Office Coordinator/Coordonnateur de Bureau

Job Overview

The Office Coordinator is responsible for coordinating administrative and operational functions to ensure efficient daily operations between the office and warehouse. This role oversees warehouse staff, manages inventory flow, and ensures compliance with company policies and safety standards while supporting administrative and logistical activities.

Administrative Coordination

· Process and manage customer orders from entry through fulfillment, ensuring accuracy in pricing, quantities, and shipping details.

· Generate packing lists, invoices, shipping documents, and related paperwork.

· Serve as the primary point of contact between office administration and warehouse operations.

· Prepare reports, maintain records, and process documentation related to shipping, receiving, and inventory.

· Coordinate communication between departments to ensure accurate order processing and timely deliveries.

· Generate and send monthly account statements to customers.

Warehouse Supervision

· Oversee daily warehouse operations including receiving, storage, order fulfillment, and dispatch.

· Supervise and schedule warehouse personnel, ensuring optimal staffing and productivity.

· Monitor inventory accuracy

Coordinate logistics for inbound and outbound shipments; liaise with carriers and freight partners.

This role is integral to maintaining an efficient office environment while supporting the overall success of the organization. We welcome candidates who are detail-oriented, proactive, and eager to contribute their skills in a collaborative setting.

Qualifications

· Education: Associate's or Bachelor's degree in Business Administration, Supply Chain Management, or related field preferred.

· Experience: 3–5 years of experience in office administration and warehouse operations, with at least 1–2 years in a supervisory role.

Skills:

· Strong organizational and multitasking abilities.

· Strong attention to detail and accuracy in data entry, billing, and order management

· Excellent communication skills English/French.

· Proficiency in MS Office

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Aperçu du poste

Le/la Coordonnateur(trice) de bureau est responsable de la coordination des fonctions administratives et opérationnelles afin d'assurer le bon déroulement quotidien des activités entre le bureau et l'entrepôt. Ce rôle supervise le personnel d'entrepôt, gère le flux d'inventaire et veille au respect des politiques de l'entreprise ainsi que des normes de sécurité, tout en soutenant les activités administratives et logistiques.

Coordination administrative

• Traiter et gérer les commandes clients depuis leur saisie jusqu'à leur exécution, en assurant l'exactitude des prix, des quantités et des informations d'expédition.
• Générer les bons de préparation, factures, documents d'expédition et autres documents connexes.
• Servir de principal point de contact entre l'administration du bureau et les opérations de l'entrepôt.
• Préparer des rapports, tenir à jour les dossiers et traiter la documentation liée à l'expédition, la réception et l'inventaire.
• Coordonner la communication entre les différents départements afin d'assurer un traitement précis des commandes et des livraisons ponctuelles.
• Générer et envoyer les relevés de compte mensuels aux clients.

Supervision de l'entrepôt

• Superviser les opérations quotidiennes de l'entrepôt, incluant la réception, l'entreposage, la préparation des commandes et l'expédition.
• Encadrer et planifier l'horaire du personnel d'entrepôt afin d'assurer une productivité optimale.
• Surveiller l'exactitude de l'inventaire.
• Coordonner la logistique des expéditions entrantes et sortantes; assurer la liaison avec les transporteurs et partenaires de fret.

Ce rôle est essentiel au maintien d'un environnement de bureau efficace tout en soutenant le succès global de l'organisation. Nous recherchons des candidats rigoureux, proactifs et motivés à mettre leurs compétences au service d'une équipe collaborative.

Qualifications

• Éducation : Diplôme d'études collégiales ou baccalauréat en Administration des affaires, Gestion de la chaîne d'approvisionnement ou domaine connexe (un atout).
• Expérience : 3 à 5 ans d'expérience en administration de bureau et en opérations d'entrepôt, incluant au moins 1 à 2 ans en supervision.

Compétences

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Grande attention aux détails et précision dans la saisie de données, la facturation et la gestion des commandes.
• Excellentes compétences en communication en anglais et en français.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.

Avantages:

-Parking sur place

-Congés payés

Job Type: Full-time

Pay: $60,000.00 per year

Benefits:

• On-site parking
• Paid time off

Application question(s):

• Do you have a car to commute to work?

Avez vous un vehicule pour vous deplacer au lieu de travail?

Work Location: In person