Analyste Des Commandes Et Soutien Aux Comptes

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- Département : Service à la clientèle
- Statut : Permanent, Temps plein
- Heures de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00
- Lieu de travail : Hybride (Télétravail et sur site)
- Superviseur immédiat : Gestionnaire du service à la clientèle

**Responsabilités**

**Tâches principales**

**Traitement et précision des commandes**:

- Analyser les commandes en fonction des exigences du client et des capacités de production.
- Saisir les détails des commandes dans le système.
- Préparer et soumettre les demandes de maquettes liées aux commandes au département artistique.
- Vérifier les fichiers de maquettes complétés et les transmettre aux clients pour approbation avant la production.
- Préparer le bon de travail de production après l'approbation de l'œuvre d'art par le client et s'assurer que toutes les informations sont à jour et exactes avant le début de la production.
- Préparer et acheminer les commandes d'importation et les demandes de commandes spéciales au département des achats.
- Assurer la liaison entre le département de production, le département artistique et le gestionnaire de comptes.
- Effectuer diverses modifications, corrections et mises à jour des commandes clients pendant le processus de commande (par exemple, processus de commande rejetée, fermetures de bons de correction papier).

**Soutien aux comptes**:

- Agir comme remplaçant des gestionnaires de comptes lorsqu'ils sont en vacances, participent à des salons professionnels, etc. Pendant ces périodes, les responsabilités incluront:

- Maintenir de solides relations avec les clients existants et nouveaux.
- Identifier et satisfaire les besoins des clients.
- Rechercher des solutions et répondre aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle par téléphone ou par courriel.
- Traiter les devis pour les clients.
- Examiner toutes les commandes entrantes pour s'assurer que toutes les informations sont correctes et gérer toute divergence pouvant survenir lors de l'exécution d'une commande.
- Communication quotidienne avec les différents départements internes.
- Mettre à jour diverses données dans le système.

**Tâches générales**:

- Effectuer toutes les autres tâches inhérentes au poste.

**Exigences du poste**
- **Formation**: Diplôme d'études collégiales (DEC).
- **Compétences linguistiques**: Bilinguisme (anglais et français) courant.
- **Expérience**: Une expérience préalable dans un rôle de service à la clientèle est un atout.
- **Compétences et aptitudes clés**:

- **Excellentes compétences interpersonnelles**: Vous établirez des relations avec les clients et collaborerez en interne.
- **Solides compétences en communication écrite et verbale**: La clarté est essentielle pour assurer la liaison entre les départements et aider les clients.
- **Niveau élevé de précision et grande attention aux détails**: Indispensable pour une saisie de commande et une gestion de données précises.
- **Compétences organisationnelles exceptionnelles et gestion efficace du temps**: Vous jonglerez efficacement avec plusieurs commandes, délais et tâches diverses.
- **Capacités avérées en résolution de problèmes**: Vous identifierez et résoudrez les divergences et rechercherez des solutions pour les clients.
- **Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à bien travailler sous pression**: Le rôle est rapide avec des priorités changeantes et assure la suppléance des gestionnaires de comptes.
- **Capacité à s'adapter aux priorités changeantes**: La flexibilité est essentielle dans un environnement dynamique.
- **Capacité à bien travailler en équipe**: La collaboration avec divers départements internes est essentielle au succès.
- **Maîtrise de l'informatique - Solide connaissance de Microsoft Office.**:

- **Proactif et ingénieux**: On s'attendra à ce que vous identifiiez les opportunités et recherchiez proactivement des solutions.
- Capacité à apprendre et à retenir rapidement une connaissance approfondie des produits.
- La connaissance du secteur manufacturier est un atout.

**Contact**

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- Department: Customer Service
- Status: Permanent, Full Time
- Working Hours: 37.5 hours per week, Monday to Friday 9:00 am -5:00 pm
- Place of Work: Hybrid (Remote & On Site)
- Immediate Supervisor: Customer Service Manager

**Responsibility**

**Main Tasks**

**Order Processing & Accuracy**:

- Analyze orders according to customer requirements and production capabilities.
- Enter order details into the system.
- Prepare and submit order-related artwork requisitions to the art department.
- Verify completed artwork files and forward to customers for approval prior to production.
- Prepare the production work order upon customer’s art approval and ensure all information is up to date and accurate prior to the start of production.
- Prepare and direct import orders, and special order requests to the Purchasing Department.
- Liaise between the Production Department, Art Department, and t