Agent(E) de Soutien Administratif

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau (Québec), près du Parc de la Gatineau, le terrain de jeu naturel de la Commission de la capitale nationale. Seul collège anglophone public sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovateur et personnalisé grâce à ses 19 programmes d’études professionnelles, pré-universitaires et de formation continue dispensés dans ses installations modernes et d’avant-garde. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont les employés dédiés s’occupent de plus de 1 200 étudiant(e)s. Il dispense des programmes éducatifs qui favorisent une interaction unique entre les étudiant(e)s et le personnel enseignant, le leadership et l’entreprenariat des étudiant(e)s, le dialogue et l’engagement interculturels ainsi que les athlètes de haut niveau.

**NUMÉRO DE CONCOURS**: C23-24-SS-31

**POSTE**: Agent(e) de soutien administratif - Classe I (Régulier à temps complet)

**DÉPARTEMENT**: Bureau de l'information (Ressources humaines)

**SUPÉRIEUR IMMÉDIAT**: Michèle Charlebois

**PRÉDÉCESSEUR**: Lisa DuBroy

**TYPE D'EMPLOI**: Régulier à temps complet

**HORAIRE DE TRAVAIL**: 35 heures par semaine du lundi au vendredi

De 8 h 30 à 16 h 30

**EMPLACEMENT**:
**ÉCHELLE SALARIALE**: 22.36$ - 25.00$

**SOMMAIRE DU POSTE**: Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d’emploi.

**TÂCHES**:

- Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l’occasion, par autres départements y compris l’administration.
- Imprime, photocopie et relie des manuels.
- Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
- Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs.
- Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d’affichages numériques et d’Omnivox.
- Établit les appels interurbains.
- Commande les fournitures de bureau.
- Assure l’entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
- Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
- Assure l’entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
- Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
- Reçoit les livraisons en provenance d'entreprises de messagerie externes.
- Reçoit les travaux d'étudiant(e)s, y appose un tampon et les distribue.
- Dirige les visiteurs et les étudiant(e)s vers les bureaux pertinents et fournit des renseignements au besoin.
- Vérifie périodiquement le solde de l'affranchisseuse et fait au besoin une demande d'argent pour cet appareil.
- Affecte les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie.
- Tient un système de classement à jour conformément au système de classification du Collège.
- Tient un inventaire à jour des fournitures de bureau.
- Signale tout problème lié à l'édifice au Service des ressources matérielles.
- Suit les procédures établies en cas d'urgence.
- Applique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs, les procédures de premiers soins, etc.).
- Peut être appelé(e) à participer à des activités menées à l'échelle du Collège.
- Agit à titre de remplaçant(e) pour aider à traiter les appels liés aux livraisons.
- Utilise et aide à utiliser le système de notification publique au besoin.
- Utilise différents outils de communication pour faciliter la diffusion de certaines informations au Collège (utilisation d’Omnivox, de téléviseurs, etc.).
- Aide à l’utilisation des procédures d’urgence du Collège (premiers soins, évacuation, etc.).
- Aide les Ressources humaines lorsque cela s’avère nécessaire.
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

**QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES**:

- Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
- Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
- Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
- Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
- Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
- Doit être capable de trav