Agent(e) administratif(ve) – Gestion immobilier

Élite Immobilier – Gatineau, QC

À propos du poste / About the role

FR :

Faites partie d'une équipe dynamique en pleine croissance dans le domaine de la gestion immobilière résidentielle

L'agent(e) administratif(ve) soutient les opérations quotidiennes liées aux baux, aux paiements, à la facturation et aux communications avec les locataires. Vous jouerez un rôle essentiel pour maintenir l'exactitude des dossiers et assurer un service professionnel et efficace.

EN:

Join a dynamic and growing residential property management team

The Administrative Assistant supports daily operations related to leases, payments, billing, and tenant communications. You'll play a key role in keeping files accurate and ensuring fast, professional service.

Responsabilités principales / Key Responsibilities

FR :

• Maintenir à jour les dossiers locataires et les données dans les systèmes (Yardi, RentCafe, DashQ etc.).
• Préparer et envoyer les documents liés aux baux, renouvellements et modifications.
• Effectuer la perception des loyers et appliquer les procédures de suivi pour les soldes impayés.
• Gérer les relances et communications liées aux comptes à recevoir.
• Répondre aux demandes administratives des locataires (téléphone, courriel, portail).
• Coordonner les communications officielles, avis et lettres en collaboration avec le Chef, Administration.
• Effectuer la facturation des locations et valider l'exactitude des charges applicables.
• Gérer administrativement les déménagements (entrées et sorties) et les suivis documentaires.
• Produire divers rapports (baux, renouvellements, état locatif, comptes à recevoir).
• Saisir les factures liées aux immeubles et aux locataires.
• Préparer et suivre les dossiers du Tribunal administratif du logement (TAL).
• Assurer la coordination administrative avec les sous-traitants et fournisseurs.
• Collaborer avec les équipes internes pour assurer la fluidité des opérations.
• Appliquer les politiques internes

EN:

• Maintain accurate tenant files and update information in management systems (Yardi, RentCafe, DashQ, etc.).
• Prepare and send documents related to leases, renewals, and modifications.
• Process rent payments and follow up on outstanding balances in accordance with established procedures.
• Manage follow-ups and communications related to accounts receivable.
• Respond to administrative inquiries from tenants (phone, email, portal).
• Coordinate official notices, letters, and communications with the Chef, Administration .
• Carry out billing for rentals and ensure the accuracy of applicable charges.
• Manage administrative tasks related to move-ins and move-outs, including documentation.
• Produce various tracking reports (leases, renewals, occupancy, receivables).
• Enter invoices related to buildings and tenants.
• Prepare and track files for the Administrative Housing Tribunal (TAL).
• Support administrative coordination with subcontractors and service providers.
• Collaborate with internal teams to ensure smooth operational flow.
• Apply internal policies.

Profil recherché / Desired Profile

FR :

• Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite.
• Bilingue - Anglais et français
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook); connaissance de Yardi (atout).
• Expérience en administration ou gestion locative (atout majeur).
• Sens du service et esprit d'équipe.

EN:

• Excellent organization, accuracy, and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Strong verbal and written communication skills.
• Bilingual - English and French
• Proficiency with Microsoft Office tools (Excel, Outlook); knowledge of Yardi is an asset.
• Experience in administration or leasing operations is a strong asset.
• Customer-service mindset and strong team spirit.

Ce que nous offrons / What We Offer

FR :

• Une équipe humaine, collaborative et structurée.
• Environnement moderne et en croissance.
• Formation continue et soutien quotidien du Chef, Administration.
• Horaire de jour du lundi au vendredi.
• Poste permanent à temps plein (possibilité de temps partiel selon profil).

EN:

• A supportive, collaborative, and structured team environment.
• A modern and growing workplace.
• Ongoing training and daily support from the Administration Lead.
• Daytime schedule, Monday to Friday.
• Permanent full-time position.

Job Type: Full-time

Pay: $45,000.00-$52,500.00 per year

Benefits:

• Mileage reimbursement

Education:

• DCS / DEC (required)

Experience:

• Front desk: 1 year (preferred)
• Administrative: 5 years (required)

Work Location: In person