Commis Administrative ou Commis Administratif

Chez EXP, nous sommes animés par le désir de concevoir des solutions innovantes destinées aux milieux bâtis et naturels du monde entier. Nous sommes une firme de génie-conseil d’envergure internationale au sein de laquelle ingénieures et ingénieurs, urbanistes, architectes et autres expertes et experts issus de nombreux domaines scientifiques et techniques, forment une communauté aussi diversifiée que talentueuse qui met son génie créatif à l’œuvre pour élaborer des solutions adaptées et durables aux besoins et enjeux locaux et mondiaux les plus complexes.

En vous joignant à EXP, vous choisissez une équipe qui s’inspire et s’enrichit des différences de ses membres, qui valorise et encourage leur esprit entrepreneurial au sein d’une entreprise détenue par ses employées et employés, qui croit que la diversité la rend plus forte, qui cherche des solutions durables, et qui partage les ambitions de chacun de ses membres, des clients qu’elle sert et des collectivités au sein desquelles elle s’implique.

Faire partie de l’équipe EXP, c’est pouvoir vivre une expérience qui vous est propre, tout en évoluant au sein d’un réseau d’expertes et d’experts travaillant aux quatre coins du monde qui savent que leur travail s’inscrit dans un tout dont la portée est exponentielle. Ensemble, nous sommes EXP.

Sous la supervision de la directrice des services administratifs - Québec, le ou la commis administratif fournit son support à l’équipe administrative du bureau de Montréal. La personne apporte ses connaissances, son sens de l’organisation et d’initiative à l’équipe administrative en place pour différentes tâches essentielles à la vie quotidienne du bureau de Montréal.

Responsabilités
- Faire la réception et effectuer les envois du courrier express (Purolator, Quick Messenger, etc.)
- Distribuer le courrier aux différentes équipes en place au bureau
- Préparer les envois pour la poste régulière
- Commander des cartes d’accès pour les employés et en faire la distribution
- Faire la gestion (Prendre en note) les réservations des stations de travail pour les employés
- Commander les fournitures de bureau (commandes ponctuelles)
- Faire de traitement des factures (approbation et transmission des factures)
- Faire l’inventaire des articles - promotionnels pour les employés - réception et distribution
- Distribuer des EPI (équipements de protection individuelle)
- Préparer des trousses d’accueil pour les nouveaux employés
- Coordonner les requêtes du bureau (demandes et bris, distributrices à café, lave-vaisselle, etc.)
- Récupérer le courrier au bureau de poste et veiller au renouvellement annuel de la boîte postale
- Numériser les chèques et envoyer par courrier express à l’une de nos succursales
- Organiser les formations du département juridique
- Produire des rapports de frais pour le département juridique
- Effectuer des recherches documentaires des projets
- Aider à organiser avec les adjointes des évènements corporatifs, tels que les réunions et autres
- S’assurer que les salles de conférence et communes sont toujours à l’ordre pour recevoir les gens en réunion ou toute autre activité, ainsi que veiller à la fonctionnalité des salles de conférences
- Autres tâches connexes

Exigences professionnelles
- 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire
- Possède un DEC (ou un DEP) ou une formation équivalente
- Maîtrise du français autant à l’écrit qu’à l’oral - Maîtrise de l’anglais est un atout
- Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint)

Qualités professionnelles
- Faire preuve d’un sens d’autonomie, d’initiative et d’un bon sens de l’organisation
- Faire preuve de leadership, de proactivité et établir les priorités lorsqu’il y a des demandes multiples
- Évoluer dans un environnement dynamique Faire preuve de discernement et de discrétion avec les informations confidentielles

**Our story
**With a mission to understand, innovate, partner and deliver, EXP provides engineering, architecture, design and consulting services to the world’s built and natural environments.

Our heritage dates back to 1906, when the earliest of EXP’s predecessor companies started its engineering infrastructure practice. Today, thousands of creative professionals across EXP work together to deliver extraordinary experiences year after year.

**What makes us different**

The passion, enthusiasm, diversity and industry-leading capabilities of our employees make us who we are. We’re committed to providing a challenging work environment that cultivates career growth, encourages creativity and rewards excellence.