Assistant(E) Administratif(Ve)

**Rôle**

Relevant du président, le détenteur du poste assure la gestion de l’agenda, la gestion, la production et le suivi des dossiers administratifs, et produit de la correspondance en lien avec les activités de l’entreprise. Elle fait le traitement de texte et la mise en page des documents demandés.

**Responsabilités**
- Coordonner et gérer l’agenda du président;
- Organiser et coordonner des événements et réunions, incluant la préparation de tous les documents nécessaires pour les rencontres et les voyages d’affaires;
- Maintenir un classement efficace de dossiers physiques et électroniques et s’assurer du respect des règles établies en matière d’archivage des documents;
- Répondre aux appels téléphoniques, faire le classement, distribuer le courrier et autres tâches administratives, le cas échéant;
- Effectuer la mise en page, la correction et la révision de divers documents;
- Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions;
**Exigences**
- Posséder un diplôme en secrétariat ou formation académique équivalente
- Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français-anglais), essentiel;
- Minimum de cinq années d’expérience dans un poste similaire;
- Maitrise de la suite Ms Office (Word, Excel, Powerpoint);
- Présence au bureau de Montréal un à deux jours par 2 semaines;
- Capacité à travailler sous pression, dans un environnement où le rythme de travail est rapide;
- Autonomie, minutie, capacité de mener plusieurs projets de front, à établir ses priorités et à prendre de l'initiative;
- Faire preuve d’un bon jugement, de discrétion et d’une attention particulière aux informations confidentielles;
- Capacité à travailler en équipe.

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**Administrative Assistant**

**Role**

Reporting to the President, the Administrative Assistant manages the agenda, creates and follows up on administrative files, and generates correspondence related to the company's activities. He/she does the word processing and page layout of requested documents.

**Responsibilities**
- Coordinate and manage the President's agenda;
- Organize and coordinate events and meetings, including the preparation of all necessary documents for meetings and business trips;
- Maintain efficient filing of physical and electronic records and ensure compliance with established document filing rules;
- Answer phone calls, file, distribute mail and other administrative duties as required;
- Performs layout, correction and revision of various documents;
- Performs all other related tasks requested by his/her immediate supervisor or required by his/her duties;
**Requirements**:

- Have a diploma in secretarial studies or equivalent academic training;
- Bilingualism (French-English) is essential;
- Minimum of 5 years experience in a similar position;
- Mastery of the Ms Office suite (Word, Excel, Powerpoint);
- Presence in the Montreal office one to two days per 2 weeks;
- Ability to work under pressure in a fast-paced environment;
- Autonomy, attention to detail, ability to handle multiple projects, prioritize and take initiative;
- Demonstrate good judgment, discretion and attention to confidential information.
- Ability to work in a team.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- REER Collectif

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à Outremont, QC