Administrative Assistant

Le français suit l'anglais

Summary of position

Srividya Iyer (Ph.D., Canada Research Chair, Youth, Mental Health and Learning Health Systems (Tier 1); Douglas Hospital Research Centre, affiliated with McGill University) and Christopher Mushquash (Ph.D., Canada Research Chair, Indigenous Mental Health and Addiction (Tier 1); Lakehead University) are seeking a reliable, meticulous, and self-motivated Administrative Assistant to join a multi-year research program funded by the Canadian Institutes of Health Research (CIHR).

The ACCESS Open Minds Indigenous Youth Mental Health and Wellness Network is a national initiative dedicated to enhancing the mental health and wellness of First Nations, Inuit, and Métis youth across Canada. It serves as a collaborative gathering and learning space for Indigenous youth, Elders, Knowledge Holders, families and carers, community members, leaders and organizations; provincial and territorial Integrated Youth Services (IYS) networks, and both Indigenous and allied service providers and researchers and trainees.

This exciting research program builds on the work of the ACCESS Open Minds Indigenous Council. It aims to identify and share wise practices; identify, develop, and evaluate culturally appropriate and contextually relevant interventions, and measures; understand views of Indigenous youths, service providers, and decision-makers on topics related to youth mental health and mental health services and developing culturally and contextually relevant outcomes, among others.

Description of tasks

The Research Associate will be co-supervised by Srividya Iyer, Ph.D., and Christopher Mushquash, Ph.D., and will work closely with their teams and diverse partners and collaborators across Canada to:

• Network communication and administration
• Serve as the first point of contact for external partners, manage a central email inbox, triage and direct email correspondence appropriately, and manage the network contact list and member database.
• Network newsletters: create, prepare, and distribute monthly electronic newsletters with guidance from the network team.
• Maintain network files, including documents, protocols, and recordings, track network activities, and ensure that shared drives are current and up to date.
• Expense claim coordination, purchasing and finance support: collect documentation, prepare expense claims, and reconcile expense reports from different budget sources and across multiple sites; assist with purchasing, processing invoices for payment and coordinating fund transfers for network projects.
• Build and maintain strong relationships with diverse network members, including Indigenous youth, family and carers, Elders, Knowledge Holders, community members, national Indigenous-led organizations, and Indigenous and allied researchers, service providers, students, staff, and trainees.
• Meeting and event coordination
• Coordinate meetings across multiple time zones and manage the co-lead's calendars.
• Organize on-line events, gatherings, and guest speakers: send calendar invites, meeting reminders, provide orientation and support for online platforms (e.g., Zoom), support online promotion of events.
• Assist with planning and coordinate in-person meetings, including hosting guest speakers: Coordinate travel and accommodation for up to 125 guests, venue booking and catering requests, organize supplies, etc.
• Meeting support and documentation: create and manage agendas for meetings, compile detailed minutes, and ensure action items and follow-up are completed.
• Team support
• Support network co-leads and team with travel organization to local, national, and international meetings, events and conferences.
• Assist with onboarding new members to the network by sharing network information, resources and related materials.
• Assist with administrative paperwork related to new staff, students, trainees, and volunteers and assist with their onboarding.
• Internal support: send internal team announcements and reminders, assist with the preparation of reports and PowerPoint presentations, liaise with HR and IT as needed across multiple sites.
• Assist with the coordination of funding applications and reports, as needed.
• Other administrative-related duties, as needed

Required qualifications

• Post-secondary certificate or diploma in a related field (secretarial studies, administrative studies, etc.). A combination of education and experience will be considered.
• 1-2 years of experience working as a clerk or an administrative assistant, or in a similar role.
• Experience working with First Nations, Inuit, and Métis Peoples, and working with young people, families, Elders, and community partners is a strong asset. Preference will be given to qualified candidates who identify as First Nations, Inuit, or Métis.

To learn more and to apply:

Don't meet every requirement? The ACCESS Open Minds Indigenous Youth Mental Health and Wellness Network is dedicated to building a diverse, inclusive workplace, so if you are excited about this role but your experience does not align perfectly with every qualification in the job description, we encourage you to apply anyways, as you may be the ideal candidate we are looking for.We strongly encourage First Nations, Inuit and Métis candidates to apply for this position.

We thank all applicants for their interest; however, only applicants selected for an interview will be contacted.

Résumé du poste

Srividya Iyer (Ph.D., Chaire de recherche du Canada sur les jeunes, la santé mentale et les systèmes de santé apprenants (niveau 1); Centre de recherche de l'Hôpital Douglas, affilié à l'Université McGill) et Christopher Mushquash (Ph.D., titulaire de Chaire de recherche du Canada de la santé mentale et de la toxicomanie chez les Autochtones (niveau 1); Lakehead University) sont à la recherche d'un·e assistant·e administratif·ive de recherche fiable, méticuleux·se et motivée pour se joindre à un programme de recherche pluriannuel financé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).

