Agent(E) Régional(E) Des Services Fiduciaires

Numéro de la demande: 164517

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La responsabilité principale de l’agente régionale ou de l’agent régional des services fiduciaires consiste à gérer les relations avec la clientèle et à mener les tâches administratives liées aux dossiers de liquidation de successions et de fiducies.

Principales responsabilités individuelles

Administration des successions
- Prendre les devants dans la gestion des relations avec la famille et les autres intervenants pendant la liquidation de la succession d’une personne décédée.
- Tenir la rencontre initiale avec les bénéficiaires et les co-exécuteurs ou coliquidateurs afin d’obtenir les documents essentiels à la liquidation de la succession.
- Procéder à une évaluation initiale des mesures à prendre pour préserver et faire évaluer les biens immobiliers, les articles ménagers et les effets personnels de la personne défunte.
- Collaborer avec la conseillère principale ou le conseiller principal de la fiducie (CPF - siège social) pendant la période d’administration de la succession et de la fiducie avec l’aide et le soutien de l’administratrice régionale ou de l’administrateur régional de la fiducie, de l’administratrice principale ou de l’administrateur principal de la fiducie, de l’agente ou de l’agent des services fiscaux et de la conseillère ou du conseiller en successions et fiducies.
- Préparer les documents initiaux de la succession et les formulaires connexes, et notamment vérifier leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité avant de les acheminer à l’administration centrale (siège social) afin que puisse commencer le processus administratif.
- Voir au respect des lois provinciales applicables pertinentes et des politiques de MD tout au long du processus de liquidation de la succession.
- Communiquer fréquemment et de manière proactive avec les co-exécuteurs ou coliquidateurs et les bénéficiaires pour faire le point sur le dossier (par lettre, téléphone ou courriel).
- Répertorier les questions qui exigent l’intervention de l’exécutrice ou de l’exécuteur testamentaire, ou de la liquidatrice ou du liquidateur, et participer au processus décisionnel en recueillant l’information pertinente sur les clients et en formulant des recommandations au comité discrétionnaire, au besoin.
- Participer à la planification fiscale et à l’exécution de la stratégie avec la conseillère principale ou le conseiller principal de la fiducie et l’agente ou l’agent des services fiscaux pour réduire au strict minimum les impôts exigibles de la succession, des bénéficiaires ou de la personne défunte.
- Assurer le suivi nécessaire à l’obtention des documents, des renseignements personnels, des déclarations obligatoires, des directives sur la distribution, des renseignements fiscaux, des consentements et des approbations pour s’assurer que l’administration procède conformément au plan établi.

Fiducies testamentaires et procurations ou mandats de protection
- Préparer les documents de fiducie et les formulaires connexes en vérifiant leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité, et les acheminer à l’administration centrale (siège social).
- Procéder à des examens périodiques avec les clients.
- Vérifier et approuver les factures et les demandes de fonds des bénéficiaires.
- Préparer les documents et participer aux décisions discrétionnaires.
- Entretenir activement les relations avec les clients.
- Généralités : Se constituer un réseau et promouvoir les services de la SFPMD auprès de Gestion financière MD et des bénéficiaires pour trouver de nouvelles possibilités d’affaires pour la SFPMD.
- Effectuer de fréquents déplacements dans la région.
- Participer à des séminaires internes.
- Prendre au moment opportun des mesures efficaces pour respecter ou dépasser les principes de service à la clientèle de la SFPMD.
- Communiquer régulièrement, de manière informelle ou formelle, avec les membres de l’équipe de la SFPMD afin d’assurer une circulation efficace et opportune de l’information entre toutes les parties intéressées; communiquer les renseignements techniques d’une manière compréhensible, que ce soit verbalement ou par écrit.
- Tenir à jour les dossiers des clients dans les systèmes de traitement de l’information.
- Servir de ressource à la conseillère ou au conseiller en successions et fiducies pour les questions techniques, au besoin.
- Comprendre la culture du risque et la propension au risque de la Banque Scotia et en tenir compte dans les activités et les décisions quotidiennes.
- Viser activement l’efficacité et l’efficience dans son domaine, conformément aux valeurs de la Banque Scotia, à son code d’éthique et à ses principes directeurs en matière de vente, tout en s’assurant de