Executive Assistant

Ce que vous ferez:

- Fournir un soutien administratif aux vice-présidents désignés, notamment en ce qui concerne les notes de frais, l'organisation des voyages, la préparation, la coordination et l'exécution des réunions, ainsi que l'élaboration et la gestion des documents. Maintenir la confidentialité de tous les documents.
- Responsable de la planification et de l'exécution des réunions et événements de la direction et du conseil d'administration sous la direction de l'AD, exec ops.
- Aider à la préparation et à la distribution des documents de présentation pour diverses réunions de l'entreprise.
- Assurer la couverture des vacances et du débordement de l'équipe administrative.
- Gérer le système de voyage Concur
- Responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de la formation des employés au système de voyage Concur
- Agir en tant qu'expert en la matière et aider au dépannage
- Maintenir et mettre à jour les profils des voyageurs de l'équipe de direction
- Assurer la liaison avec l'équipe administrative pour rationaliser les voyages de groupe
- Travailler en partenariat avec l'équipe financière sur la conformité du système Concur et de la politique de voyage
- Fournir des rapports précis à la demande et planifiés
- Gérer de manière proactive des calendriers complets et complexes avec la capacité de programmer et de hiérarchiser les réunions, de résoudre les conflits d'horaire, de collaborer avec les autres membres de l'équipe et de garder plusieurs longueurs d'avance pour maintenir l'efficacité.
- Gérer des voyages complexes à destinations multiples impliquant plusieurs contacts clés dans une variété d'organisations et de contextes.
- Diriger des projets / initiatives à l'appui de la stratégie du département / du site.
- Répond aux questions, préoccupations et demandes d'information et les résout.
- Soutenir les membres de l'équipe et les pairs au besoin

**What You Will Do:
- Provide administrative support to assigned VP’s; including expense reports, travel arrangements, meeting preparation, coordination and execution, and materials development and management. Maintain confidentiality around all materials.
- Responsible for the planning and execution of executive and board meetings and events at the direction of the AD, exec ops ?
- Assist with preparation and distribution of presentation materials for various company meetings?
- Provide coverage for admin team vacations and overflow?
- Manage the concur travel system?
- Responsible for developing and implementing training for employees related to the concur travel system?
- Maintain and update executive team traveler profiles?
- Liaise with admin team to streamline group travel?
- Partner with finance team on concur system and travel policy compliance?
- Provide accurate on-demand and scheduled reporting?
- Proactively manage full and complex calendars with the ability to schedule and prioritize meetings, resolve schedule conflicts, collaborate with other team members, and stay several steps ahead to maintain efficiency
- Manage complex multi-destination travel involving multiple key contacts in a variety of organizations and settings.
- Leads projects / initiatives in support of department / site strategy.
- Responds to and resolves questions, concerns, and requests for information.
- Supports team members and peers as needed.

**Ce qu'il vous faut**:

- Baccalauréat de préférence
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction de préférence
- Une expérience directe préalable ou une expérience dans un environnement en évolution rapide nécessitant des compétences en multitâche et en MS Office est requise.
- Capacité démontrée à anticiper les besoins et les situations avant qu'ils ne soient pleinement développés.
- Excellente communication orale et écrite.
- Capable de voyager à l'étranger pour les événements de l'entreprise si nécessaire.
- Capacité à travailler avec des employés de tous niveaux, en faisant preuve d'un grand esprit d'équipe et de partenariat.
- Capacité à faire preuve d'initiative et d'indépendance dans l'exécution de tâches multiples, ainsi que d'un esprit critique, d'une créativité et d'une capacité à résoudre les problèmes.
- Souci du détail, suivi et capacité à répondre aux exigences du service dans les délais impartis.

**What You’ll Need**:

- Bachelor’s Degree preferred
- At least 3-5 years of experience as AA/EA preferred
- Prior direct experience or experience in a fast-paced environment requiring multitasking and MS Office skills required.
- Demonstrated ability to anticipate needs and situations before they are fully developed.
- Excellent verbal and written communications.
- Able to travel internationally for company events as needed.
- Ability to work well with all levels of employees, demonstrating strong team and partnering skills.
- Ability to demonstrate initiative and independence in c