Le Réseau pour santé mentale et le bien-être des jeunes autochtones ACCESS Esprits ouverts est une initiative nationale qui vise à améliorer la santé mentale et le bien-être des jeunes des Premières Nations, des Inuits et des Métis partout au Canada. Il sert d'espace de rassemblement et d'apprentissage collaboratif pour les jeunes, les aînés, les détenteurs du savoir, les familles et les soignants, les membres de la communauté, les dirigeants et les organisations autochtones; les réseaux provinciaux et territoriaux de services intégrés à la jeunesse (SIJ), ainsi que les fournisseurs de services autochtones et alliés, les chercheurs et les stagiaires.

Ce programme de recherche passionnant s'appuie sur le travail du Conseil autochtone ACCESS Esprits ouverts. Il vise à identifier et à partager des pratiques judicieuses; déterminer, élaborer et évaluer des interventions et des mesures culturellement appropriées et pertinentes sur le plan contextuel; comprendre les points de vue des jeunes, des fournisseurs de services et des décideurs autochtones sur des sujets liés à la santé mentale des jeunes et aux services de santé mentale et à l'élaboration de résultats pertinents sur le plan culturel et contextuel, entre autres.

Description des tâches

L'assistant·e administratif·ive sera cosupervisé par Srividya Iyer, Ph.D., et Christopher Mushquash, Ph.D., et travaillera en étroite collaboration avec leurs équipes et divers partenaires et collaborateurs à travers le Canada pour :

• Communication et administration du réseau
• Agir comme principal point de contact pour les partenaires externes, gérer une boîte courriel centrale, trier et acheminer les communications de manière appropriée, et gérer la liste de contacts et la base de données des membres du réseau.
• Infolettres du réseau : créer, préparer et diffuser des infolettres électroniques mensuelles avec l'accompagnement de l'équipe du réseau.
• Maintenir les fichiers du réseau, incluant les documents, protocoles et enregistrements, assurer le suivi des activités du réseau et veiller à ce que les espaces de partage soient à jour.
• Coordination des réclamations de dépenses, des achats et du soutien financier : recueillir la documentation requise, préparer les demandes de remboursement, concilier les rapports de dépenses provenant de différentes sources budgétaires et de plusieurs sites; appuyer les processus d'achat, le traitement des factures et la coordination des transferts de fonds pour les projets du réseau.
• Établir et maintenir des relations solides avec une diversité de membres du réseau, incluant des jeunes autochtones, des familles et proches aidant·e·s, des Aîné·e·s, des gardien·ne·s du savoir, des membres communautaires, des organisations autochtones nationales, ainsi que des chercheur·euse·s, des prestataires de services, des étudiant·e·s, du personnel et des stagiaires autochtones et allié·e·s.
• Coordination des réunions et des événements
• Coordonner des réunions à travers plusieurs fuseaux horaires et gérer les calendriers des co-responsables du réseau.
• Organiser des événements en ligne, des rassemblements et des conférencier·ère·s invité·e·s : envoyer des invitations calendaires, des rappels de réunions, offrir une orientation et un soutien pour les plateformes virtuelles (p. ex. Zoom) et soutenir la promotion en ligne des événements.
• Appuyer la planification et coordonner les réunions en présentiel, incluant l'accueil de conférencier·ère·s invité·e·s : coordonner les déplacements et l'hébergement pour jusqu'à 125 participant·e·s, les réservations de salles, les services de traiteur, l'organisation du matériel, etc.
• Soutien aux réunions et documentation : préparer et gérer les ordres du jour, rédiger des comptes rendus détaillés et assurer le suivi des actions et des échéanciers.
• Soutien à l'équipe
• Soutenir les co-responsables et l'équipe du réseau dans l'organisation des déplacements pour des réunions, événements et conférences locaux, nationaux et internationaux.
• Appuyer l'intégration des nouveaux membres du réseau en partageant l'information, les ressources et les documents pertinents.
• Aider à la gestion des démarches administratives liées au personnel, aux étudiant·e·s, aux stagiaires et aux bénévoles, et soutenir leur intégration.
• Soutien interne : diffuser les communications et rappels internes, appuyer la préparation de rapports et de présentations PowerPoint, et assurer la liaison avec les services des ressources humaines et des technologies de l'information, au besoin, sur plusieurs sites.
• Appuyer la coordination des demandes de financement et des rapports, selon les besoins.
• Autres tâches administratives connexes, au besoin.

Qualifications requises

• Certificat ou diplôme d'études postsecondaires dans un domaine pertinent (secrétariat, techniques administratives, etc.). Une combinaison de formation et d'expérience sera considérée.
• 1 à 2 ans d'expérience de travail à titre de d'assistant ou d'adjoint·e administratif·ive our dans un poste similare.
• Une expérience de travail avec les peuples des Premières Nations, Inuits et Métis, ainsi qu'auprès des jeunes, des familles, des Aîné·e·s et des partenaires communautaires constitue un atout majeur. La préférence sera accordée aux candidat·e·s qualifié·e·s s'identifiant comme Premières Nations, Inuit ou Métis.

Pour en savoir plus:

Nous encourageons fortement les candidat·e·s des Premières Nations, Inuits et Métis à postuler. Même si votre profil ne correspond pas à tous les critères, nous vous invitons à poser votre candidature : vous pourriez être la personne idéale pour ce rôle.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; cependant, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Job Type: Full-time

Work Location: Hybrid remote in Verdun, QC H4H 1R2