Adjoint.e Administratif.ve Du/de La Doyen.ne

Overview

**Affichage 25-41 (Poste temporaire à temps plein)**
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un Adjoint.e Administratif.ve du/de la Doyen.ne pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant a la Doyenne des sciences humaines, le/la titulaire exécute également les tâches administratives générales requises pour le Doyen et tout membre du corps professoral et/ou gestionnaire affilié. Le / la titulaire assiste la Doyen à soutenir et à fournir des ressources aux étudiants, y compris, mais sans s’y limiter, le soutien scolaire, la rétention ou le logement. La semaine de travail est de 37.5 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. La période de travail pour ce poste est du 2 Septembre 2025 au 1e septembre 2026. Ce poste ne dépassera pas deux ans.

**Nature des tâches**
- Faciliter les opérations administratives quotidiennes sous le mandat des Doyens; incluant le soutien aux Directeurs et aux Coordinateurs de programme;
- Assister le Doyen dans les différentes réunions requises; avec la coordination, la préparation et la distribution de l’ordre du jour, le compte rendu et le suivi;
- Assister le Doyen à administrer et à surveiller les budgets des divisions / départements;
- Soutenir les certifications / accréditations universitaires provinciales et fédérales;
- Fournir des rapports et rédiger des lettres, des publications et/ou des présentations pour le Doyen et le corps professoral de la division, au besoin;
- Fournir des informations de base aux étudiants et au public, y compris les questions fréquemment posées et/ou effectuer le tri des demandes des étudiants et du public concernant le calendrier académique, les départements et les programmes relevant de la compétence du Doyen;
- Diriger les étudiants vers les Directeurs de département appropriés pour des conseils spécifiques au programme;
- Soutenir les étudiants à risque, en les orientant vers les différents prestataires de services du campus;
- Assister au besoin, dans les initiatives en cours créées par les Doyens et les Directeurs, comme par exemple: Semaine(s) d’orientation; Étudiants à risque, etc.;
- Soutenir le processus de recrutement pour tous les contrats et les postes de professeurs, en lien avec le mandat du Doyen;
- Collaborer avec le Bureau du registraire pour aider et informer les étudiants qui ont des demandes spécifiques concernant leur dossier d’étudiant, y compris mais sans s’y limiter, les changements de notes, les examens différés, les accommodements, les transferts de crédits, les formulaires d’ajout / suppression, les notes médicales, etc.;
- Coordonner la préparation de la correspondance interne et externe pour le Doyen et les membres du corps professoral, au besoin;
- Organiser des fonctions sociales et académiques pour le Doyen avec les étudiants et la communauté de Bishop’s, au besoin;
- Créer et tenir à jour le référentiel d’informations pour le Bureau du Doyen, y compris les contrats, les affectations, la répartition des bureaux, les allocations de chaire, etc.;
- Au besoin, traiter les dépenses / factures et attribuer les codes budgétaires appropriés;
- Préparer les bons de commande, commander les fournitures et les demandes de paiement;
- Gérer le calendrier du Doyen si nécessaire, pour faciliter les préparatifs de voyage au besoin, et pour planifier des réunions d’étudiants avec les Directeurs et les professeurs;
- Faire les mises à jour / copies du calendrier académique;
- Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

**Qualifications et exigences**
- BAC;
- Plus de 3 à 5 années d’expérience;
- Maîtrise de l’anglais et du français;
- Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles;
- Maîtrise de Microsoft Office;
- Expérience de la comptabilité et de la budgétisation de base;
- Solides compétences en collaboration: capacité à travailler efficacement et professionnellement avec plusieurs parties prenantes;
- Efforts légers et moyens.

**À propos de l’Université Bishop’s**

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend