DE POSTE :
L'adjoint(e) de direction soutient le président en assurant la gestion efficace des opérations quotidiennes, de l'agenda et des priorités. Véritable partenaire de confiance, il/elle coordonne le suivi des dossiers stratégiques et appuie le comité de direction dans la préparation et le suivi des réunions. Discret(ète), organisé(e) et communicatif(ve), il/elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de la présidence et la mise en œuvre des initiatives stratégiques.

RESPONSABILITÉS :

• Gérer et suivre toutes les communications entrantes (appels, courriels) avec rigueur et professionnalisme.
• Organiser la logistique des réunions et événements, préparer les documents et procès-verbaux nécessaires, et assurer le suivi des décisions.
• Assister le président dans ses tâches quotidiennes, coordonner son agenda et planifier les réservations pour clients VIP et partenaires stratégiques.
• Mettre en œuvre des procédures, politiques et plans d'action pour structurer et optimiser les opérations du siège social.
• Gérer et suivre divers projets, assurer le respect des échéances et le bon avancement des tâches prioritaires.
• Communiquer et collaborer activement avec les directeurs et les gestionnaires, tout en servant de point de référence au sein du siège social.
• Préparer des rapports synthétiques, analyses et présentations pour soutenir la prise de décision du comité de direction.
• Maintenir un système de classement efficace, gérer les listes de contacts, les rapports de dépenses et les documents administratifs confidentiels.
• Coordonner la gestion des baux et la communication avec les locataires, tout en favorisant la collaboration inter-départements.
• En situation de crise ou de perturbation, réagir rapidement en coordonnant les actions nécessaires, diffusant les mises à jour et assurant le suivi des mesures.

QUALIFICATIONS :

• DEC ou un BAC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe.
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) bilingue (français et anglais)
• Solides compétences en organisation, planification et gestion du temps.
• Discrétion, jugement et sens aigu de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
• Attitude proactive, rigoureuse et orientée vers les solutions.
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire de soutien à la haute direction
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

AVANTAGES:

• Régime d'assurances collectives;
• RÉER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
• 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l'employé et 3 invités;
• Rabais avec nos partenaires d'affaires (transport, bien-être, loisir);
• Culture d'entreprise favorisant la valorisation des employés;
• Événements de reconnaissance pour les employés;
• Entreprise en pleine croissance (perspective d'évolution et développement personnel).

*Dans le présent document, nous avons tenté d'utiliser un vocabulaire neutre et adapté à toutes les personnes, peu importe leur genre. Toutefois, il peut arriver que certains termes, titres d'emplois et certaines tournures de phrase nous contraignent à utiliser le masculin comme genre neutre. Nous préférons vous en aviser.

Comme nous privilégions un environnement de travail inclusif, il est entendu que nous invitons toutes les personnes à postuler, peu importe leur genre.