Adjoint ou adjointe à la direction

Remplacement : Temps complet de jour

Lieu de travail : Hôpital Notre-Dame, 1560, rue Sherbrooke Est, Montréal

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

• Personne qui soutient la coordination et le contrôle des activités relatives au fonctionnement administratif des deux directeurs adjoints des services et des affaires médicales universitaires - volet hospitalier.
• Elle assure le suivi des décisions des deux directeurs adjoints auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
• Elle traite les requêtes acheminées aux deux directeurs adjoints et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle détermine les actions à poser, informe les directeurs adjoints ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
• Sous la supervision des deux directeurs adjoints médicaux-volet hospitalier, la titulaire du poste accomplit de façon autonome, au sein de la direction, des responsabilités liées à la bureautique, au secrétariat et à la logistique d'opérations à caractère administratif et professionnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Planification et préparation

• Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant les directeurs adjoints médicaux, assurer les aspects logistiques et colliger la documentation nécessaire aux acteurs impliqués.
• Assister aux rencontres, rédiger l'ordre du jour et le compte rendu o Comité de l'enseignement médical (1 rencontre aux 6 semaines).
• Table des chefs locales HND et HDV (4 rencontres/année pour chaque site).
• Rencontre des coordonnateurs médicaux HND et HDV (1 rencontre/1-2mois pour chaque site).
• Assister les directeurs adjoints dans la gestion quotidienne des dossiers et projets spéciaux de la direction.

Volet B. Production et suivi de la qualité

• Rédiger et préparer différents documents : tableaux Excel, présentations PowerPoint, différentes cartes (invitations, cartes de vœux, etc.), contrats de service (prestataires, etc.), lettres et notes de service.
• Effectuer différents suivis à la demande des directeurs adjoints.
• Mettre en place différents sondages sur Microsoft Forms et faire le suivi.
• Apposer la signature des directeurs adjoints sur les documents demandés.
• Préparer et effectuer la gestion des listes de garde des coordonnateurs hospitaliers HND et HDV.

Volet C. Gestion des courriels et des appels téléphoniques

• Effectuer la gestion de l'agenda des directeurs adjoints (rendez-vous, entrées d'agenda, rappels).
• Effectuer la gestion des courriels.
• Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ou les messages courriel adressés aux directeurs adjoints.
• Effectuer la gestion de la boite courriel générique DSP HV et DSP HND.

Volet D. Remplacement de la technicienne en administration du DSPAMU et de l'adjointe administrative volet opérationnel/1re ligne

En l'absence de la technicienne en administration et de l'adjointe administrative volet opérationnel/1re ligne, l'adjointe administrative doit :

• Assurer le soutien administratif aux directeurs (gestion courriel/agenda).
• Assurer le suivi des urgences.

Volet E. Gestion financière

• Préparer la rémunération des coordonnateurs médicaux hospitaliers HND et HV.
• Envoyer les demandes de paiements au compte payable.

CONDITIONS ET AVANTAGES

En plus de votre salaire, bénéficiez d'une gamme d'avantages sociaux tel que :

• 4 semaines de vacances par année
• 9,6 jours de congé de maladie rémunérés
• 13 jours de congé fériés
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics
• Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire
• Programme de référencement rémunéré
• Et bien plus encore...

• Doit détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat et un an d'expérience comme secrétaire

Réussi les tests de préqualification :

• Français niveau intermédiaire
• Word niveau intermédiaire
  Français - Correction de texte

Conformément à la Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.