Agent(E) de Soutien Administratif

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau (Québec), près du Parc de la Gatineau, le terrain de jeu naturel de la Commission de la capitale nationale. Seul collège anglophone public sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovateur et personnalisé grâce à ses 19 programmes d’études professionnelles, pré-universitaires et de formation continue dispensés dans ses installations modernes et d’avant-garde. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont les employés dédiés s’occupent de plus de 1 200 étudiant(e)s. Il dispense des programmes éducatifs qui favorisent une interaction unique entre les étudiant(e)s et le personnel enseignant, le leadership et l’entreprenariat des étudiant(e)s, le dialogue et l’engagement interculturels ainsi que les athlètes de haut niveau.
**NUMÉRO DE CONCOURS**: C24-25-DGO-03
**POSTE**: Agent(e) de soutien administratif - Classe I (DGO) à partir du 21 octobre 2024 - 3e affichage
**DÉPARTEMENT**: Direction Générale
**PRÉDÉCESSEUR**: Qi Zhang
**SUPÉRIEUR IMMÉDIAT**: Valérie Gamache
**TYPE D'EMPLOI**: Temporaire à temps complet à partir du 21 octobre 2024 jusqu’à la fin de juin 2025 avec possibilité de prolongation.
**HORAIRE DE TRAVAIL**: 35 heures par semaine
Du lundi au vendredi
De 8:30 h à 16:30 h
**EMPLACEMENT**: 325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
**ÉCHELLE SALARIALE**: 24.36$ - 27.34$
**SOMMAIRE DU POSTE**: Le travail principal habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, faire les suivis appropriés et accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
**TÂCHES**: Le (la) Agent(e) de soutien administratif - classe 1 est appelé(e) à travailler dans les domaines suivants:
Affaires corporatives « Conseil d’administration »
Réunions du Conseil
- Sélectionner, commander et organiser le service de traiteur pour les dîners précédant les réunions, en collaboration avec le(la) secrétaire général(e).
- Préparer les documents de la réunion du conseil d'administration (ordre du jour ordinaire et ordre du jour de consentement).

Participer à l'organisation de l'événement annuel de reconnaissance du conseil d'administration.
Affaires corporatives « Comité exécutif »
Réunions du comité exécutif
- Préparer les documents relatifs aux réunions du comité exécutif.

Affaires corporatives « Sous-comités »
Réunions des sous-comités
- Préparer les dossiers de réunion des sous-comités.

Affaires corporatives « Gouvernance générale »
Documents administratifs
- Mettre à jour le système de suivi des documents administratifs après l'approbation du conseil d'administration (règlements et politiques) et de la direction générale (procédures et lignes directrices).
- Préparer les documents administratifs pour le cycle de révision

Sites MS Teams
- Mise à jour des sites du conseil d'administration, du comité exécutif et des sous-comités à la demande du(de la) secrétaire général(e).

Demandes de traduction
- À la demande du(de la) secrétaire général(e), envoyer les documents à traduire.

Affaires corporatives « Records Management » (gestion des archives)
Procès-verbaux et résolutions du conseil d'administration, du comité exécutif et des sous-comités
- Avant la réunion, mise en forme finale du procès-verbal.
- Après la réunion, formatage final des résolutions.
- Après approbation/signature.
- Fournir une copie papier du procès-verbal signé au(à la) secrétaire général(e) pour archivage.
- Télécharger les procès-verbaux du conseil d'administration.
- Fournir les résolutions finales au(à la) secrétaire général(e) pour le rapport CollecteInfo (conseil d'administration uniquement) et les fichiers (tous).
- Fournir une copie électronique des résolutions aux parties concernées.

Orientation et formation des affaires corporatives
- Proposer des dates pour les sessions d'orientation ou de formation en collaboration avec le(la) secrétaire général(e).
- Envoyer les invitations aux réunions au nom du(de la) secrétaire général(e).
- Aider à modifier les présentations Power Point.

Services généraux Marketing et communication
Inventaire
- Étiqueter tous les actifs du marketing et de la communication.
- Suivre l'inventaire utilisé dans Inventory Tracker (à convertir dans Clara).

Comités/Activités/Événements/ECAs
Affaires corporatives
- Préparation des documents de réunion, logistique et soutien.
- Organiser et collaborer avec le(la) secrétaire général(e).

Accomplir toute autre tâche au besoin.
**QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES**:

- Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont