Adjoint.e Administratif.ve Au Secrétaire

AFFICHAGE 23-13 (régulier à temps plien)
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un Adjoint.e Administratif.ve au Secrétaire général.e pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Secrétaire général.e, le/la titulaire du poste est chargé.e d’assister le ou la Secrétaire général.e dans une série de fonctions de gouvernance et de fournir un soutien administratif général au jour le jour.

Le poste de Secrétaire général assure l’orientation et la supervision de la gouvernance du Conseil des gouverneurs, de ses comités, du Sénat, du Bishop’s Council et du Comité des collation des grades. Le ou la Secrétaire général.e est également chargé.e de coordonner l’accès aux services juridiques, de gérer et de conserver les documents officiels et de mettre en œuvre les politiques et procédures adoptées par le Conseil des gouverneurs et le Sénat ainsiqu’appuyé.e le ou la principal.e et l’équipe de direction. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

**Nature des tâches**:

- Soutenir les réunions régulières et spéciales du Conseil des gouverneurs, du Sénat, du Bishop’s Council, du Comité de collation des grades et l’équipe de direction. Cela comprend:

- la rédaction des ordres du jour en collaboration avec le ou la Secrétaire général.e,
- la liaison avec d’autres membres de l’institution pour obtenir la documentation en temps voulu,
- la préparation des documents de réunion,
- contacter les participants,
- fournir un soutien logistique pour les réunions,
- assister aux réunions pour enregistrer les procès-verbaux, rédiger et distribuer les comptes rendus,
- assurer le suivi des points en fonction des besoins,
- soutenir les comités du Conseil (six ou sept) et les comités du Sénat (selon les besoins).
- Enregistrer les résolutions du Conseil des gouverneurs.
- Fournir un soutien dans le maintien des relations avec les membres du Conseil des gouverneurs, du Sénat, du Bishop’s Council, des étudiant.e.s, des employé.e.s, des dîplomé.e.s,
- des membres de la communauté, des représentant.e.s du gouvernement et d’autres parties prenantes externes ;
- Collaborer avec collègues de l’Université à l’élaboration de rapports destinés à la haute direction, à la gouvernance et au gouvernement ;
- Aider à l’élaboration et à la révision des politiques de l’Université ;
- Fournir un soutien pour les rapports externes (y compris ceux du gouvernement) ;
- S’assurer que les pages du site Web de la gouvernance sont à jour ;
- Fournir un soutien administratif général ;
- S’assurer que toutes les normes en matière de politiques, de procédures, de documentation et de délais sont respectées ;
- Travailler en étroite collaboration avec le Bureau du principal et les Bureaux juridiques et de conformité ;
- Collaborer avec les Bureaux des vice-principaux;
- Suivre et gérer les budgets sur une base ad hoc, mensuelle et annuelle ;
- Superviser le calendrier et les réunions générales du secrétaire général ;
- Projets spéciaux et autres tâches selon les besoins.

**Qualifications et exigences**:

- Baccalauréat;
- La compréhension et l’intérêt pour la gouvernance constituent un atout.
- Plus de cinq années d’expérience dans un rôle similaire en support à e membre de l’équipe de direction (administrateur.trice sénior);
- Assure la confidentialité, l’intégrité, la diplomatie, le professionnalisme et le tact en tout temps;
- Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit);
- Compétences organisationnelles exceptionnelles;
- Expérience en finance et en budgétisation;
- Compétences technologiques de haut niveau, y compris la conceptualisation de sondages et d’analyses.

**À propos de l’Université Bishop’s**:
Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation. Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux th