Service & Billing Assisstant/Coordinator / Adjoint(e) /Coordonnateur(trice) – Service et facturation

*English to follow

Titre du poste : Adjoint(e) / Coordonnateur(trice) – Service et facturation

Département : Opérations de service

Relève de : Coordonnateur(trice) du service

Lieu : Office Equipment Solutions

Type d'emploi : Temps plein

Sommaire du poste

Le ou la coordonnateur(trice) – Service et facturation joue un rôle clé en soutien au département du service ainsi qu'à l'équipe des finances. Ce poste est responsable de la coordination de la facturation des contrats de service, de la gestion des données contractuelles, des communications avec la clientèle et du suivi des inventaires. La personne idéale est organisée, proactive et capable de travailler de façon autonome tout en respectant les objectifs de l'équipe.

Principales responsabilités

Gestion des contrats de service et de la facturation :

• Gérer le cycle de facturation de l'ensemble des contrats de service.
• Assurer l'exactitude des données contractuelles en effectuant des nettoyages et mises à jour réguliers.
• Collecter les relevés de compteurs chaque semaine via PrintFleet (logiciel), courriels clients ou appels directs.
• Communiquer avec les clients afin d'obtenir les relevés manquants et clarifier les informations contractuelles, au besoin.

Service à la clientèle et gestion de l'inventaire de toners :

• Contacter régulièrement les clients afin de vérifier les niveaux de toners et assurer un approvisionnement adéquat.
• Surveiller l'utilisation et l'inventaire des toners et des pièces à l'aide de PrintFleet (logiciel).
• Coordonner le réapprovisionnement des toners à l'aide d'un système Kanban.
• Communiquer avec le ou la coordonnateur(trice) du service en cas de niveaux d'inventaire bas.

Soutien administratif et collaboration interservices :

• Agir comme lien entre le service, les finances et les clients afin d'assurer des opérations fluides.
• Offrir un soutien administratif général au département du service et au contrôleur financier.
• Appuyer diverses tâches administratives supplémentaires au besoin, pour les deux équipes.

Qualifications et compétences

• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles (oral et écrit).
• Apprentissage rapide, avec un haut niveau de curiosité et d'initiative.
• Autonome, organisé(e) et capable de travailler de façon indépendante.
• Bonne maîtrise d'Excel, incluant la compréhension des liens et du flux de données.
• Connaissance de PrintFleet, Servex ou de plateformes similaires (un atout).
• À l'aise d'effectuer des appels clients et d'assurer des suivis proactifs.
• Bilinguisme (français/anglais) privilégié.

Possibilités d'évolution

À mesure que le ou la coordonnateur(trice) – Service et facturation démontre sa capacité à gérer ses responsabilités actuelles, des tâches additionnelles et des opportunités de croissance au sein de l'organisation pourront s'ajouter.

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Job Title: Service & Billing Assisstant/Coordinator

Department: Service OperationsReports To: Service CoordinatorLocation: Office Equipment SolutionsEmployment Type: Full time

Position Summary

The Service & Billing Coordinator plays a vital role in supporting both the Service Department and Finance team. This position is responsible for the coordination of service contract billing, management of contract data, customer communication, and inventory monitoring. The ideal candidate is organized, proactive, and able to work independently while staying aligned with team objectives.

Key Responsibilities

· Service Contract & Billing Management:

· Manage the billing cycle for all service contracts.

· Ensure accuracy of contract data by performing regular cleanups and updates.

· Collect meter readings weekly from PrintFleet, customer emails, or direct calls

· Reach out to customers to obtain missing meter readings and clarify contract information, where necessary.

· Customer Support & Toner Inventory Management:

· Contact clients regularly to check toner levels and ensure adequate supply.

· Monitor toner and parts inventory and usage via PrintFleet.

· Coordinate toner restocking using a Kanban system.

· Communicate with the Service Coordinator regarding low stock.

· Administrative & Cross-Functional Support:

· Serve as a liaison between service, finance, and clients to ensure seamless operations.

· Provide general office support to the Service Department and the Controller.

· Support additional administrative tasks as needed across both teams.

Qualifications & Skills

· Strong communication and interpersonal skills (verbal & written)

· Quick learner with high curiosity and initiative

· Self-sufficient, organized, and capable of working independently

· Proficient in Excel with the ability to understand links and data flow

· Knowledge of PrintFleet, Servex, or related platforms is an asset

· Comfortable making customer calls and following up proactively

· Bilingual (French/English) preferred

Growth Opportunity

As the Service & Billing Coordinator proves their ability to manage current responsibilities, additional tasks and opportunities to grow within the organization may be added over time.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $20.00 per hour

Expected hours: 35 – 37.5 per week

Benefits:

• On-site parking

Work Location: In person