Technicien(Ne) en Administration

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale.

**Description**

Sous la responsabilité du chef du Service stages et relève étudiante, la personne détentrice du poste assume les tâches reliées au support technique en lien avec les activités de planification,de placement et d’accueil des stagiaires dans le CIUSSS ; les liaisons avec les maisons d’enseignement universitaires, collégiales et secondaires, la préparation à l’accueil du stagiaire,les rapports statistiques et les activités de facturation.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

VOLET COORDINATION:

- Élabore, valide et coordonner la signature des contrats et des assurances responsabilités avec les maisons d’enseignements ciblées par le CIUSSS;
- Coordonne les calendriers de stages avec les maisons d’enseignement afin de planifier la capacité d’accueil ;
- Planifie, élabore et met à jour le calendrier de placement des stagiaires en collaboration avec les directions d’accueil dont il est responsable et les directions partenaires (Direction de l’enseignement, recherche et innovation, Direction soins infirmiers et Direction services multidisciplinaires). Fait le suivi de ce dernier pour s’assurer de son respect ;
- Coordonne et passe les entrevues des stagiaires quand c’est nécessaire ;
- Confirme les offres de stages auprès des maisons d’enseignement ou aux stagiaires via les systèmes d’information disponibles et s’assure de la réception des noms pour les communiquer aux directions d’accueil avant l’arrivée de ces derniers ;
- Planifie, prépare les séances d’accueil des stagiaires et assure l’animation ;
- Travaille conjointement avec l’agent de gestion dans la planification des stages,l’organisation et l’animation des activités d’enseignement (reconnaissance ; portes ouvertes, colloques, etc) ;
- Est appelé à remplacer lorsque requis l’une ou l’autre des techniciennes en administration dans la gestion de son portefeuille clientèle.

VOLET ADMINISTRATIF:

- Effectue la gestion des stages dans les systèmes d’information de gestion de stages internes ainsi que ceux des établissements d’enseignement ;
- Assume toute analyse du système d’information du service. Sortir les données statistiques valides ; effectue les recommandations qui s’imposent et s’assure du développement lorsque requis ;
- Participe à la paramétrisation des nouveaux systèmes d’information devant être implanté ou à tout autre outil requis ;
- Effectue la vérification au moyen du plumitif;
- Travaille conjointement avec l’agent de gestion dans l’élaboration et la mise à jour du contenu des sites intranet et internet ;
- Collabore à la production des documents émis par l’enseignement ;
- Participe à l’élaboration des procédures;
- Travaille conjointement avec l’agent de gestion et les gestionnaires dans la résolution des plaintes ;
- Fournit les renseignements requis dans le cadre de ses fonctions à l’aide des différents systèmes présents dans le Service.

VOLET FACTURATION
- S’assure d’obtenir les informations nécessaires pour effectuer la facturation de tous les montants dus auprès des maisons d’enseignement ;
- S’assure que les facturations sont associées aux bonnes maisons d’enseignement et aux bons nombre de stagiaires ;
- Travaille conjointement avec le service compte à recevoir pour s’assurer que l’émission de la facturation et des paiements sont à jour ;
- Effectue les relances auprès des maisons d’enseignement et fait un compte rendu des comptes à recevoir en retard à son chef de service;
- Inscrit, concilie, valide et explique les dépenses encourues pour les activités d’enseignement, en assure le suivi et fait un compte rendu à son chef de service.

MACHINES ET OUTILS UTILISÉS:

- Ordinateur;
- Téléphone;
- Télécopieur;
- Calculatrice;
- Photocopieur;
- Imprimante.

**Qualifications**
- DEC avec spécialisation en technique administratives d’une école reconnue par le Ministère de l’éducation ;
- Maîtrise du logiciel Excel niveau avancé;
- Maîtrise de Lotus Notes et Internet Explorer;
- Maîtrise du Français ;
- Connaissance d’Access avancé ;
- Connaissance de PowerPoint ;
- Connaissance du système de facturation ;
- Connaissance des logiciels tels que HSPnet, Medsis, Virtuo ou autre logiciel de gestion de stages ou de RH ;
- La personne peut être appelé à se déplacer dans les autres installations afin de fournir le matériel requis pour les stagiaires (ex : laptops);
- La personne peut être appelée à modifier son horaire afin d’être disponible lors d’activités organi