Front Office Customer Service Lead

_(French version is below)_

TOTAL Transportation Solutions Inc. provides specialized transportation service to very elite corporate customers in the High Value Products and Fine Arts sectors. We are seeking a person to support our immediate Office Administration and Customer Service needs.

**Key Job Duties**:

- Represent the company at the front of house greeting visitors.
- Answer all incoming calls and direct caller to appropriate staff.
- Coordination between the sales, operations and customer service staff.
- Communicate with department managers on business developments.
- Accurately enter & process order data and maintain master company lists.
- Ensure best coordination and accurate shipment bookings with clients.
- Timely follow-up with operations and customers on all shipments in transit.
- Support the needs of the Branch Manager.
- Support the needs of all other departments and company branches.
- Handle other general office administrative tasks as needed.

**Qualifications**:

- Demonstrate leadership qualities and able to positively motivate fellow team members.
- Able to take charge, make decisions and effectively manage change as and when needed.
- Detail oriented, assertive, and self-motivated leader.
- Strong office administrative and organizational background.
- Fluent in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Fluent in both French and English language.

Attention to detail is an ABSOLUTE MUST in this position.
Must have own vehicle to get to and from work on time.
- (Version canadienne-française ci-dessous)_

TOTAL Transportation Solutions Inc. offre des services de transport spécialisés à une clientèle d'affaires de premier ordre dans les secteurs des produits de grande valeur et des beaux-arts. Nous sommes à la recherche d'une personne pour répondre à nos besoins immédiats en matière d'administration administrative et de service client.

**Fonctions principales**:

- Représenter l'entreprise à l'accueil des visiteurs.
- Répondre à tous les appels entrants et diriger l'appelant vers le personnel approprié.
- Traiter les courriels et les appels des clients avec autorité et professionnalisme.
- Coordination entre les équipes des ventes, des opérations et du service client.
- Communiquer avec les chefs de service sur l'évolution de l'activité.
- Saisir et traiter avec précision les données des commandes et tenir à jour les listes principales de l'entreprise.
- Assurer une coordination optimale et des réservations d'expédition précises avec les clients.
- Faire un suivi ponctuel auprès des opérations et des clients pour tous les envois en transit.
- Soutenir le gérant de succursale.
- Soutenir les besoins de tous les autres services et succursales de l'entreprise.
- Gérer d'autres tâches administratives générales, selon les besoins.

**Qualifications**:

- Faire preuve de leadership et être capable de motiver positivement ses collègues.
- Capacité de prendre des responsabilités, de prendre des décisions et de gérer efficacement le changement, selon les besoins.
- Soucieux du détail, affirmé et motivé.
- Solide expérience en administration et en organisation.
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise du français et de l'anglais.

Le souci du détail est un impératif pour ce poste.

Doit avoir son propre véhicule pour se rendre au travail et en revenir à l'heure.

Pay: $52,000.00-$65,000.00 per year

**Benefits**:

- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Vision care
- Wellness program

Schedule:

- Day shift
- Monday to Friday

**Education**:

- DCS / DEC (required)

**Experience**:

- Transportation Industry : 3 years (required)
- Office Administrative : 3 years (required)

**Language**:

- both French and English fluently (required)

**Location**:

- Saint-Laurent, QC H4S 1Y1 (preferred)

Work Location: In person