Agent(E) Administrative

Information de l'entreprise:
L’Hôpital Shriners pour enfants Canada offre des soins orthopédiques ultraspécialisés de courte durée aux enfants du Québec, des autres provinces canadiennes, des États-Unis et du monde. Affilié au Réseau universitaire intégré de santé et service sociaux McGill, l’hôpital promeut l’excellence et l’innovation en matière de soins, d’enseignement et de recherche. Travailler au sein de l’Hôpital Shriners pour enfants - Canada, c’est œuvrer dans un environnement de soins centrés sur les patients et la famille où les occasions de se développer professionnellement sont nombreuses. Vous évoluerez dans un milieu innovant, créatif et multidisciplinaire centré sur l’amélioration de la qualité de vie des enfants et de leurs familles.

Grâce à son personnel engagé et dévoué, l’Hôpital Shriners pour enfants - Canada aide les enfants à atteindre leur plein potentiel depuis plus de 90 ans.

Sommaire du poste:
Nombre de postes 2

Statut : Permanent, poste à temps partiel

Quart: Jour (plus une fin de semaine sur deux)

Salaire : 24,36$ à 27,24$ de l'heure

Nous sommes présentement à la recherche de deux agents administratifs pour travailler au sein de nos équipes du recherche clinique et services ambulatoires.

L’agent administratif, classe 2 assiste une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu'elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l'utilisation de la bureautique ainsi qu'à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.

Responsabilités:
Les tâches spécifiques incluent
- Accueillir la clientèle et l’enregistrement des usagers.
- Rédiger des documents, correspondances et lettres personnalisées.
- Mise à jour de registres et banques de données.
- Rédiger des documents, correspondances, lettres personnalisées et autres en utilisant le publipostage, mise à jour de registres et banques de données.
- Offre un support administratif au département par la prise d’appel téléphonique, l’entrée de données, la photocopie, télécopie et numérisation, commandes de matériel et autres.
- Recueillir des données afin de mettre à jour les fichiers, d'organiser les informations et aider à assurer le bon fonctionnement du département.
- Préparer de divers rapports, dont les rapports mensuels du conseil d'administration, rapport annuel, et rapport de dépenses.
- Assurer un suivi des communications internes et externes.
- Coordonner les réunions de département et les réunions de comités consultatifs.
- Orienter le nouveau personnel de l'équipe.
- Travailler et collaborer avec différents départements pour mener à bien certaines tâches.

Exigences:

- AEC dans le domaine de l’administration ou secrétariat
- 2 années dans des fonctions similaires en administration ou secrétariat
- Expérience en service à la clientèle
- Expérience en clinique ou dans le réseau de la santé (un atout)
- Maîtrise du français à l'écrit et à l'oral ; la capacité à communiquer (l’écrit et à l’oral) en anglais est nécessaire pour soutenir ou collaborer avec des clients et/ou des parties prenantes anglophones
- Habiletés d’organisation et de gestion des priorités avec attention aux détails

Vous bénéficierez notamment des mêmes avantages sociaux que ceux du secteur public, dont un régime de retraite (RREGOP), 13 jours fériés par année, 9,6 jours de maladie par année, une assurance collective, 4 semaines de vacances après un an, et un programme d’assistance aux employés. De plus, vous profiterez d’un stationnement gratuit (sur certaines conditions) ou d’une réduction pour l'utilisation des transports en commun (carte Opus), du soutien à la conciliation travail-famille, d’une cafétéria à prix abordable, d’une gym, d’un programme de rabais corporatifs et d’un club social.