Responsable de Gestion Documentaire

**Nous sommes Pomerleau. Et vous pourriez l'être aussi.**

Chez Pomerleau, nous comprenons pertinemment que notre mission n’est pas seulement de créer des infrastructures ou d’ériger des édifices, mais bien de bâtir des communautés. En tant que chef de file de l’industrie de la construction depuis près de 60 ans, nous visons toujours à avoir un impact positif sur la vie des gens que nous servons partout au Canada.

Pour ce faire, nous mettons tout en œuvre pour être à l’écoute de leurs besoins, pour ne jamais perdre de vue les réalités de demain et innover pour travailler de façon plus engagée, plus collaborative et plus durable. C’est ainsi, ensemble, que nous redéfinissions notre pratique — pour le bien de notre métier et des prochaines générations.

**À quoi ressemblera votre semaine de travail?**

Responsabilités:
**Coordination générale**
- Rédiger et mettre à jour la procédure générale de management « Gestion des documents codifiés ».
- Rédiger et mettre à jour la procédure générale de management « Charte graphique ».
- Rédiger et mettre à jour la procédure générale « Gestion des correspondances ».
- S’assurer que les procédures ci-dessus sont distribuées à tout le projet, aux sous-traitants et contractants à chacune de leur révision.
- Rédiger et mettre à jour le document « Guide d’utilisation de la GED ».
- S’assurer que les documents produits par la JV, ses sous-traitants, ses contractants, sont conformes à la procédure de gestion des documents codifiés, respectent la charte graphique et ont fait l’objet d’un contrôle interne avant enregistrement dans la GED.
- Assurer la distribution via la GED des documents à cartouche aussi bien en interne qu’à destination du Client et des parties prenantes.
- Mettre en place et tient à jour la matrice de distribution des documents.
- Assister les utilisateurs en particulier dans la définition de la codification des documents.
- Assurer la sécurisation des accès et l’élaboration des droits d’accès des usagers.
- Former et accompagner les nouveaux utilisateurs sur la GED lors de sessions de formations. Il/Elle tient à jour un registre du personnel formé.
- Évaluer l’efficacité des formations dispensées auprès des participants.
- Implanter les différents circuits de validation (Workflow).

**Amélioration Continue**
- Piloter le processus de « maîtrise documentaire » dans le cadre de la certification ISO 9001-2015.
- Rédiger, pour proposition à sa hiérarchie, les rapports de non-conformité concernant les écarts sur la gestion documentaire, ainsi que les actions correctives associées.
- Proposer la mise en place d’actions d’améliorations continues concernant l’outil GED, ses fonctionnalités, et la bonne assimilation par les utilisateurs.
- Préparer des « Notes Qualité » destinées à sensibiliser tout ou partie du projet sur les fonctionnalités de la GED, les bonnes pratiques, les nouvelles fonctionnalités.
- S’assurer de la bonne diffusion de ces notes et / ou de leur affichage.
Client
- S'assurer de la bonne transmission au Client et parties extérieurs comme le IDC des documents qui leur sont destinés pour revue ou pour information.
- Communiquer avec ses équivalents chez le Client afin de définir et/ou adapter la matrice de diffusion des documents.
- Fournir à la demande des directions du Client les états statistiques des documents circulant dans la GED.

**Relations chantier**
- Veiller à la bonne distribution des versions papiers contrôlées à destination du Client ou des équipes de la construction sur le chantier.
- Éditer et distribuer un état navette des derniers indices des documents suivant une fréquence fixée.

**Archivage**
- Élaborer les stratégies de sauvegarde et d’archivage électronique en fonction du cycle de vie des documents.
- Veiller à la mise à jour d’un classement papier des documents qui le nécessitent au dernier indice en vigueur.
- Élaborer la procédure générale « Dossier des ouvrages exécutés ».

**Possédez-vous ces qualifications et habiletés?**
- 5 ans d'expérience dans le management documentaire de grands projets au Canada ou à l'international ;
- Connaissance d'ACONEX, Sharepoint, et Project Wise ;
- Bonne capacité à s'exprimer en public et à former son équipe ;
- Bilinguisme français et anglais.

**Pourquoi se joindre à l’équipe Pomerleau?**
- Salaire compétitif
- 4 semaines de vacances
- Assurances collectives (incluant un compte de gestion santé )
- REER collectif
- Abonnement mensuel de transport en commun payé par l'employeur
- Abonnement à un centre de conditionnement physique remboursé à 50%
- Programme d'aide aux employés
- Formations continues offertes tout au long de l'année
- Environnement jeune et dynamique
- Excellentes possibilités de carrière
- Horaire d’été disponible à l'année
- Accès à la plateforme télémédecine Dialogue gra